智慧廣場行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范智慧廣場的行政管理工作，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于智慧廣場內(nèi)的所有部門及員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：各項(xiàng)管理規(guī)定明確、具體，具有可操作性。3.公正性原則：對(duì)待所有員工一視同仁，公平公正地執(zhí)行制度。4.效率原則：以提高工作效率為導(dǎo)向，優(yōu)化管理流程。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)智慧廣場設(shè)行政部，行政部下設(shè)綜合管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等崗位。（二）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)制定和完善行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)廣場內(nèi)各項(xiàng)行政事務(wù)，確保工作順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)。2.綜合管理崗位負(fù)責(zé)文件收發(fā)、歸檔及文檔管理。安排會(huì)議、活動(dòng)的組織與籌備。協(xié)助行政部負(fù)責(zé)人處理日常行政事務(wù)。3.后勤保障崗位負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)。辦公設(shè)備的采購、維護(hù)與管理。員工餐飲、住宿等后勤服務(wù)的安排與管理。4.安全保衛(wèi)崗位負(fù)責(zé)廣場的安全保衛(wèi)工作，制定安全制度并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)進(jìn)出廣場的人員、車輛進(jìn)行登記和檢查。處理各類安全突發(fā)事件。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.各部門根據(jù)工作需要合理安排辦公區(qū)域，確保工作流程順暢。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮，通道暢通無阻。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.實(shí)行值日制度，各部門輪流負(fù)責(zé)本區(qū)域的日常衛(wèi)生清掃。2.定期進(jìn)行全面的衛(wèi)生檢查，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表揚(yáng)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門責(zé)令整改。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，保持良好的衛(wèi)生習(xí)慣。（三）辦公秩序1.員工應(yīng)遵守辦公時(shí)間，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需請(qǐng)假，應(yīng)按照請(qǐng)假流程辦理手續(xù)。2.保持辦公區(qū)域安靜，不得大聲喧嘩、爭吵。在使用電話、電腦等設(shè)備時(shí)，應(yīng)控制音量，避免影響他人。3.愛護(hù)辦公設(shè)備和公共財(cái)物，不得隨意損壞或挪用。如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并照價(jià)賠償。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)登記本，對(duì)所有外來文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等。及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)部門或人員，并做好簽收記錄。2.文件的傳閱對(duì)于需要傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳遞，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間，以明確責(zé)任和傳遞軌跡。3.文件的歸檔定期對(duì)文件進(jìn)行整理歸檔，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。歸檔文件應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。同時(shí)，應(yīng)編制文件目錄，便于查詢和檢索。（二）檔案管理1.檔案的收集各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表等收集整理，移交行政部檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的整理與分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理，建立檔案檢索系統(tǒng)。檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。例如，可分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.檔案的保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.檔案的查閱與借閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。五、會(huì)議與活動(dòng)管理（一）會(huì)議管理1.會(huì)議分類分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議包括周例會(huì)、月總結(jié)會(huì)等；不定期會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開。2.會(huì)議組織綜合管理崗位負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并提前通知相關(guān)人員。準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備，如投影儀、音響等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.會(huì)議記錄安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。4.會(huì)議決議執(zhí)行各部門應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)未按時(shí)完成或執(zhí)行不到位的部門進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。（二）活動(dòng)管理1.活動(dòng)策劃根據(jù)廣場的工作安排和員工需求，策劃組織各類文化、體育、娛樂等活動(dòng)?；顒?dòng)策劃方案應(yīng)包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、預(yù)算等詳細(xì)內(nèi)容。2.活動(dòng)組織與實(shí)施按照活動(dòng)策劃方案，精心組織活動(dòng)的實(shí)施，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。提前做好活動(dòng)現(xiàn)場的布置、物資準(zhǔn)備、人員安排等工作，保障活動(dòng)的安全和秩序。3.活動(dòng)總結(jié)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，收集員工的反饋意見和建議。根據(jù)活動(dòng)總結(jié)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后組織類似活動(dòng)提供參考。