公司行政部事務(wù)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政部的各項(xiàng)事務(wù)管理，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體工作人員以及公司各部門涉及行政事務(wù)的相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：行政部的各項(xiàng)工作必須遵守國家法律法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。3.服務(wù)性原則：牢固樹立服務(wù)意識，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.規(guī)范性原則：各項(xiàng)行政事務(wù)管理工作應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。二、行政管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域劃分根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。對公共區(qū)域，如會議室、茶水間、走廊等，制定相應(yīng)的使用和維護(hù)規(guī)定。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、文件柜等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備的正常運(yùn)行和定期維護(hù)。根據(jù)工作需要，合理配置辦公文具、紙張等易耗品，做好領(lǐng)用登記和管理。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人和清潔頻次。定期組織衛(wèi)生檢查，對不達(dá)標(biāo)的區(qū)域責(zé)令及時整改，確保辦公環(huán)境整潔、舒適。（二）辦公用品管理1.采購根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后實(shí)施采購。選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購，建立供應(yīng)商檔案。2.入庫辦公用品采購到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理人員按照采購清單對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對，無誤后辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。3.領(lǐng)用員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記，記錄領(lǐng)用時間、人員、物品名稱及數(shù)量等信息。4.庫存管理倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對于庫存積壓、過期或損壞的辦公用品，應(yīng)及時清理并記錄，提出處理建議，經(jīng)審批后進(jìn)行處理。（三）文件檔案管理1.文件管理公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件包括公司制度、通知、報告等，外部文件包括政府文件、行業(yè)資料、客戶來函等。文件的起草、審核、批準(zhǔn)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。文件的發(fā)放、傳閱、回收應(yīng)做好記錄，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確，防止文件丟失或延誤。定期對文件進(jìn)行整理、歸檔，將重要文件進(jìn)行備份，以防止文件損壞或丟失。2.檔案管理建立公司檔案管理制度，明確檔案的分類、編號、保管期限等。檔案管理人員負(fù)責(zé)對公司各類檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案的查閱、借閱應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。定期對檔案進(jìn)行清查，對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）印章證照管理1.印章管理公司印章分為公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等，各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，填寫印章使用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由印章保管人進(jìn)行蓋章操作，并做好使用記錄。印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，如因工作需要攜帶印章外出，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的清晰、完好，如有損壞或遺失，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。2.證照管理公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管。證照的使用應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批，填寫證照使用申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由證照保管人提供證照復(fù)印件，并做好使用記錄。證照保管人應(yīng)定期對證照進(jìn)行檢查，確保證照的有效性和完整性，如證照到期或需要變更，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)。三、會議管理（一）會議分類公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。（二）會議組織1.會議發(fā)起總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理發(fā)起，部門例會由各部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，專題會議由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要發(fā)起，臨時會議由發(fā)起部門或個人提前通知行政部。會議發(fā)起部門或個人應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并填寫會議申請表，提交行政部。2.會議通知行政部收到會議申請表后，應(yīng)及時審核并根據(jù)會議要求進(jìn)行會議通知的發(fā)送。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程等信息，確保參會人員提前了解會議內(nèi)容和要求。對于重要會議，行政部應(yīng)提前提醒參會人員，確保會議按時召開。3.會議準(zhǔn)備根據(jù)會議需要，行政部負(fù)責(zé)安排會議場地，準(zhǔn)備會議所需的設(shè)備、文具、資料等。對于需要演示文稿或視頻資料的會議，行政部應(yīng)提前協(xié)助會議組織部門進(jìn)行準(zhǔn)備和調(diào)試，確保會議順利進(jìn)行。（三）會議記錄1.行政部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等信息。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，使用規(guī)范的格式和語言，確保能夠真實(shí)反映會議情況。3.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（四）會議跟進(jìn)1.對于會議決議事項(xiàng)，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實(shí)情況，建立會議決議事項(xiàng)跟蹤臺賬，記錄決議事項(xiàng)的責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間等信息。2.定期對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和通報，對未按時完成的事項(xiàng)，督促責(zé)任部門和責(zé)任人說明原因，并采取相應(yīng)的措施加以解決。3.會議組織部門應(yīng)及時總結(jié)會議效果，收集參會人員的意見和建議，為今后的會議組織提供參考。四、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)度和管理，根據(jù)公司工作需要，合理安排車輛的使用。2.各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點(diǎn)、事由等信息，提交行政部。3.行政部根據(jù)車輛的使用情況和申請順序，進(jìn)行車輛調(diào)度安排，并及時通知用車部門和駕駛員。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)按照行政部的調(diào)度安排，按時出車，確保車輛的正常使用。2.駕駛員在出車前應(yīng)檢查車輛的狀況，包括車輛的外觀、內(nèi)飾、輪胎、剎車、機(jī)油等，確保車輛性能良好，安全無隱患。3.駕駛員在行車過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車，不得超速、超載、疲勞駕駛等。4.車輛到達(dá)目的地后，駕駛員應(yīng)及時清理車內(nèi)衛(wèi)生，檢查車輛狀況，如有問題及時報告行政部。（三）車輛維護(hù)1.行政部應(yīng)制定車輛維護(hù)計劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保車輛的正常運(yùn)行。2.駕駛員應(yīng)按照車輛維護(hù)計劃，及時將車輛送到指定的維修廠進(jìn)行保養(yǎng)和維修，并做好維修記錄。3.維修廠應(yīng)嚴(yán)格按照車輛維修標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量，維修費(fèi)用應(yīng)經(jīng)行政部審核后報銷。（四）車輛費(fèi)用管理1.車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用由駕駛員負(fù)責(zé)報銷，報銷時應(yīng)提供相應(yīng)的發(fā)票和憑證，并按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批。2.行政部應(yīng)定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，控制車輛費(fèi)用支出，降低公司運(yùn)營成本。五、安全管理（一）安全制度1.制定公司安全管理制度，明確安全管理的目標(biāo)、職責(zé)、措施等內(nèi)容，確保公司安全工作有章可循。2.定期組織員工進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識和安全技能，掌握安全操作規(guī)程和應(yīng)急處理方法。（二）安全檢查1.行政部應(yīng)定期組織安全檢查，對公司辦公區(qū)域、倉庫、車輛等進(jìn)行安全隱患排查，及時發(fā)現(xiàn)并整改安全問題。2.安全檢查應(yīng)包括消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗門鎖、車輛安全等方面的檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令責(zé)任部門限期整改。3.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的重大安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）消防安全管理1.配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)等，并確保消防設(shè)施和器材的完好有效。2.定期組織員工進(jìn)行消防演練，提高員工的火災(zāi)應(yīng)急處理能力，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行撲救和疏散。3.加強(qiáng)對辦公區(qū)域的用火、用電、用氣管理，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備、明火作業(yè)等。（四）應(yīng)急管理1.制定公司應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等，明確應(yīng)急處置的流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。3.發(fā)生突發(fā)事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報告事件情況。六、后勤保障（一）餐飲服務(wù)1.如有公司食堂，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)食堂的日常管理，包括食材采購、廚師管理、食品安全監(jiān)督等。2.制定食堂管理制度，明確食堂的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生要求、就餐時間等，確保員工能夠按時、安全、衛(wèi)生地就餐。3.定期收集員工對食堂飯菜的意見和建議，及時改進(jìn)食堂服務(wù)質(zhì)量。（二）宿舍管理1.為員工提供宿舍的，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)宿舍的分配、調(diào)整和管理。2.制定宿舍管理制度，明確宿舍的入住標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生要求、安全規(guī)定等，確保員工有一個良好的居住環(huán)境。3