二手車公司采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司二手車采購流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司二手車采購業(yè)務(wù)的全過程，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、車輛驗收、付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證車輛質(zhì)量和服務(wù)的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，遵循公平競爭、公正選擇的原則。4.誠實守信原則：采購過程中應(yīng)如實提供相關(guān)信息，信守合同約定。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據(jù)市場需求和公司業(yè)務(wù)發(fā)展，合理安排二手車采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。3.組織采購談判，起草、審核采購合同，確保合同條款明確、合理、合法。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，跟蹤采購進度，及時解決采購中出現(xiàn)的問題。5.負責與其他部門溝通協(xié)調(diào)，了解車輛需求情況，提供采購相關(guān)信息。（二）質(zhì)量檢驗部門1.制定車輛質(zhì)量檢驗標準和流程，對采購的二手車進行嚴格檢驗。2.負責車輛的技術(shù)狀況評估，包括車輛性能、行駛里程、事故記錄等方面的檢查。3.對檢驗合格的車輛出具質(zhì)量檢驗報告，不合格車輛及時反饋給采購部門，并提出處理意見。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)采購合同和付款審批流程，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（四）其他部門其他部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，向采購部門提出車輛采購申請，配合采購部門做好采購相關(guān)工作，如參與車輛驗收等。三、采購計劃管理（一）采購計劃制定依據(jù)1.公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，包括業(yè)務(wù)拓展目標、銷售計劃等。2.市場需求分析，了解二手車市場動態(tài)、客戶需求趨勢等。3.庫存狀況，結(jié)合現(xiàn)有二手車庫存數(shù)量、車型結(jié)構(gòu)等，合理制定采購計劃，避免庫存積壓或缺貨。（二）采購計劃內(nèi)容1.采購車輛的車型、數(shù)量、配置要求。2.采購時間安排，明確各批次采購的具體時間節(jié)點。3.預(yù)計采購預(yù)算，包括車輛采購價格、運輸費用、稅費等各項成本。（三）采購計劃審批流程1.采購部門根據(jù)上述依據(jù)制定采購計劃初稿。2.將采購計劃初稿提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核采購預(yù)算的合理性。3.采購計劃初稿經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，提交給公司管理層審批。4.公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，對采購計劃進行審批，審批通過后的采購計劃作為正式采購依據(jù)。（四）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請。2.調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及對公司業(yè)務(wù)的影響。3.調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核和公司管理層審批后，方可進行采購計劃的調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.通過多種渠道收集二手車供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、同行推薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。3.采購部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其經(jīng)營狀況、信譽情況、車輛資源等方面的情況。4.填寫供應(yīng)商考察評估表，對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營年限、信譽評級、車輛質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。5.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商納入供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商檔案建立與維護1.為每個供應(yīng)商建立獨立的檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息（如名稱、地址、聯(lián)系方式等）、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務(wù)登記證副本復印件、車輛經(jīng)營資質(zhì)證明、歷史交易記錄、考核評價記錄等。2.定期更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。3.對供應(yīng)商檔案進行分類管理，便于查詢和使用。（三）供應(yīng)商考核與評價1.制定供應(yīng)商考核評價指標體系，包括車輛質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面的指標。2.定期（每季度或半年）對供應(yīng)商進行考核評價，采購部門根據(jù)采購業(yè)務(wù)實際情況，填寫供應(yīng)商考核評價表，對供應(yīng)商在考核期內(nèi)的表現(xiàn)進行評價。3.質(zhì)量檢驗部門根據(jù)車輛檢驗情況，提供供應(yīng)商所供車輛質(zhì)量方面的評價意見。4.綜合采購部門和質(zhì)量檢驗部門的評價意見，得出供應(yīng)商最終考核評價結(jié)果。5.根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理：優(yōu)秀供應(yīng)商：給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會。合格供應(yīng)商：繼續(xù)保持合作關(guān)系，督促其改進不足。不合格供應(yīng)商：暫?；蚪K止合作關(guān)系，并要求其限期整改，整改合格后可重新評估是否恢復合作。（四）供應(yīng)商激勵與淘汰1.對優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當?shù)募畲胧?，如增加采購份額、提供貨款優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等，以鼓勵其繼續(xù)保持良好的合作表現(xiàn)。2.對于連續(xù)考核評價不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，了解原因并要求其整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)果斷淘汰該供應(yīng)商，避免對公司業(yè)務(wù)造成不良影響。