市場財務對賬管理規(guī)定

市場財務對賬管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強本農(nóng)貿(mào)市場財務管理，規(guī)范財務對賬工作流程，確保市場財務數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，保障市場運營資金的安全，明確財務部門與各相關(guān)部門及商戶之間的對賬職責和操作規(guī)范，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本農(nóng)貿(mào)市場物業(yè)公司財務部門與內(nèi)部各業(yè)務部門（包括但不限于招商部、運營部、工程部等）、外部商戶之間的各類財務往來對賬工作。3.原則：-準確性原則：對賬工作必須以準確無誤的財務數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，確保雙方賬目記錄一致。-及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點及時開展對賬工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬目差異問題。-全面性原則：涵蓋市場所有涉及財務往來的業(yè)務，包括租金、物業(yè)費、水電費、保證金等各項收支。-客觀性原則：以事實為依據(jù)，依據(jù)真實的業(yè)務憑證和記錄進行對賬，不得人為篡改或隱瞞數(shù)據(jù)。二、職責分工1.財務部門：-負責制定和完善財務對賬管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-定期收集、整理各類財務數(shù)據(jù)，編制對賬報表，與相關(guān)部門和商戶進行對賬。-對在對賬過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行調(diào)查、分析，提出處理意見和建議，并跟蹤落實情況。-負責保存完整的對賬記錄和相關(guān)資料，建立對賬檔案。2.招商部門：-負責提供準確的商戶入駐信息，包括商戶名稱、經(jīng)營范圍、租賃面積、租金標準、租賃期限等，確保財務部門獲取最新且準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。-協(xié)助財務部門與新入駐商戶進行首次財務對接，向商戶明確各項費用的收費標準和結(jié)算方式。-在涉及商戶合同變更（如租金調(diào)整、租賃面積變動等）時，及時將相關(guān)信息傳遞給財務部門，以便更新財務數(shù)據(jù)。3.運營部門：-負責收集和統(tǒng)計市場內(nèi)與運營相關(guān)的費用數(shù)據(jù)，如物業(yè)費的收繳情況、市場活動費用分攤等，并及時與財務部門核對。-協(xié)助財務部門處理商戶提出的與運營費用相關(guān)的疑問和爭議，提供必要的解釋和說明。-對市場內(nèi)商戶的經(jīng)營狀況進行實時關(guān)注，若發(fā)現(xiàn)商戶經(jīng)營異?？赡苡绊懾攧帐罩r，及時通知財務部門。4.商戶：-按照本市場規(guī)定和合同約定，按時提供準確的財務數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，配合財務部門完成對賬工作。-對財務部門發(fā)送的對賬信息進行認真核對，如有異議，應在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式反饋給財務部門，并提供詳細的說明和證據(jù)。三、對賬內(nèi)容1.租金對賬：-財務部門應根據(jù)招商部門提供的商戶租賃合同，核實租金計算的準確性，包括租金標準、租賃面積、租金起算日期、優(yōu)惠政策等因素。-每月定期統(tǒng)計商戶租金應收金額，并與實際收到的租金款項進行核對，確保應收租金與實收租金一致。對于未按時繳納租金的商戶，應及時進行催繳，并記錄催繳情況。-與商戶核對租金繳納明細，包括繳納日期、繳納金額、繳納方式等信息，確保雙方記錄一致。如存在租金減免、緩繳等特殊情況，應核實相關(guān)審批文件和手續(xù)是否完備。2.物業(yè)費對賬：-運營部門與財務部門共同確定物業(yè)費的收費標準和計算方式，確保數(shù)據(jù)準確無誤。財務部門按照規(guī)定的周期統(tǒng)計商戶物業(yè)費應收金額，并與運營部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)進行核對。