旅游公司采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范旅游公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于旅游產(chǎn)品采購(gòu)、物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)部的整體管理工作，制定采購(gòu)工作計(jì)劃和目標(biāo)。審核采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)策略和預(yù)算。管理采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，監(jiān)督采購(gòu)工作的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。收集、整理采購(gòu)相關(guān)信息，建立供應(yīng)商檔案。（二）其他部門(mén)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)需求。參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)、質(zhì)量等方面的評(píng)審。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)驗(yàn)收采購(gòu)物資或服務(wù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的付款審核和支付。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量控制部門(mén)參與采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。對(duì)采購(gòu)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估采購(gòu)的必要性、合理性和可行性。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門(mén)安排采購(gòu)工作。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等信息。3.組織相關(guān)部門(mén)對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)專(zhuān)員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。4.將簽訂后的采購(gòu)合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，作為采購(gòu)執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)合同，填寫(xiě)《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.《采購(gòu)訂單》經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。（六）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并及時(shí)反饋生產(chǎn)進(jìn)度和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。2.采購(gòu)專(zhuān)員定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)采取措施，如催促供應(yīng)商加快進(jìn)度、要求更換產(chǎn)品或服務(wù)等，并向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)。（七）驗(yàn)收與付款1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，需求部門(mén)組織質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，并提交至采購(gòu)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)《驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照合同約定支付貨款。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案。2.年度采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行匯總和平衡，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定年度采購(gòu)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)工作，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需由需求部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷提高預(yù)算管理水平。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問(wèn)題。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，如尋找多家供應(yīng)商，以應(yīng)對(duì)供應(yīng)商突發(fā)違約情況。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、檢測(cè)報(bào)告等。對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如扣除貨款、終止合作等。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，如采用固定價(jià)格、浮動(dòng)價(jià)格等方式。建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。遇到重大法律問(wèn)題時(shí)，及時(shí)咨詢(xún)公司法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)律師。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：采購(gòu)物資或服務(wù)的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率。2.采購(gòu)質(zhì)量：采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收合格率。3.采購(gòu)效率：采購(gòu)訂單的按時(shí)交貨率、采購(gòu)周期等。4.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商的滿(mǎn)意度、供應(yīng)商投訴率等。（二）評(píng)估方法1.定期收集采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、供應(yīng)商反饋等。2.根據(jù)評(píng)估指標(biāo)，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行量化評(píng)估，計(jì)算各項(xiàng)指標(biāo)的得分。3.采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、相關(guān)部門(mén)評(píng)價(jià)等相結(jié)合的方式，綜合評(píng)估采購(gòu)人員的工作績(jī)效。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果與采購(gòu)人員的薪酬、獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，總結(jié)采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化采購(gòu)管理流程。七、采購(gòu)檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購(gòu)申請(qǐng)文件，包括《采購(gòu)申請(qǐng)表》及相關(guān)審批文件。2.采購(gòu)合同，包括采購(gòu)合同文本、補(bǔ)充協(xié)議等。3.采購(gòu)訂單，包括《采購(gòu)訂單》及相關(guān)變更記錄。4.供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、評(píng)估報(bào)告、合作記錄等。5.驗(yàn)收文件，包括《驗(yàn)收單》、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.付款憑證，包括發(fā)票、付款申請(qǐng)單、付款記錄等。7.其他與采購(gòu)相關(guān)的文件，如談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理的要求，對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案目錄。3.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.因特殊情況需要