機關(guān)收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強公司機關(guān)收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關(guān)各部門及所屬各單位的收發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.嚴格程序原則。收發(fā)文管理必須嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保文件處理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。2.高效快捷原則。優(yōu)化文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高文件傳遞速度，確保文件及時得到處理和反饋。3.安全保密原則。加強文件的安全保密管理，防止文件丟失、泄露和損壞。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的文件收發(fā)室，負責(zé)接收來自上級機關(guān)、平級單位及其他相關(guān)部門的文件、信函、資料等。2.各部門指定專人負責(zé)接收本部門的外部來文，并及時送交文件收發(fā)室。3.通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)接收的電子文件，由系統(tǒng)管理員負責(zé)下載并按規(guī)定處理。（二）收文登記1.文件收發(fā)室收到文件后，應(yīng)立即進行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、密級、份數(shù)、附件等。2.對于緊急文件，應(yīng)在文件首頁右上角加蓋“急件”章，并注明緊急程度，優(yōu)先處理。3.電子文件應(yīng)在系統(tǒng)中進行詳細登記，并打印紙質(zhì)登記表，與電子文件一并保存。（三）文件傳閱1.文件收發(fā)室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，填寫《文件傳閱單》，注明傳閱范圍、傳閱時間等，并將文件及《文件傳閱單》一并送辦公室主任審閱。2.辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定傳閱范圍和傳閱順序，并在《文件傳閱單》上簽字。3.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進行，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，并注明傳閱時間。4.傳閱文件應(yīng)保持整潔，不得在文件上隨意涂改、圈劃、批注。如確需批示意見，應(yīng)使用專用便簽紙，并附在文件后面。5.對于需要辦理的文件，傳閱人員應(yīng)及時將文件交回文件收發(fā)室，由文件收發(fā)室送相關(guān)部門辦理。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文件收發(fā)室。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)按照來文要求和格式，及時起草回復(fù)文件，并經(jīng)部門負責(zé)人審核后送辦公室主任審閱。3.辦公室主任審核回復(fù)文件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，承辦部門應(yīng)及時將回復(fù)文件送文件收發(fā)室，由文件收發(fā)室按照規(guī)定程序進行發(fā)文。（五）文件催辦1.文件收發(fā)室負責(zé)對傳閱文件和承辦文件進行催辦。對于超過規(guī)定傳閱時間或辦理期限的文件，應(yīng)及時向傳閱人員或承辦部門發(fā)出催辦通知。2.催辦通知應(yīng)明確文件名稱、文號、催辦事項、催辦期限等內(nèi)容，并要求傳閱人員或承辦部門在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)辦理情況。3.傳閱人員或承辦部門應(yīng)及時回復(fù)催辦通知，并說明文件辦理進度和預(yù)計完成時間。對于因特殊原因不能按時辦理的文件，應(yīng)提前向文件收發(fā)室說明情況，并申請延期辦理。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、排列有序。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行編號、裝訂，并填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由承辦部門留存，一份交公司檔案室。3.公司檔案室負責(zé)對歸檔文件進行審核、整理和保管，并按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.各部門根據(jù)工作需要，起草發(fā)文文稿。發(fā)文文稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。2.部門負責(zé)人審核通過后，將發(fā)文文稿送辦公室審核。辦公室主要審核發(fā)文文稿的內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和工作要求，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。3.辦公室審核通過后，將發(fā)文文稿送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，做出審批意見。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，辦公室根據(jù)發(fā)文文稿制作正式文件，并加蓋公司印章。5.文件制作完成后，由文件收發(fā)室負責(zé)登記、編號，并按照規(guī)定的范圍和方式進行分發(fā)。（二）發(fā)文文稿起草要求1.