幼兒園班級文件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)幼兒園班級文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高班級工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園內(nèi)所有班級。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：班級文件由班級教師負(fù)責(zé)集中管理，確保文件的有序存放和有效利用。2.分類歸檔原則：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括上級部門下發(fā)的各類文件、幼兒園制定的規(guī)章制度、班級工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.教學(xué)文件：如教學(xué)大綱、教案、教學(xué)活動記錄、幼兒學(xué)習(xí)資料等。3.家園共育文件：家長溝通記錄、家長會資料、家園聯(lián)系手冊等。4.安全衛(wèi)生文件：安全檢查記錄、衛(wèi)生消毒記錄、食品安全文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如班級活動照片、視頻等資料。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對每類文件進(jìn)行編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式，例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政文件類別代碼，“001”表示該類別文件的順序號。具體類別代碼如下：1.行政文件：XZ2.教學(xué)文件：JX3.家園共育文件：JY4.安全衛(wèi)生文件：AQ5.其他文件：QT三、文件收集與整理（一）文件收集1.班級教師應(yīng)及時收集各類文件，確保文件的完整性。對于上級部門下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后第一時間進(jìn)行登記和傳閱。2.在教學(xué)活動、家園溝通、安全衛(wèi)生管理等工作中產(chǎn)生的文件，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將文件交予班級教師進(jìn)行統(tǒng)一收集。3.鼓勵班級教師主動收集與班級工作相關(guān)的各類資料，如教育教學(xué)資源、幼兒成長記錄等。（二）文件整理1.班級教師收到文件后，應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。對于同一類文件，應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對文件進(jìn)行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。編號章應(yīng)包含文件類別代碼、年份和順序號。3.對于紙張較大或較多的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與A4紙一致，便于裝訂和存放。4.去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，防止損壞文件。四、文件歸檔（一）歸檔時間1.每月末，班級教師應(yīng)對當(dāng)月收集和整理的文件進(jìn)行歸檔。2.學(xué)期末，應(yīng)對本學(xué)期所有文件進(jìn)行全面歸檔，形成學(xué)期檔案。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序裝訂成冊，每冊檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、編號、日期等信息。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行存儲，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案類別一致。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在移動硬盤或云端等安全可靠的存儲設(shè)備中。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案一致。3.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、學(xué)期等信息，便于查找和管理。五、文件借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.班級教師因工作需要可借閱本班檔案，但應(yīng)在借閱后及時歸還。2.幼兒園其他部門或人員因工作需要借閱班級檔案，需經(jīng)班級教師同意，并填寫《文件借閱登記表》。借閱期限一般不得超過一周，如需延長借閱時間，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）借閱登記1.借閱人應(yīng)在《文件借閱登記表》上填寫借閱日期、文件名稱、編號、借閱理由等信息，并簽字確認(rèn)。2.《文件借閱登記表》應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）文件使用1.借閱人應(yīng)愛護(hù)借閱的文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向班級教師報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.借閱人如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)班級教師同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。復(fù)印或摘錄的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時應(yīng)確保文件完好無損。2.班級教師應(yīng)對歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。六、文件保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任班級文件由班級教師負(fù)責(zé)保管，確保文件的安全和完整。班級教師應(yīng)定期對文件進(jìn)行整理和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）保管環(huán)境1.文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案柜中，避免文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.檔案柜應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行擦拭和消毒。（三）維護(hù)措施1.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，確保電子文件的安全和可用。如發(fā)現(xiàn)電子文件損壞或丟失，應(yīng)及時從備份中恢復(fù)。3.對于超過保管期限或已無保存價值的文件，應(yīng)按照幼兒園的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀文件時應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、編號、銷毀日期等信息，并由班級教師和相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及幼兒園機(jī)密信息的文件，如招生計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.涉及幼兒個人隱私的文件，如幼兒健康檔案、家庭信息等。3.其他需要保密的文件。（二）保密措施1.班級教師應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將保密文件泄露給無關(guān)人員。2.在文件的收集、整理、歸檔、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息的泄露。3.對于涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”印章，并注明保密期限。（三）監(jiān)督檢查幼兒園應(yīng)定期對班級文件保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)有違反保密制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、文件信息化管理（一）建立電子文件管理系統(tǒng)幼兒園應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化收集、整理、歸檔、檢索和利用。班級教師應(yīng)將電子文件及時上傳至電子文件管理系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類和標(biāo)注。（二）電子文件備份電子文件應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)文件的重要程度和變化頻率確定，一般每周或每月進(jìn)行一次備份。（三）電子文件安全管理1.加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.定期對電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.對電子文件的傳輸和存儲