庫房調(diào)發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為加強公司庫房調(diào)發(fā)貨管理，規(guī)范調(diào)發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地調(diào)配和發(fā)出，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司庫房調(diào)發(fā)貨業(yè)務(wù)的全過程，包括但不限于貨物的接收、存儲、調(diào)配、發(fā)貨等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確性原則：調(diào)發(fā)貨信息必須準確無誤，確保貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等與發(fā)貨單一致。2.及時性原則：調(diào)發(fā)貨工作應(yīng)及時高效，滿足客戶需求，避免延誤。3.安全性原則：在調(diào)發(fā)貨過程中，要確保貨物的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和崗位在調(diào)發(fā)貨過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負責(zé)接收客戶訂單，審核訂單信息的準確性和完整性。2.根據(jù)客戶需求，制定發(fā)貨計劃，并及時傳遞給庫房管理部門。3.跟蹤訂單發(fā)貨進度，及時與客戶溝通協(xié)調(diào)。（二）庫房管理部門1.負責(zé)貨物的入庫驗收、存儲保管、庫存盤點等工作。2.根據(jù)銷售部門的發(fā)貨計劃，組織貨物的調(diào)配和發(fā)貨準備工作。3.安排專人負責(zé)貨物的裝車、運輸?shù)劝l(fā)貨操作，確保貨物安全、準確發(fā)出。4.建立健全庫房管理制度，定期對庫房進行清理和整頓，保持庫房整潔有序。（三）采購部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)和銷售需求，及時采購所需貨物，并確保貨物按時到貨。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題，如質(zhì)量糾紛、交貨延遲等。3.協(xié)助庫房管理部門做好貨物的入庫驗收工作。（四）財務(wù)部門1.負責(zé)審核發(fā)貨單、發(fā)票等財務(wù)憑證，確保賬目清晰、準確。2.根據(jù)發(fā)貨情況，及時進行賬務(wù)處理，定期與庫房管理部門核對庫存賬目。3.對調(diào)發(fā)貨過程中的費用進行核算和控制，確保費用支出合理合規(guī)。三、調(diào)發(fā)貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進行審核，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨日期等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤或不完整，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，核實并修正訂單信息。（二）發(fā)貨計劃制定1.銷售部門根據(jù)訂單審核結(jié)果，結(jié)合庫存情況，制定發(fā)貨計劃。發(fā)貨計劃應(yīng)明確發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式等。2.發(fā)貨計劃制定后，銷售部門應(yīng)及時將其傳遞給庫房管理部門，并抄送采購部門和財務(wù)部門。（三）庫存核對1.庫房管理部門收到發(fā)貨計劃后，應(yīng)立即安排專人對庫存貨物進行核對。2.核對內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等，確保庫存貨物能夠滿足發(fā)貨需求。3.如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或貨物質(zhì)量問題，庫房管理部門應(yīng)及時通知銷售部門和采購部門，協(xié)商解決辦法。（四）貨物調(diào)配1.根據(jù)發(fā)貨計劃和庫存核對結(jié)果，庫房管理部門組織貨物的調(diào)配工作。2.調(diào)配貨物時，應(yīng)遵循先進先出、就近發(fā)貨等原則，確保貨物的質(zhì)量和存儲期限符合要求。3.在貨物調(diào)配過程中，庫房管理人員應(yīng)做好貨物的標識和記錄，確保貨物的流向清晰可查。（五）發(fā)貨準備1.貨物調(diào)配完成后，庫房管理部門安排專人進行發(fā)貨準備工作。2.發(fā)貨準備工作包括貨物的包裝、標識粘貼、裝箱單填寫等。3.包裝材料應(yīng)符合貨物運輸要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。標識應(yīng)清晰準確，標明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。裝箱單應(yīng)與發(fā)貨單一致，注明貨物的詳細清單。（六）發(fā)貨操作1.發(fā)貨準備工作完成后，庫房管理人員按照發(fā)貨計劃組織貨物的裝車和運輸。2.在裝車過程中，應(yīng)注意貨物的擺放和固定，避免貨物在運輸過程中發(fā)生碰撞、擠壓等情況。3.貨物裝車完畢后，庫房管理人員應(yīng)與運輸人員辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接清單，雙方簽字確認。4.運輸人員負責(zé)將貨物安全、及時地送達客戶指定地點，并與客戶辦理貨物簽收手續(xù)。貨物簽收單應(yīng)及時返回庫房管理部門。（七）發(fā)貨記錄與跟蹤1.庫房管理部門應(yīng)建立健全調(diào)發(fā)貨記錄檔案，對每一筆調(diào)發(fā)貨業(yè)務(wù)進行詳細記錄。2.發(fā)貨記錄應(yīng)包括訂單號、發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式、運輸單號、客戶名稱、簽收時間等信息。3.銷售部門應(yīng)定期跟蹤訂單發(fā)貨進度，及時了解貨物的到達情況，并與客戶保持溝通。