-核對商戶物業(yè)費的實際繳納情況，與財務系統(tǒng)中的收款記錄進行比對。對于物業(yè)費欠費商戶，運營部門和財務部門應聯(lián)合進行催繳，分析欠費原因并制定相應措施。-向商戶提供物業(yè)費明細清單，包括費用期間、收費項目、收費標準等內(nèi)容，供商戶核對。商戶如有疑問，財務部門應及時進行解答和處理。3.水電費對賬：-工程部負責每月定期抄錄商戶的水電表讀數(shù)，計算水電費用量，并將數(shù)據(jù)提供給財務部門。財務部門根據(jù)水電單價，核算商戶水電費金額。-財務部門將核算后的水電費金額與商戶進行核對，確保商戶對水電費用量和金額無異議。如商戶對讀數(shù)或單價有疑問，工程部應協(xié)助財務部門進行復查和解釋。-核對水電費的繳納情況，確保財務系統(tǒng)中的收款記錄與商戶實際繳納金額一致。對于水電費欠費情況，及時進行催繳，并記錄相關(guān)情況。4.保證金對賬：-財務部門應建立保證金臺賬，詳細記錄每個商戶繳納的保證金金額、繳納日期、保證金類型（如租賃保證金、質(zhì)量保證金等）。-定期與商戶核對保證金余額，確保雙方記錄一致。在商戶退租或符合保證金退還條件時，財務部門應按照規(guī)定流程進行保證金退還操作，并及時更新臺賬。-與招商部門核對保證金相關(guān)信息，確保保證金的收取和退還符合合同約定和市場規(guī)定。5.其他費用對賬：-對于市場內(nèi)發(fā)生的其他費用，如垃圾清運費、廣告位費、停車費等，財務部門應按照相應的收費標準和業(yè)務流程進行核算和對賬。-與相關(guān)業(yè)務部門（如運營部、工程部等）核對費用的發(fā)生情況和數(shù)據(jù)準確性，確保財務記錄與實際業(yè)務相符。-向商戶提供其他費用的明細清單，與商戶進行核對，處理商戶提出的疑問和異議。四、對賬流程1.定期對賬安排：-財務部門應制定詳細的對賬計劃，明確每月、每季度的對賬工作安排。一般情況下，每月進行一次租金、物業(yè)費、水電費等日常費用的初步對賬，每季度進行一次全面對賬，并形成書面報告。-在每個對賬周期開始前，財務部門應提前向相關(guān)部門和商戶發(fā)送對賬通知，告知對賬期間、對賬內(nèi)容和對賬方式等信息。2.數(shù)據(jù)準備：-財務部門在對賬前，應整理和匯總各類財務數(shù)據(jù)，生成相應的對賬報表，如應收賬款明細表、收款明細表、費用明細清單等。報表應清晰、準確地反映各項財務數(shù)據(jù)的詳細信息。-相關(guān)業(yè)務部門（招商部、運營部、工程部等）應按照財務部門的要求，準備好與業(yè)務相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，如合同文件、抄表記錄、費用統(tǒng)計報表等，以便進行核對。-商戶應整理自身的財務記錄和繳費憑證，準備好與市場財務部門進行對賬。3.初步核對：-財務部門將生成的對賬報表發(fā)送給相關(guān)部門和商戶，相關(guān)部門和商戶在收到報表后，應在規(guī)定時間內(nèi)（一般為3-5個工作日）進行初步核對。-相關(guān)部門核對數(shù)據(jù)后，如發(fā)現(xiàn)差異，應及時與財務部門溝通，共同查找原因。對于能夠當場解決的問題，應立即進行調(diào)整和處理。-商戶核對報表后，如對數(shù)據(jù)有異議，應填寫《對賬差異反饋表》，詳細說明差異內(nèi)容和原因，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給財務部門。4.調(diào)查核實：-財務部門收到相關(guān)部門或商戶反饋的對賬差異信息后，應及時組織調(diào)查核實。針對不同類型的差異，與相關(guān)業(yè)務部門協(xié)同工作，查閱原始憑證、業(yè)務記錄等資料，進行詳細的數(shù)據(jù)分析和比對。-對于因財務記賬錯誤導致的差異，財務部門應及時進行賬務調(diào)整；對于因業(yè)務操作不規(guī)范或信息傳遞不暢引起的差異，相關(guān)業(yè)務部門應立即整改，并確保后續(xù)業(yè)務操作的準確性。5.結(jié)果確認：-在完成調(diào)查核實和問題處理后，財務部門應將最終的對賬結(jié)果以書面形式（如《對賬確認函》）發(fā)送給相關(guān)部門和商戶。相關(guān)部門和商戶應在收到確認函后的2個工作日內(nèi)進行簽字確認，并反饋給財務部門。-如相關(guān)部門或商戶對最終對賬結(jié)果仍有異議，應再次向財務部門提出書面申訴，財務部門應重新進行調(diào)查和溝通，直至雙方達成一致意見。6.資料歸檔：-對賬工作完成后，財務部門應將所有與對賬相關(guān)的資料進行整理歸檔，包括對賬報表、差異反饋表、調(diào)查核實記錄、對賬確認函等。