3.在淘汰供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)妥善處理與該供應(yīng)商的未完成業(yè)務(wù)，如已簽訂合同的后續(xù)執(zhí)行、庫存車輛處理等問題。五、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《二手車采購申請表》，詳細說明所需采購車輛的車型、數(shù)量、配置、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.將采購申請表提交給采購部門，采購部門對申請表進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、是否符合公司采購計劃等。（二）供應(yīng)商選擇與詢價1.根據(jù)采購申請的要求，采購部門從供應(yīng)商檔案中篩選出合適的供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價函。2.詢價函中應(yīng)明確車輛的具體要求、數(shù)量、交貨時間等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.采購部門收集各供應(yīng)商的報價，并對報價進行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價格優(yōu)勢、服務(wù)承諾等因素。（三）采購談判1.根據(jù)詢價結(jié)果，采購部門選擇幾家具有競爭力的供應(yīng)商進行采購談判。2.談判前，采購部門應(yīng)充分準備談判資料，包括采購需求、市場價格行情、公司采購政策等，以便在談判中爭取有利地位。3.談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就車輛價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行深入溝通和協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的合作條件。4.采購人員應(yīng)記錄談判過程中的重要信息和達成的共識，形成談判紀要。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當事人的基本信息、車輛詳細信息（車型、車架號、發(fā)動機號等）、價格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)條款、違約責任等條款。2.將采購合同初稿提交給公司法律顧問審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風險。3.法律顧問審核通過后，采購合同提交給公司管理層審批。4.公司管理層審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。簽訂合同應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同原件妥善保管。（五）車輛驗收1.車輛到貨前，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備工作。2.質(zhì)量檢驗部門按照制定的車輛質(zhì)量檢驗標準和流程，對采購的二手車進行全面檢驗。檢驗內(nèi)容包括車輛外觀、內(nèi)飾、行駛里程、車輛性能、事故記錄查詢等方面。3.對于進口二手車，還需檢查相關(guān)的進口手續(xù)是否齊全、合法。4.質(zhì)量檢驗合格的車輛，質(zhì)量檢驗部門出具質(zhì)量檢驗報告；不合格車輛，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)詳細記錄不合格情況，并及時反饋給采購部門，采購部門根據(jù)情況與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退換貨、降價處理等。（六）付款1.采購合同簽訂后，財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和付款時間，審核付款申請。2.付款申請應(yīng)附上采購合同、質(zhì)量檢驗報告、發(fā)票等相關(guān)資料。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。4.對于分期付款的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)做好分期付款記錄，確保按時付款，避免逾期付款給公司帶來不良影響。六、采購風險管理（一）市場風險1.密切關(guān)注二手車市場動態(tài)，分析市場價格走勢、供求關(guān)系變化等因素，及時調(diào)整采購計劃和策略，以應(yīng)對市場波動帶來的風險。2.通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低因單一供應(yīng)商問題導致的市場風險。（二）質(zhì)量風險1.嚴格執(zhí)行車輛質(zhì)量檢驗標準和流程，加強對采購車輛的質(zhì)量把控。2.要求供應(yīng)商提供車輛質(zhì)量保證承諾，并在采購合同中明確質(zhì)量違約責任，以約束供應(yīng)商確保車輛質(zhì)量。3.定期對采購車輛進行質(zhì)量跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。（三）供應(yīng)商風險1.加強供應(yīng)商管理，通過嚴格的考察評估、考核評價等環(huán)節(jié)，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作。2.與供應(yīng)商簽訂詳細、明確的采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責任，降低供應(yīng)商違約風險。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，當供應(yīng)商出現(xiàn)重大問題可能影響采購業(yè)務(wù)時，及時采取應(yīng)對措施，如尋找替代供應(yīng)商等。（四）法律風險1.采購活動嚴格遵守國家法律法規(guī)，合同簽訂前進行法律審核，確保合同合法有效。2.關(guān)注法律法規(guī)政策變化，及時調(diào)整采購業(yè)務(wù)操作流程，避免因法律法規(guī)問題導致的風險。3.加強與公司法律顧問的溝通與協(xié)作，遇到法律問題及時咨詢，妥善處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。1.審查采購計劃的制定與執(zhí)行是否符合公司規(guī)定。2.檢查采購合同的簽訂是否合規(guī)，條款是否完整、明確，合同執(zhí)行過程中是否存在違約行為。3.核實采購資金的支付是否合理、合規(guī)，有無超預(yù)算、違規(guī)付款等情況。4.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）采購部門自查采購部門定期進行內(nèi)部自查，對采購業(yè)務(wù)進行自我監(jiān)督和檢查。1.檢查采購流程各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，是否存在流程不規(guī)范、操作失誤等問題。2.評估供應(yīng)商管理工作，包括供應(yīng)商開發(fā)、考核評價、檔案管理等方面是否存在不足。3.分析采購成本控制情況，是否達到預(yù)期的采購效益目標。4.針對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時制定改進措