pivas文書管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我院靜脈用藥調(diào)配中心（PIVAS）文書管理，確保文書的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整和有效，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我院PIVAS全體工作人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：文書管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)規(guī)范及醫(yī)院的各項規(guī)章制度。2.真實準(zhǔn)確原則：文書內(nèi)容應(yīng)真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。3.及時有效原則：文書的起草、審核、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時進(jìn)行，確保其時效性和有效性。4.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文書信息的安全，防止泄露。二、文書分類及管理職責(zé)（一）文書分類1.行政文書：包括上級部門文件、醫(yī)院行政通知、PIVAS工作計劃、總結(jié)、報告等。2.業(yè)務(wù)文書：如醫(yī)囑審核記錄、調(diào)配記錄、成品輸液核對記錄、藥品出入庫記錄、質(zhì)量控制記錄等。3.培訓(xùn)文書：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教案、考核記錄等。4.科研文書：科研項目申請書、研究報告、論文發(fā)表記錄等。5.其他文書：如會議紀(jì)要、投訴處理記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。（二）管理職責(zé)1.護(hù)士長職責(zé)負(fù)責(zé)PIVAS文書管理工作的全面指導(dǎo)與監(jiān)督。審核各類重要文書，確保其符合規(guī)定和工作要求。協(xié)調(diào)解決文書管理工作中出現(xiàn)的問題。2.各小組組長職責(zé)組織本小組人員按照制度要求做好各類文書的記錄與整理工作。對本小組文書的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。及時向護(hù)士長匯報本小組文書管理工作情況。3.文書管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)各類文書的收集、整理、分類、編號、裝訂、歸檔等具體工作。建立文書管理臺賬，記錄文書的收發(fā)、借閱等情況。協(xié)助護(hù)士長和各小組組長做好文書審核工作。定期對文書管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.全體工作人員職責(zé)嚴(yán)格按照本制度要求，認(rèn)真做好本職工作相關(guān)文書的記錄與填寫。及時將完成的文書提交給相關(guān)管理人員。妥善保管個人使用的文書，不得丟失、損壞或擅自銷毀。三、文書起草與審核（一）起草要求1.文書起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、簡潔、明了。2.內(nèi)容應(yīng)完整，包括標(biāo)題、正文、落款等必要要素。3.涉及數(shù)據(jù)、時間、人員等關(guān)鍵信息應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤。4.引用文件、資料等應(yīng)注明出處。（二）審核流程1.一般文書由各小組組長負(fù)責(zé)初步審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范后提交文書管理人員。2.重要文書（如工作計劃、總結(jié)、報告等）由護(hù)士長進(jìn)行審核，必要時組織相關(guān)人員進(jìn)行討論修改。3.涉及醫(yī)院其他部門或需上報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的文書，經(jīng)護(hù)士長審核后，按醫(yī)院規(guī)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)審核。（三）審核要點1.合法性：審核文書內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、醫(yī)院制度及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。2.準(zhǔn)確性：檢查數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準(zhǔn)確無誤。3.完整性：查看文書要素是否齊全，內(nèi)容是否完整。4.規(guī)范性：審核格式、字體、排版等是否符合要求。5.邏輯性：檢查文書內(nèi)容的邏輯是否清晰，層次是否分明。四、文書的填寫與記錄（一）填寫規(guī)范1.應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色藥水。2.字跡應(yīng)工整、清晰，不得潦草、涂改。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋本人印章或簽名，并注明修改日期。3.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫，確保各項信息準(zhǔn)確完整。（二）記錄要求1.及時記錄：各項工作完成后應(yīng)立即進(jìn)行記錄，不得拖延。2.真實記錄：如實反映工作實際情況，不得弄虛作假。3.詳細(xì)記錄：記錄內(nèi)容應(yīng)具體、詳細(xì)，能夠清晰地反映工作過程和結(jié)果。4.簽名確認(rèn)：記錄人應(yīng)在記錄完成后簽名，以示負(fù)責(zé)。五、文書的傳遞與流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部傳遞1.文書起草完成后，由起草人按照審核流程提交給相應(yīng)的審核人員。2.審核通過的文書，由文書管理人員按照規(guī)定的流轉(zhuǎn)路徑進(jìn)行傳遞，確保相關(guān)人員及時接收。3.傳遞過程中應(yīng)做好交接記錄，注明文書名稱、份數(shù)、交接時間、交接人等信息。（二）與外部部門的文書流轉(zhuǎn)1.與醫(yī)院其他部門之間的文書流轉(zhuǎn)，按照醫(yī)院規(guī)定的公文流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行，通過醫(yī)院辦公系統(tǒng)或紙質(zhì)文件傳遞等方式進(jìn)行。2.涉及與外部機(jī)構(gòu)（如藥品供應(yīng)商、上級主管部門等）的文書往來，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和流程辦理，確保文書的及時、準(zhǔn)確傳遞。六、文書的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.各類行政文書、業(yè)務(wù)文書、培訓(xùn)文書、科研文書及其他文書在完成相關(guān)工作流程后，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.包括紙質(zhì)文件、電子文檔、數(shù)據(jù)記錄等各種形式的文書資料。（二）歸檔時間1.每月末，文書管理人員對當(dāng)月的各類文書進(jìn)行整理歸檔。2.臨時性工作或?qū)ｍ椈顒有纬傻奈臅?，?yīng)在工作結(jié)束后一周內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔方法1.按照文書分類進(jìn)行整理，同一類文書按照時間順序排列。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，編制目錄，裝入檔案盒保存。3.電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類管理。（四）保管期限1.行政文書、業(yè)務(wù)文書等重要文件長期保存。2.培訓(xùn)文書、科研文書等根據(jù)實際需要確定保管期限，一般不少于3年。3.其他文書根據(jù)其重要性和相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（五）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保文書檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、文書的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.經(jīng)護(hù)士長批準(zhǔn)后，在文書管理人員的陪同下到檔案庫房查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文書檔案，不得在文書上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱完畢后，應(yīng)及時將文書檔案歸還檔案管理人員，并在《文書查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.經(jīng)護(hù)士長審批同意后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過一周。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播。4.借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、文書的保密與銷毀（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守醫(yī)院的保密制度，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要信息的文書進(jìn)行保密。2.文書管理人員應(yīng)妥善保管文書檔案，未經(jīng)授權(quán)不得向他人透露文書內(nèi)容。3.在文書的起草、審核、傳遞、歸檔等過程中，相關(guān)人員應(yīng)注意保密，防止信息泄露。（二）銷毀規(guī)定1.對已超過保管期限或失去保存價值的文書檔案，由文書管理人員提出銷毀申請，填寫《文書銷毀申請表》。2.經(jīng)護(hù)士長審核，報醫(yī)院相關(guān)部門批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，注明銷毀文書的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的文書檔案隨意丟棄或出售給無關(guān)人員。九、考核與監(jiān)督（一）考核內(nèi)容1.文書起草的質(zhì)量，包括準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.文書審核的及時性和準(zhǔn)確性。3.文書填寫與記錄的規(guī)范性和及時性。4.文書傳遞與流轉(zhuǎn)的效率和準(zhǔn)確性。5.文書歸檔與保管的規(guī)范性和完整性。6.文書查閱與借閱的執(zhí)行情況。7.文書保密與銷毀的執(zhí)行情況。（二）考核方式1.定期考核：每月對工作人員的文書管理工作進(jìn)行一次考核，根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分。2.不定期抽查：護(hù)士長或相關(guān)管理人員不定期對文書管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并納入考核。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與工作人員的績效獎金掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予獎勵，對存在問題的進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.考核結(jié)果作為工作人員