發(fā)文文稿應(yīng)主題明確、重點突出、邏輯嚴謹、語言簡潔。2.文稿內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定，不得與上級文件精神相抵觸。3.文稿格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，主送單位應(yīng)明確具體，正文應(yīng)條理清晰，附件應(yīng)注明名稱和份數(shù)，落款應(yīng)使用公司全稱，日期應(yīng)填寫具體年月日。4.文稿中涉及的數(shù)據(jù)、事實等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。（三）發(fā)文審核要點1.內(nèi)容審核。審核發(fā)文文稿是否符合公司政策法規(guī)和工作要求，是否與上級文件精神保持一致，是否存在矛盾或沖突之處。2.格式審核。審核發(fā)文文稿的格式是否規(guī)范統(tǒng)一，是否符合公司公文格式標(biāo)準(zhǔn)。3.文字審核。審核發(fā)文文稿的文字表述是否準(zhǔn)確、通順、簡潔，是否存在錯別字、語病等問題。4.附件審核。審核發(fā)文文稿的附件是否齊全、準(zhǔn)確，與正文內(nèi)容是否相符。（四）發(fā)文審批權(quán)限1.以公司名義發(fā)布的重要文件、政策性文件、涉及公司重大事項的文件等，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.以公司名義發(fā)布的一般性文件、業(yè)務(wù)性文件等，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.各部門發(fā)布的內(nèi)部文件，由部門負責(zé)人審批。（五）文件編號與印制1.公司發(fā)文實行統(tǒng)一編號制度。文件編號由發(fā)文年份、發(fā)文順序號組成，如“[年份]第[順序號]號”。2.文件編號應(yīng)按照順序依次編排，不得跳號、重號。3.文件印制應(yīng)使用符合公司規(guī)定的紙張和格式，確保文件質(zhì)量清晰、整齊、美觀。4.文件印制份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放范圍和存檔需要確定，不得隨意增加或減少。（六）文件分發(fā)1.文件收發(fā)室根據(jù)文件發(fā)放范圍，將文件及時、準(zhǔn)確地分發(fā)給相關(guān)部門和人員。2.文件分發(fā)應(yīng)填寫《文件分發(fā)清單》，注明文件名稱、文號、分發(fā)部門、分發(fā)日期等內(nèi)容，并由接收人簽字確認。3.對于重要文件或機密文件，應(yīng)采取專人送達或機要傳遞等方式進行分發(fā)，確保文件安全。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的文件。2.上級機關(guān)或其他單位發(fā)來的密級文件。3.公司內(nèi)部制定的具有保密性質(zhì)的規(guī)章制度、會議紀(jì)要等文件。（二）保密措施1.設(shè)立專門的保密室，用于存放涉密文件。保密室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、保險柜、監(jiān)控設(shè)備等。2.涉密文件應(yīng)專人專管，嚴格限制接觸范圍。接觸涉密文件的人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，并簽訂保密協(xié)議。3.涉密文件的傳遞應(yīng)采用機要通信、專人送達等方式，不得通過普通郵政、快遞等渠道傳遞。4.涉密文件的閱讀和使用應(yīng)在保密室內(nèi)進行，不得帶出保密室。如需帶出保密室，應(yīng)經(jīng)公司保密工作負責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。5.涉密文件的復(fù)制應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行審批，復(fù)制件應(yīng)與原件同等管理。6.涉密文件的銷毀應(yīng)按照公司保密制度規(guī)定進行，由專人負責(zé)監(jiān)銷，確保文件徹底銷毀，不留痕跡。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)對公司文件保密管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對保密制度執(zhí)行情況、涉密文件管理情況等進行檢查。2.對于違反文件保密管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進行集中管理。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、存儲、檢索、審批、歸檔等功能。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)電子文件的收集、整理和上傳工作，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。4.電子文件的審批應(yīng)通過電子文件管理系統(tǒng)進行，審批流程與紙質(zhì)文件相同。審批通過后的電子文件應(yīng)及時歸檔保存。（二）文件檢索與利用1.公司應(yīng)建立完善的文件檢索體系，方便員工快速查找和利用文件。文件檢索體系應(yīng)包括紙質(zhì)文件檢索和電子文件檢索。2.員工如需查閱文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行申請。經(jīng)批準(zhǔn)后，可在文件收發(fā)室或檔案室查閱相關(guān)文件。3.對于重要文件或機密文件，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.公司應(yīng)定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測