客戶送貨單管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司客戶送貨單的管理，規(guī)范送貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)客戶，明確各方責(zé)任，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶送貨業(yè)務(wù)的部門及人員，包括銷售部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、物流配送部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：送貨單信息必須準(zhǔn)確反映貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)內(nèi)容，確保與訂單一致。2.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)緊密配合，及時(shí)開(kāi)具、傳遞、簽收送貨單，避免因延誤影響客戶滿意度和公司業(yè)務(wù)流程。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在送貨單管理過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和考核。二、送貨單的開(kāi)具（一）開(kāi)具流程1.銷售部門在接到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)審核訂單內(nèi)容，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.根據(jù)訂單要求，銷售部門負(fù)責(zé)開(kāi)具送貨單。送貨單應(yīng)包含以下基本信息：客戶名稱、地址、聯(lián)系方式；訂單編號(hào)；貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；送貨日期；送貨單編號(hào)；制單人簽名等。3.送貨單應(yīng)一式多聯(lián)，分別為客戶聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、物流聯(lián)等，各聯(lián)用途如下：客戶聯(lián)：作為客戶收貨的憑證；財(cái)務(wù)聯(lián)：用于財(cái)務(wù)核算和記賬；倉(cāng)庫(kù)聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的依據(jù)；物流聯(lián)：物流配送部門安排運(yùn)輸?shù)膮⒖肌?.開(kāi)具送貨單時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如：年份+月份+流水號(hào)。（二）信息核對(duì)1.送貨單開(kāi)具后，銷售部門應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。核對(duì)內(nèi)容包括客戶信息、訂單編號(hào)、貨物信息、價(jià)格信息等。2.如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)更正，并重新打印送貨單。更正后的送貨單應(yīng)在原錯(cuò)誤處加蓋更正章，并由制單人簽名確認(rèn)。3.對(duì)于重要訂單或特殊要求的訂單，銷售部門在開(kāi)具送貨單前，應(yīng)與客戶進(jìn)行再次確認(rèn)，確保送貨單內(nèi)容完全符合客戶需求。（三）審批流程1.一般情況下，送貨單由銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。審核內(nèi)容主要包括訂單執(zhí)行情況、送貨信息準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于金額較大、數(shù)量較多或涉及重要客戶的訂單，送貨單還需經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程可根據(jù)公司組織架構(gòu)和授權(quán)體系制定，例如：銷售部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)銷售總監(jiān)審批，最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后的送貨單應(yīng)加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，以確保其法律效力。三、送貨單的傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.銷售部門將審核簽字后的送貨單倉(cāng)庫(kù)聯(lián)傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)部門。傳遞方式可采用紙質(zhì)文檔交接、電子文檔發(fā)送等方式，確保倉(cāng)庫(kù)聯(lián)及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)倉(cāng)儲(chǔ)部門。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門收到送貨單倉(cāng)庫(kù)聯(lián)后，應(yīng)立即安排貨物的分揀、包裝和發(fā)貨準(zhǔn)備工作。在發(fā)貨過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)送貨單上的貨物信息與實(shí)際貨物是否一致，確保發(fā)貨準(zhǔn)確無(wú)誤。3.倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在送貨單倉(cāng)庫(kù)聯(lián)上簽字確認(rèn)發(fā)貨情況，并將其傳遞給物流配送部門。傳遞方式可采用當(dāng)面交接、快遞郵寄等方式，確保物流聯(lián)及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)物流配送部門。4.物流配送部門收到送貨單物流聯(lián)后，應(yīng)根據(jù)送貨單上的信息安排車輛、司機(jī)等運(yùn)輸資源，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶手中。在運(yùn)輸過(guò)程中，物流配送人員應(yīng)妥善保管送貨單，不得丟失或損壞。（二）與客戶傳遞1.銷售部門將送貨單客戶聯(lián)隨貨物一同交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求和實(shí)際情況選擇，如由物流配送人員當(dāng)面交付、客戶自提等。2.客戶收到貨物后，應(yīng)在送貨單客戶聯(lián)上簽字確認(rèn)收貨情況。簽字確認(rèn)的內(nèi)容包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與送貨單一致，以及收貨日期等信息。3.對(duì)于客戶提出的貨物質(zhì)量問(wèn)題或其他異議，客戶應(yīng)在送貨單客戶聯(lián)上注明，并及時(shí)反饋給銷售部門。銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。四、送貨單的簽收與存檔（一）簽收管理1.物流配送人員將貨物送達(dá)客戶后，應(yīng)要求客戶在送貨單客戶聯(lián)上簽字確認(rèn)收貨。簽字應(yīng)清晰、完整，不得代簽或偽造。2.如客戶拒絕簽字或?qū)ω浳镉挟愖h，物流配送人員應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，并按照銷售部門的指示處理。在未得到明確指示前，不得擅自離開(kāi)客戶現(xiàn)場(chǎng)。3.物流配送人員返回公司后，應(yīng)將客戶簽字確認(rèn)的送貨單客戶聯(lián)及時(shí)交回銷售部門。銷售部門應(yīng)核對(duì)客戶簽字的真實(shí)性和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與物流配送人員核實(shí)情況，并采取相應(yīng)措施。（二）存檔要求1.銷售部門負(fù)責(zé)將客戶簽字確認(rèn)的送貨單客戶聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、物流聯(lián)等進(jìn)行整理和存檔。存檔期限應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定，一般為[X]年。