公司品管部資料管理制度總則目的為加強公司品管部資料管理，確保品管資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，有效支持品質(zhì)管理工作的開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司品管部所有涉及產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、試驗、控制等相關(guān)資料的管理。職責(zé)1.品管部經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和修訂品管部資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。審批重要品管資料的歸檔、借閱、銷毀等處理?？傮w協(xié)調(diào)品管部資料管理工作，確保資料管理工作與公司整體運營相適應(yīng)。2.資料管理員負(fù)責(zé)品管部各類資料的收集、整理、分類、編號、存儲、保管和檢索等具體工作。定期對資料進行盤點和清查，保證資料的完整性和安全性。協(xié)助相關(guān)人員辦理資料的借閱、歸還手續(xù)，并做好記錄。按照規(guī)定對過期或無用的資料進行銷毀處理。3.品管部各崗位人員負(fù)責(zé)本崗位工作中產(chǎn)生資料的及時整理和移交，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。按照制度要求規(guī)范使用和保管所涉及的品管資料，不得擅自修改、銷毀或丟失。資料的分類與編號資料分類1.質(zhì)量管理體系文件：包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等，用于規(guī)范公司質(zhì)量管理流程和活動。2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件：涵蓋各類產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶特殊要求等，作為產(chǎn)品質(zhì)量判定的依據(jù)。3.檢驗檢測報告：對原材料、半成品、成品進行檢驗檢測后形成的報告，記錄檢測結(jié)果和結(jié)論。4.質(zhì)量控制記錄：如生產(chǎn)過程中的首件檢驗記錄、巡檢記錄、成品檢驗記錄、不合格品處理記錄等，反映產(chǎn)品質(zhì)量控制的實際情況。5.供應(yīng)商資料：包括供應(yīng)商評估報告、合格供應(yīng)商清單、采購訂單、進貨檢驗記錄等，用于管理供應(yīng)商及其提供的物資質(zhì)量。6.客戶反饋資料：收集客戶對產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量的反饋意見、投訴處理記錄等，以便持續(xù)改進產(chǎn)品和服務(wù)。編號規(guī)則1.質(zhì)量管理體系文件編號：采用“QM[文件類別代碼][發(fā)布年份][順序號]”的格式。例如：QM012023001，表示質(zhì)量管理體系中的第01類文件（假設(shè)程序文件為01類），于2023年發(fā)布，順序號為001。2.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件編號：“GB[標(biāo)準(zhǔn)類別代碼][標(biāo)準(zhǔn)編號]”，若為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則“QB[標(biāo)準(zhǔn)類別代碼][企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號]”。例如：GBT12345，表示國家標(biāo)準(zhǔn)的某類產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號為12345；QBP001，表示企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)中某類標(biāo)準(zhǔn)的編號為001。3.檢驗檢測報告編號：“JC[年份][月份][流水號]”。例如：JC202305015，表示2023年5月出具的第015份檢驗檢測報告。4.質(zhì)量控制記錄編號：根據(jù)不同記錄類型，采用“ZL[記錄類型代碼][年份][月份][流水號]”。例如：ZLSJ202306020，表示生產(chǎn)過程首件檢驗記錄，2023年6月的第020份記錄。5.供應(yīng)商資料編號：“GY[年份][月份][順序號]”。例如：GY202303008，表示2023年3月新增的第008份供應(yīng)商資料。6.客戶反饋資料編號：“KH[年份][月份][流水號]”。例如：KH202307012，表示2023年7月收到的第012份客戶反饋資料。資料的收集與整理收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作過程中及時收集產(chǎn)生的各類品管資料，確保資料的及時性和完整性。2.對于外部獲取的資料，如供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、客戶發(fā)送的質(zhì)量要求等，應(yīng)在收到后立即進行登記，并移交資料管理員。3.資料收集過程中要注意審核資料的真實性、準(zhǔn)確性和有效性，對于不符合要求的資料應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實，確保資料質(zhì)量。整理規(guī)范1.資料管理員收到資料后，應(yīng)按照預(yù)先確定的分類和編號規(guī)則進行分類整理。2.對每份資料進行核對，確保資料內(nèi)容齊全，無缺頁、破損、字跡模糊等情況。如有問題，及時與相關(guān)人員聯(lián)系補充或更換。3.將整理好的資料按照類別和編號順序依次存放，便于查找和管理。對于電子資料，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號進行命名存儲。資料的歸檔歸檔流程1.資料整理完成后，資料管理員填寫《品管部資料歸檔登記表》，詳細(xì)記錄資料名稱、編號、類別、來源、歸檔日期等信息。2.將資料及《品管部資料歸檔登記表》一并提交品管部經(jīng)理審核。審核通過后，資料正式歸檔保存。3.在歸檔過程中，對于關(guān)聯(lián)資料應(yīng)進行關(guān)聯(lián)整理，確保資料之間的邏輯關(guān)系清晰可查。例如，產(chǎn)品檢驗報告應(yīng)與對應(yīng)的生產(chǎn)批次記錄、原材料檢驗記錄等一同歸檔。歸檔存儲方式1.紙質(zhì)資料：采用專用檔案柜存放，按照類別劃分不同的區(qū)域，并在每個區(qū)域標(biāo)明資料類別和編號范圍。