事業(yè)單位檔案庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案庫(kù)管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于事業(yè)單位檔案庫(kù)的管理工作，包括各類文書檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案庫(kù)實(shí)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。二、檔案收集（一）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)來(lái)文、指示、批復(fù)等。2.本單位文件：各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、決定等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同、協(xié)議、技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。6.其他檔案：如基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，符合檔案整理規(guī)范。3.對(duì)重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，并做好登記。（三）收集流程1.各部門在完成工作后，應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料整理好，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門補(bǔ)充或修正。3.經(jīng)審核合格的檔案，進(jìn)行編號(hào)、登記，納入檔案庫(kù)管理。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。2.人事檔案：按照干部檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法分類。5.其他檔案：分別按照各自的特點(diǎn)進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案：對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編號(hào)、編目、裝盒等操作。2.人事檔案：對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、裝訂等整理工作。3.業(yè)務(wù)檔案：對(duì)各類業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案保管期限，定期對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理歸檔。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理后的檔案應(yīng)便于保管和利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度控制設(shè)備等。3.對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）檔案裝具1.根據(jù)檔案類型和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案盒、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，具備防蟲、防潮、防火等功能。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案分類順序，將整理好的檔案存放于檔案架或檔案盒中。2.建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。3.對(duì)重要和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、數(shù)字化備份等。（四）檔案保管期限1.各類檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和單位規(guī)章制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以滿足單位工作需要和社會(huì)利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱檔案。（三）利用流程1.本單位人員查閱檔案：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案：需出具單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案：按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)后，檔案管理部門予以配合。（四）利用登記1.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱檔案內(nèi)容等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)保存完好，以備查詢。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、涂改、丟失檔案。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定銷毀清單。3.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）銷毀登記對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)登記，包括銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。銷毀登記記錄應(yīng)永久保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱人次、借閱次數(shù)、利用檔案內(nèi)容等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法定期對(duì)檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，采用手工統(tǒng)計(jì)和電子表格相結(jié)合的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表每月、每季度、每年編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)送，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化工作1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.規(guī)范電子檔案的整理、存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息安全1.采取安全防護(hù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全，防止信息泄露和被篡改。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查定期對(duì)檔案庫(kù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核機(jī)制建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入單位績(jī)效考核體系，對(duì)檔