如發(fā)現(xiàn)貨物運輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。（八）退貨處理1.如客戶因質(zhì)量問題或其他原因要求退貨，銷售部門應(yīng)及時與庫房管理部門溝通，并辦理退貨手續(xù)。2.庫房管理部門收到退貨申請后，應(yīng)安排專人對退貨貨物進行清點、驗收。3.驗收合格的退貨貨物應(yīng)及時入庫，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)退貨貨物存在質(zhì)量問題或與發(fā)貨時不符，應(yīng)及時與銷售部門和供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.退貨處理完成后，庫房管理部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。四、庫存管理（一）庫存盤點1.庫房管理部門應(yīng)定期對庫存貨物進行盤點，確保庫存數(shù)量準確無誤。2.盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。3.盤點前，庫房管理人員應(yīng)做好準備工作，包括制定盤點計劃、清理庫房、核對賬目等。4.盤點過程中，應(yīng)采用實地盤點的方法，對庫存貨物進行逐一清點，并做好記錄。5.盤點結(jié)束后，庫房管理人員應(yīng)編制盤點報告，說明盤點結(jié)果與賬目之間的差異及原因。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。（二）庫存預(yù)警1.庫房管理部門應(yīng)建立庫存預(yù)警機制，及時掌握庫存動態(tài)。2.根據(jù)貨物的銷售情況、采購周期等因素，設(shè)定庫存上限和下限。當庫存數(shù)量接近或低于下限，或高于上限時，系統(tǒng)應(yīng)自動發(fā)出預(yù)警信息。3.庫房管理人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)措施，如通知采購部門補貨、調(diào)整銷售策略等。（三）庫存安全管理1.庫房管理部門應(yīng)加強庫存安全管理，采取必要的安全防護措施，確保貨物的安全。2.庫房應(yīng)配備消防器材、防盜設(shè)備等，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.庫房管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，禁止無關(guān)人員進入庫房。如因工作需要進入庫房，必須辦理相關(guān)手續(xù)，并在庫房管理人員的陪同下進行。4.庫房應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，防止貨物受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。五、調(diào)發(fā)貨相關(guān)單據(jù)管理（一）發(fā)貨單1.發(fā)貨單是庫房發(fā)貨的依據(jù)，由銷售部門根據(jù)訂單信息填寫，經(jīng)審核后傳遞給庫房管理部門。2.發(fā)貨單應(yīng)包括訂單號、客戶名稱、聯(lián)系方式、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式等信息。3.庫房管理人員根據(jù)發(fā)貨單組織貨物發(fā)貨，并在發(fā)貨單上簽字確認。發(fā)貨單一式多聯(lián)，分別留存銷售部門、庫房管理部門、財務(wù)部門等。（二）裝箱單1.裝箱單是貨物裝箱的明細清單，由庫房管理人員根據(jù)發(fā)貨單填寫。2.裝箱單應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝形式等信息，并與發(fā)貨單一致。3.裝箱單應(yīng)隨貨物一同發(fā)出，以便客戶核對貨物清單。（三）運輸單1.運輸單是貨物運輸?shù)膽{證，由運輸人員填寫。2.運輸單應(yīng)包括發(fā)貨單號、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、起運地、目的地、運輸方式、運輸單號等信息。3.運輸人員在運輸過程中應(yīng)妥善保管運輸單，到達目的地后將運輸單交客戶簽收，并及時返回庫房管理部門。（四）貨物交接清單1.貨物交接清單是庫房管理人員與運輸人員之間進行貨物交接的憑證。2.貨物交接清單應(yīng)注明發(fā)貨單號、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝形式、交接時間、交接地點等信息，雙方簽字確認。3.貨物交接清單一式兩份，庫房管理部門和運輸人員各留存一份。（五）退貨單1.退貨單是客戶退貨的憑證，由銷售部門根據(jù)客戶退貨申請?zhí)顚懀?jīng)審核后傳遞給庫房管理部門。2.退貨單應(yīng)包括訂單號、客戶名稱、聯(lián)系方式、退貨原因、貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退貨時間等信息。3.庫房管理人員根據(jù)退貨單接收退貨貨物，并在退貨單上簽字確認。退貨單一式多聯(lián)，分別留存銷售部門、庫房管理部門、財務(wù)部門等。（六）單據(jù)保存1.調(diào)發(fā)貨相關(guān)單據(jù)是公司重要的業(yè)務(wù)憑證，應(yīng)妥善保存。2.單據(jù)保存期限按照國家法律法規(guī)和公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.單據(jù)保存應(yīng)做到安全、完整、便于查詢，防止單據(jù)丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。六、獎懲制度（一）獎勵1.在調(diào)發(fā)貨工作中，表現(xiàn)突出，為公司做出顯著貢獻的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括但不限于榮譽證書、獎金、晉升等。（二）懲罰1.對于違反本制度規(guī)定，在調(diào)發(fā)貨工作中出現(xiàn)失誤或錯誤的部門或個人，公司將視情節(jié)輕