2.送貨單存檔應(yīng)按照時(shí)間順序、客戶名稱、訂單編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查詢和檢索。存檔方式可采用紙質(zhì)文檔存檔和電子文檔存檔相結(jié)合的方式，確保存檔資料的安全性和完整性。3.對(duì)于重要客戶或重要訂單的送貨單，銷售部門應(yīng)建立專門的檔案進(jìn)行管理，并設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，確保檔案資料的保密性。五、送貨單的查詢與統(tǒng)計(jì)（一）查詢功能1.公司內(nèi)部人員因工作需要可查詢送貨單相關(guān)信息。查詢方式可通過(guò)公司內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，也可根據(jù)實(shí)際情況到銷售部門或相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行查詢。2.在查詢送貨單時(shí)，查詢?nèi)藛T應(yīng)提供必要的查詢條件，如訂單編號(hào)、客戶名稱、送貨日期等，以便快速準(zhǔn)確地獲取所需信息。3.銷售部門或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢?nèi)藛T的需求，及時(shí)提供送貨單的相關(guān)信息，并確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.銷售部門應(yīng)定期對(duì)送貨單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便了解公司銷售業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容可包括銷售額、銷售量、客戶分布、產(chǎn)品銷售情況等。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，銷售部門應(yīng)撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)分析的目的、方法、結(jié)果以及相關(guān)建議等。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)定期提交給公司管理層，為公司制定銷售策略、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程等提供參考依據(jù)。3.公司其他部門也可根據(jù)工作需要，對(duì)送貨單數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，但應(yīng)在遵守公司相關(guān)規(guī)定和保密制度的前提下進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)及時(shí)與銷售部門或相關(guān)部門進(jìn)行溝通和共享，以便協(xié)同工作，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率。六、送貨單的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失處理1.如因保管不善等原因?qū)е滤拓泦芜z失，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向所在部門報(bào)告，并說(shuō)明遺失情況。2.所在部門應(yīng)立即采取措施，盡量減少因送貨單遺失可能帶來(lái)的影響。例如，與客戶溝通，確認(rèn)貨物的交付情況；與倉(cāng)儲(chǔ)部門、物流配送部門核對(duì)發(fā)貨記錄等，以獲取送貨單的相關(guān)信息。3.根據(jù)遺失送貨單的聯(lián)次不同，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施：如客戶聯(lián)遺失，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商，請(qǐng)求客戶提供收貨證明或協(xié)助重新確認(rèn)收貨情況。在取得客戶認(rèn)可后，銷售部門可根據(jù)相關(guān)記錄重新開(kāi)具客戶聯(lián)，并注明“補(bǔ)辦”字樣。如財(cái)務(wù)聯(lián)遺失，銷售部門應(yīng)提供送貨單的其他聯(lián)次復(fù)印件，并加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，作為財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好相關(guān)記錄，以備審計(jì)等檢查。如倉(cāng)庫(kù)聯(lián)或物流聯(lián)遺失，倉(cāng)儲(chǔ)部門或物流配送部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)貨記錄，提供相應(yīng)的證明材料，并與銷售部門協(xié)調(diào)處理。（二）補(bǔ)辦流程1.遺失送貨單的責(zé)任人如需補(bǔ)辦送貨單，應(yīng)填寫《送貨單補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明送貨單遺失的原因、時(shí)間、涉及訂單編號(hào)、客戶名稱等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)《送貨單補(bǔ)辦申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)情況屬實(shí)后簽字批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)人根據(jù)批準(zhǔn)后的《送貨單補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，按照本制度規(guī)定的送貨單開(kāi)具流程，重新開(kāi)具送貨單。補(bǔ)辦的送貨單應(yīng)在備注欄注明“補(bǔ)辦”字樣，并在編號(hào)上與原送貨單進(jìn)行區(qū)分。4.補(bǔ)辦后的送貨單應(yīng)按照本制度規(guī)定的傳遞、簽收、存檔等流程進(jìn)行處理，確保其有效性和可追溯性。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在送貨單管理過(guò)程中，如因以下原因?qū)е鹿纠媸軗p或業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問(wèn)題，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：送貨單信息填寫錯(cuò)誤，導(dǎo)致貨物交付錯(cuò)誤、客戶投訴等；送貨單傳遞不及時(shí)，影響貨物交付時(shí)間或客戶滿意度；送貨單簽收不規(guī)范，如代簽、偽造簽字等，導(dǎo)致責(zé)任不清；送貨單遺失未及時(shí)報(bào)告或處理，給公司造成損失；其他違反本制度規(guī)定的行為。2.根據(jù)責(zé)任的大小和造成后果的嚴(yán)重程度，將責(zé)任分為直接責(zé)任、主要責(zé)任和次要責(zé)任。直接責(zé)任是指對(duì)事件的發(fā)生起直接作用的人員所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；主要責(zé)任是指對(duì)事件的發(fā)生起主要作用的人員所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；次要責(zé)任是指對(duì)事件的發(fā)生起次要作用的人員所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因責(zé)任人的過(guò)錯(cuò)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將依法要求責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，可從責(zé)任人的工資、獎(jiǎng)金等收入中扣除。3.對(duì)于違反法律法規(guī)或給公司造成重大損失的責(zé)任人，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或本制度與國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定相抵觸的，以國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定為準(zhǔn)。（二）修訂