歸檔資料應保存完整，以備后續(xù)查閱和審計。-建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應定期進行備份，紙質(zhì)檔案應妥善保管在專門的檔案柜中，確保檔案的安全性和完整性。五、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督：-財務部門應定期對自身的對賬工作進行自查，確保對賬流程的執(zhí)行符合規(guī)定，數(shù)據(jù)處理準確無誤。-公司內(nèi)部審計部門應定期對財務對賬工作進行審計監(jiān)督，檢查對賬制度的執(zhí)行情況、對賬數(shù)據(jù)的真實性和準確性，以及問題處理的及時性和有效性。-對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，財務部門和相關(guān)業(yè)務部門應按照要求進行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。2.考核機制：-建立對賬工作考核制度，將對賬工作的完成情況納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。考核指標包括對賬的及時性、準確性、問題解決率等。-對于在對賬工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當?shù)莫剟?，如績效加分、獎金等；對于因工作失誤導致對賬錯誤或延誤，給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處罰。-定期對考核結(jié)果進行公示，接受全體員工的監(jiān)督，確?？己说墓?、公正、公開。六、特殊情況處理1.商戶變更：-當商戶發(fā)生變更（如轉(zhuǎn)讓、注銷等）時，招商部門應及時通知財務部門。財務部門應對該商戶的財務往來進行全面清理和核對，確保各項費用結(jié)清，保證金處理符合規(guī)定。-在商戶變更手續(xù)辦理過程中，財務部門應提供必要的財務資料和證明，協(xié)助完成相關(guān)手續(xù)。如存在未結(jié)清的財務款項，應明確責任主體，并采取相應的追收措施。2.數(shù)據(jù)丟失或損壞：-如遇財務數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，財務部門應立即啟動數(shù)據(jù)恢復程序。利用備份數(shù)據(jù)進行恢復，并及時對數(shù)據(jù)進行檢查和核對，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。-如備份數(shù)據(jù)也無法使用，財務部門應聯(lián)合相關(guān)業(yè)務部門，根據(jù)原始憑證、業(yè)務記錄等資料，重新整理和錄入財務數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)恢復和整理過程中，應進行嚴格的審核和監(jiān)督，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。3.重大財務差異：-若在對賬過程中發(fā)現(xiàn)重大財務差異（如金額較大、涉及多個業(yè)務環(huán)節(jié)等），財務部門應立即成立專項調(diào)查小組，對差異進行深入調(diào)查。-專項調(diào)查小組應制定詳細的調(diào)查方案，明確調(diào)查步驟和責任分工。在調(diào)查過程中，應收集充分的證據(jù)，分析差異產(chǎn)生的原因，并提出相應的處理建議。-對于因重大財務差異可能導致的經(jīng)濟損失或法律風險，公司應及時采取措施進行防范和處理，如與商戶協(xié)商解決、尋求法律幫助等。七、培訓與溝通1.培訓機制：-財務部門應定期組織內(nèi)部培訓，向相關(guān)業(yè)務部門人員講解財務對賬的重要性、流程和方法，提高各部門人員的財務意識和對賬能力。-針對新入職員工或業(yè)務流程發(fā)生重大變化時，及時開展專項培訓，確保員工熟悉財務對賬工作要求和操作規(guī)范。-鼓勵員工參加外部財務培訓課程和學習活動，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平。2.溝通協(xié)調(diào)：-建立定期的財務對賬溝通會議制度，由財務部門牽頭，相關(guān)業(yè)務部門參加。會議主要通報對賬工作進展情況、分析存在的問題、協(xié)調(diào)解決工作中的困難和矛盾。-加強財務部門與商戶之