六、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購各部門根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品需求計(jì)劃，提交給行政部。行政部匯總各部門需求計(jì)劃后，統(tǒng)一進(jìn)行辦公用品的采購。采購過程中應(yīng)遵循性價(jià)比原則，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.辦公用品發(fā)放設(shè)立辦公用品發(fā)放登記制度，員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放辦公用品，避免浪費(fèi)。對(duì)于特殊辦公用品的發(fā)放，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.辦公用品使用與節(jié)約員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。鼓勵(lì)員工節(jié)約用紙、用電、用水等資源，如雙面打印、及時(shí)關(guān)閉電器設(shè)備等。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備采購各部門因工作需要購置辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫設(shè)備采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部審批后，由行政部統(tǒng)一采購。采購辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和售后服務(wù)的供應(yīng)商，確保設(shè)備的質(zhì)量和性能。2.辦公設(shè)備登記與建檔辦公設(shè)備采購到貨后，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，并登記設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購置日期、使用部門等信息，建立設(shè)備檔案。為每臺(tái)設(shè)備編制唯一的資產(chǎn)編號(hào)，便于管理和查詢。3.辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)行政部負(fù)責(zé)制定辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排專業(yè)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維修和保養(yǎng)。員工在使用辦公設(shè)備過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。4.辦公設(shè)備報(bào)廢與處置對(duì)于已損壞且無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的辦公設(shè)備，由使用部門填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)行政部鑒定、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、捐贈(zèng)等，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。七、車輛與交通管理（一）車輛管理1.車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置公務(wù)車輛，明確車輛的使用部門和用途。2.車輛調(diào)度行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作任務(wù)和用車需求，合理安排車輛使用。員工因工作需要用車時(shí)，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交行政部調(diào)度安排。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)建立車輛定期維護(hù)保養(yǎng)制度，確保車輛性能良好、安全可靠。駕駛員應(yīng)每天對(duì)車輛進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并維修。車輛定期到指定的維修廠進(jìn)行保養(yǎng)和維修，維修費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。4.車輛安全管理加強(qiáng)駕駛員的安全教育，提高安全意識(shí)，遵守交通規(guī)則，確保行車安全。定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、防滑鏈等。發(fā)生交通事故時(shí)，駕駛員應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)報(bào)告行政部和相關(guān)部門，配合處理事故。（二）交通管理1.員工通勤鼓勵(lì)員工選擇公共交通方式上下班，如乘坐地鐵、公交車等。對(duì)于因工作需要自駕車上下班的員工，應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意交通安全。2.外來車輛管理外來車輛進(jìn)入智慧廣場時(shí)，應(yīng)在門衛(wèi)處進(jìn)行登記，經(jīng)同意后方可進(jìn)入。外來車輛應(yīng)按照指定的路線和地點(diǎn)停放，不得隨意停放，影響廣場秩序。八、安全與保衛(wèi)管理（一）安全制度1.制定完善的安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保廣場內(nèi)人員和財(cái)產(chǎn)的安全。2.定期組織員工進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）安全檢查1.行政部定期組織安全檢查，對(duì)辦公區(qū)域、設(shè)備設(shè)施、消防通道等進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.各部門應(yīng)配合行政部的安全檢查工作，對(duì)本部門存在的安全問題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）消防安全1.配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.保持消防通道暢通無阻，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.組織員工進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn)和滅火演練，提高員工的消防安全意識(shí)和自防自救能力。（四）治安保衛(wèi)1.加強(qiáng)廣場的治安保衛(wèi)工作，安排專人負(fù)責(zé)巡邏，確保廣場內(nèi)無治安案件發(fā)生。2.對(duì)進(jìn)出廣場的人員、車輛進(jìn)行嚴(yán)格登記和檢查，防止無關(guān)人員和車輛進(jìn)入。3.建立安全監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)廣場重點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)警并處理。九、保密管理（一）保密制度1.制定保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任，確保公司機(jī)密信息的安全。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要信息進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。（二）保密教育1.定期組織員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)，使其了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)