子公司辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)子公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司全體員工。（三）管理原則1.按需領(lǐng)用原則：根據(jù)工作實際需要，合理領(lǐng)用辦公用品，避免浪費。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約辦公用品，降低公司運營成本。3.歸口管理原則：辦公用品的采購、保管、發(fā)放等工作由指定部門歸口管理。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品年度預(yù)算，并根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。3.定期盤點辦公用品庫存，確保賬物相符。4.對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報工作。2.合理使用辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。3.配合行政部門做好辦公用品的管理工作。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購費用的報銷。2.對辦公用品的成本進(jìn)行核算和分析。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.膠水、膠棒、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計算器、尺子、剪刀、美工刀等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等。3.電話機(jī)、飲水機(jī)等。（三）辦公耗材類1.墨盒、硒鼓、碳粉、色帶等。2.打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.綠植、花卉等。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類：根據(jù)員工崗位和工作需求，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，如每月每人領(lǐng)用鋼筆、圓珠筆、中性筆各[X]支，打印紙、復(fù)印紙各[X]包等。2.辦公設(shè)備類：根據(jù)工作需要和實際情況，合理配置辦公設(shè)備，如每[X]人配備一臺電腦，每部門配備一臺打印機(jī)等。3.辦公耗材類：根據(jù)辦公設(shè)備的使用頻率和工作量，制定合理的耗材領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，如每月每臺打印機(jī)領(lǐng)用墨盒、硒鼓各[X]個等。四、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應(yīng)于每月[X]日前將本部門下月辦公用品需求計劃報行政部門。2.行政部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制辦公用品采購計劃。3.辦公用品采購計劃應(yīng)包括采購物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.供應(yīng)商按照合同約定將辦公用品送達(dá)子公司，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收。（三）采購審批1.辦公用品采購金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元以上至[X]元的，由子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的，由子公司總經(jīng)理審批。五、辦公用品的驗收與入庫（一）驗收1.行政部門在收到供應(yīng)商送達(dá)的辦公用品后，應(yīng)及時組織驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同要求，對辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對。3.如發(fā)現(xiàn)辦公用品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)足。（二）入庫1.驗收合格的辦公用品，由行政部門倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并建立庫存臺賬。3.庫存臺賬應(yīng)記錄辦公用品的入庫時間、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。六、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工工作實際需要，合理發(fā)放辦公用品。2.定期發(fā)放原則：辦公用品原則上每月定期發(fā)放一次。（二）發(fā)放流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)取工作。2.每月[X]日至[X]日，各部門領(lǐng)取人憑部門負(fù)責(zé)人簽字的辦公用品領(lǐng)用申請表到行政部門倉庫領(lǐng)取辦公用品。3.倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表，按照辦公用品標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。4.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請表上簽字，領(lǐng)取后及時將辦公用品帶回本部門。（三）特殊情況領(lǐng)用1.因工作需要臨時增加辦公用品需求的，由部門負(fù)責(zé)人填寫辦公用品臨時領(lǐng)用申請表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取。2.辦公用品臨時領(lǐng)用申請表應(yīng)注明領(lǐng)用原因、領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。七、辦公用品的使用與保管（一）使用1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得隨意浪費或損壞。2.對于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.員工離職時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門。（二）保管1.行政部門倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬物相符。3.對于易損、易耗的辦公用品，應(yīng)及時補(bǔ)充庫存，確保正常使用。八、辦公用品的盤點與清查（一）盤點1.行政部門應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點，盤點周期為每季度一次。2.盤點工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)組織實施，各部門領(lǐng)用人員應(yīng)積極配合。3.盤點時，應(yīng)逐一核對辦公用品的庫存數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致。（二）清查1.如發(fā)現(xiàn)辦公用品賬物不符或存在其他異常情況，應(yīng)及時進(jìn)行清查。2.清查工作應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并提出處理意見。3.對于盤盈的辦公用品，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于人為原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。九、辦公用品的報廢與處理（一）報廢條件1.辦公用品已損壞且無法修復(fù)的。2.辦公用品已超過使用年限且無使用價值的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再使用的辦公用品。（二）報廢流程1.各部門發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的辦公用品后，應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，注明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.行政部門負(fù)責(zé)人對報廢申請表進(jìn)行審核，審核通過后報子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意報廢的辦公用品，由行政部門統(tǒng)一處理。（三）處理方式1.對于可回收利用的辦公用品，如紙張、塑料瓶等，應(yīng)進(jìn)行回收處理。2.對于不可回收利用的辦公用品，如廢舊電池、墨盒等，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理。十、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對各部門