寫字樓銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強公司寫字樓銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司寫字樓銷售業(yè)務(wù)中涉及的各類合同，包括但不限于銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。風險防控原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。統(tǒng)一管理原則：合同管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責、歸口管理。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查銷售部門在與客戶洽談合同前，應(yīng)對客戶的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應(yīng)通過工商登記信息查詢、實地考察、第三方信用評估等方式，全面了解其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等，確保客戶具備簽訂合同的能力和信用。2.合同條款擬定銷售部門負責根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況擬定合同條款，合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于寫字樓基本信息、價格、付款方式、交付時間、違約責任等。在擬定合同條款時，應(yīng)充分考慮公司利益和風險防范，對于重要條款和特殊要求，應(yīng)與法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行溝通協(xié)商，確保條款合法合規(guī)、公平合理。3.合同審批流程合同初稿擬定后，銷售部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細說明合同背景、主要條款、預(yù)計金額等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同審批表及合同初稿依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。法務(wù)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款提出法律意見和風險防范建議；財務(wù)部門審核合同的付款方式、結(jié)算條款等是否符合公司財務(wù)管理制度，并對合同的財務(wù)風險進行評估；分管領(lǐng)導(dǎo)從業(yè)務(wù)角度對合同進行審核，提出意見和建議；總經(jīng)理根據(jù)各部門審核意見，對合同進行最終審批。經(jīng)各級審批通過的合同，由銷售部門負責與客戶簽訂。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤合同簽訂后，銷售部門應(yīng)指定專人負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行情況，確保合同各項條款得到有效落實。定期與客戶溝通，了解客戶需求和意見，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如交付時間變更、付款延遲等。建立合同履行臺賬，詳細記錄合同簽訂時間、履行進度、付款情況、交付情況等信息，以便及時掌握合同動態(tài)，進行分析和管理。2.交付管理按照合同約定的交付時間和標準，組織寫字樓的交付工作。交付前，應(yīng)確保寫字樓達到交付條件，包括房屋質(zhì)量驗收合格、相關(guān)配套設(shè)施完善等。向客戶提供詳細的交付資料，如房屋使用說明書、質(zhì)量保證書等，并協(xié)助客戶辦理交付手續(xù)。在交付過程中，如發(fā)現(xiàn)客戶對寫字樓存在疑問或異議，應(yīng)及時解答和處理，確保交付工作順利進行。3.付款管理嚴格按照合同約定的付款方式和時間，督促客戶按時足額支付款項。對于逾期付款的客戶，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。財務(wù)部門負責對合同款項的收付進行審核和管理，定期與銷售部門核對收款情況，確?？铐椉皶r、準確入賬。如客戶提出付款方式變更或延期付款等申請，銷售部門應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并按照合同審批流程進行審批，經(jīng)批準后方可辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整、不可抗力等原因，需要對合同條款進行變更的，應(yīng)及時辦理變更手續(xù)。常見的合同變更情形包括寫字樓面積調(diào)整、價格變更、交付時間變更、付款方式變更等。2.變更申請與審批如需變更合同條款，由銷售部門填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容、對合同金額及履行期限的影響等，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同變更申請表及相關(guān)證明材料依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各部門按照職責對合同變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合法性、合理性以及對公司利益的影響。經(jīng)各級審批通過后，方可辦理合同變更手續(xù)。3.變更合同簽訂合同變更申請經(jīng)批準后，銷售部門負責與客戶協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、生效時間、雙方權(quán)利義務(wù)等條款，并作為原合同的補充文件。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門掌握合同變更信息，調(diào)整工作安排。五、合同解除管理1.解除情形在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，可解除合同：雙方協(xié)商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現(xiàn)；法律規(guī)定的其他可解除合同的情形。2.解除申請與審批如需解除合同，由銷售部門填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除原因、解除時間、對公司利益的影響等，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同解除申請表及相關(guān)證明材料依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。各部門按照職責對合同解除申請進行審核，重點審查解除的合法性、合理性以及對公司利益的影響。經(jīng)各級審批通過后，方可辦理合同解除手續(xù)。3.解除合同后續(xù)處理合同解除后，銷售部門應(yīng)及時與客戶辦理相關(guān)手續(xù)，如退還已收取的款項、收回交付的寫字樓等。財務(wù)部門負責對合同解除后的財務(wù)事項進行清理和結(jié)算，確保公司財務(wù)狀況清晰準確。對合同解除過程中涉及的資料、文件等進行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件、審批文件、往來信函等資料收集齊全，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對接收的合同檔案進行核對和登記，確保檔案資料完整、準確。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。將整理好的合同檔案按照檔案管理規(guī)定進行歸檔，存放于專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案查閱和借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案，確保檔案安全。七、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。法務(wù)部門負責對合同的合法性、合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的問題和風險。財務(wù)部門負責對合同款項的收付情況進行監(jiān)督檢查，確保資金安全和財務(wù)數(shù)據(jù)準確。銷售部門負責對合同履行情況進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂的及時性、準確性，合同履行的完整性、合規(guī)性，合同變