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止資料受潮、發(fā)霉或損壞。2.電子資料：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立備份機制，定期對電子資料進行備份。同時，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子資料。資料的借閱與使用借閱申請1.因工作需要借閱品管資料的人員，應(yīng)填寫《品管部資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際情況進行審核，如同意借閱，簽字批準(zhǔn)后交資料管理員辦理借閱手續(xù)。借閱審批1.資料管理員收到借閱申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實借閱人員的身份和權(quán)限。對于涉及重要或機密資料的借閱申請，需品管部經(jīng)理審批。2.審核通過后，資料管理員按照規(guī)定收取一定的借閱押金（如適用），并在《品管部資料借閱登記臺賬》上登記借閱信息，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、資料名稱、編號、預(yù)計歸還日期等。3.將資料借給借閱人員，并提醒借閱人員注意資料的保管，不得轉(zhuǎn)借他人、不得擅自復(fù)印、不得在資料上涂改或污損。歸還要求1.借閱人員應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還所借資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還資料時，資料管理員應(yīng)仔細(xì)檢查資料的完整性和可用性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時與借閱人員溝通，并按照規(guī)定進行處理。3.資料管理員在確認(rèn)資料無問題后，在《品管部資料借閱登記臺賬》上記錄歸還日期，并退還借閱押金（如收?。?。使用規(guī)范1.借閱人員只能將資料用于申請用途，不得擅自擴大使用范圍。如需在資料上進行標(biāo)記、批注等操作，應(yīng)事先征得資料管理員同意。2.在使用資料過程中，應(yīng)保持資料的整潔和完好，不得隨意折疊、裁剪或損壞資料。使用完畢后，應(yīng)及時將資料歸還資料管理員。3.對于涉及公司機密的品管資料，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。資料的保管與維護保管環(huán)境1.紙質(zhì)資料檔案柜應(yīng)放置在通風(fēng)良好、溫度和濕度適宜的房間內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境，防止資料褪色、變形或損壞。2.電子資料存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護檢查，確保存儲設(shè)備的正常運行，防止因硬件故障導(dǎo)致資料丟失。同時，要安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。定期盤點1.資料管理員應(yīng)定期（每季度）對品管資料進行盤點，核對資料的實際數(shù)量與《品管部資料歸檔登記表》及《品管部資料借閱登記臺賬》記錄是否一致。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)資料短缺、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《品管部資料盤盈/盤虧報告表》，報品管部經(jīng)理審批處理。3.根據(jù)審批結(jié)果，對資料進行相應(yīng)的補充、修復(fù)或注銷等操作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。安全保密1.品管部資料屬于公司重要資產(chǎn)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將資料泄露給無關(guān)人員。2.對于涉及公司機密的資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施進行保護。3.在資料的存儲、傳輸和使用過程中，要注意防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改，確保資料的安全性。資料的變更與修訂變更申請1.當(dāng)品管資料所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、流程等發(fā)生變化，或者資料內(nèi)容本身存在錯誤、不完整等情況需要變更時，相關(guān)崗位人員應(yīng)填寫《品管部資料變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容、涉及資料名稱和編號等信息。2.將申請表提交品管部經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進行資料變更準(zhǔn)備工作。變更實施1.資料管理員根據(jù)審批通過的變更申請表，對相應(yīng)資料進行修改和更新。修改完成后，重新進行編號、整理和歸檔，并填寫《品管部資料變更記錄單》，記錄變更的詳細(xì)情況。2.對于涉及質(zhì)量管理體系文件等重要資料的變更，應(yīng)按照文件發(fā)布和修訂的相關(guān)流程進行，確保變更后的資料在公司內(nèi)部得到有效傳達和執(zhí)行。修訂審核1.變更后的資料應(yīng)提交品管部經(jīng)理進行審核，審核內(nèi)容包括變更的合理性、準(zhǔn)確性、完整性以及對相關(guān)工作的影響等。2.審核通過后，資料正式生效。如審核不通過，資料管理員應(yīng)根據(jù)審核意見進行進一步修改，直至審核通過。資料的銷毀銷毀條件1.品管資料因超過保存期限、已失去使用價值、法律法規(guī)要求銷毀等原因，需要進行銷毀處理。2.已作廢的質(zhì)量管理體系文件、過期的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件、重復(fù)或無用的檢驗檢測報告、質(zhì)量控制記錄等，經(jīng)評估確認(rèn)不需要繼續(xù)保存的，可列入銷毀范圍。銷毀申請1.資料管理員填寫《品管部資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交品管部經(jīng)理審批。2.對于涉及機密或重要信息的資料銷毀申請，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或保密管理部門批準(zhǔn)。銷毀實施1.審批通過后，資料管理員組織專人對擬銷毀資料進行清點和核對，確保銷毀資料與申請表記錄一