大公司行政物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物品管理，規(guī)范行政物品的采購(gòu)、使用、保管及報(bào)廢等流程，合理控制行政費(fèi)用，提高行政物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有行政物品管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政物品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理。2.節(jié)約高效原則：在滿足工作需要的前提下，盡量節(jié)約行政物品采購(gòu)成本，提高物品使用效率。3.責(zé)任到人原則：明確行政物品采購(gòu)、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保管理責(zé)任落實(shí)到位。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定行政物品管理制度及年度采購(gòu)計(jì)劃。2.組織實(shí)施行政物品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放及報(bào)廢等工作。3.定期對(duì)行政物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。4.監(jiān)督檢查各部門行政物品的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)等問(wèn)題。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門行政物品的申購(gòu)、領(lǐng)用及使用管理。2.配合行政部門做好行政物品的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息。3.合理使用行政物品，避免浪費(fèi)和損壞，如有丟失或損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并說(shuō)明原因。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核行政物品采購(gòu)預(yù)算及費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)行政物品采購(gòu)、使用等情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃、人員變動(dòng)情況及實(shí)際需求，于每年年底制定下一年度行政物品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如因工作需要臨時(shí)增加采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)填寫《行政物品申購(gòu)單》，按審批流程辦理。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。2.確定供應(yīng)商后，簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門組織驗(yàn)收。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.行政物品的驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、產(chǎn)品說(shuō)明書及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。（二）驗(yàn)收流程1.行政部門收到采購(gòu)人員通知后，組織相關(guān)人員對(duì)到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的各項(xiàng)信息，填寫《行政物品驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。4.驗(yàn)收合格的物品方可辦理入庫(kù)手續(xù)。五、入庫(kù)管理（一）入庫(kù)登記1.行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的《行政物品驗(yàn)收單》，對(duì)入庫(kù)物品進(jìn)行詳細(xì)登記，建立庫(kù)存臺(tái)賬。2.庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。（二）存放管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物品的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，確保物品擺放整齊、有序，便于查找和管理。2.對(duì)貴重物品、易燃易爆物品等應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。六、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門如需領(lǐng)用行政物品，應(yīng)填寫《行政物品領(lǐng)用單》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字。2.《行政物品領(lǐng)用單》交行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員審核，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用人員憑簽字后的《行政物品領(lǐng)用單》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物品。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，合理確定行政物品的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，確保物品發(fā)放公平、公正、合理。2.對(duì)于消耗性物品，如辦公用品等，應(yīng)按照規(guī)定的用量和周期進(jìn)行發(fā)放。3.對(duì)于耐用性物品，如辦公設(shè)備等，應(yīng)根據(jù)使用年限和實(shí)際情況進(jìn)行更換或維修。七、使用管理（一）使用要求1.使用部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作方法使用行政物品，不得擅自改變用途或違規(guī)操作。2.對(duì)貴重物品和精密設(shè)備，使用人員應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后上崗操作，確保正確使用和維護(hù)。3.使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)物品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，以便安排維修或更換。（二）節(jié)約使用1.各部門應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，倡導(dǎo)節(jié)約使用行政物品，避免浪費(fèi)。2.對(duì)于可重復(fù)使用的物品，如紙張、文件袋等，應(yīng)盡量減少浪費(fèi)，提倡雙面使用和回收再利用。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門行政物品使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)節(jié)約使用表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。八、保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物品存放安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立物品出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格控制物品的出入庫(kù)數(shù)量和流向。（二）安全管理1.對(duì)易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，并采取必要的安全防護(hù)措施。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保消防安全和人員安全。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)安全意識(shí)，定期檢查倉(cāng)庫(kù)安全情況，及時(shí)消除安全隱患。九、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)周期1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期分為月度小盤點(diǎn)、季度中盤點(diǎn)和年度大盤點(diǎn)。2.月度小盤點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)管理人員自行組織，對(duì)部分重點(diǎn)物品進(jìn)行盤點(diǎn)。3.季度中盤點(diǎn)由行政部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)人員參與，對(duì)全部行政物品進(jìn)行盤點(diǎn)。4.年度大盤點(diǎn)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織，財(cái)務(wù)、行政等部門共同參與，對(duì)全年行政物品進(jìn)行全面盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)方法1.盤點(diǎn)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)庫(kù)存物品逐一進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫《行政物品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄物品的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、存放位置等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)表交倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并填寫《行政物品盤盈盤虧報(bào)告表》，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審核。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對(duì)于盤盈的物品，應(yīng)查明原因，如屬于采購(gòu)時(shí)多購(gòu)或其他原因?qū)е碌?，?yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。2.對(duì)于盤虧的物品，應(yīng)查明原因，如屬于正常損耗、丟失或損壞等，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。屬于責(zé)任人原因造成的損失，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。3.行政部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)行政物品管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施，不斷完善行政物品管理制度。十、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.行政物品符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且無(wú)法正常使用或維修的。因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰且無(wú)使用價(jià)值的。因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞且無(wú)法修復(fù)的。其他經(jīng)鑒定確實(shí)已無(wú)使用價(jià)值的。2.對(duì)于貴重物品和大型設(shè)備的報(bào)廢，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報(bào)告。（二）報(bào)廢流程1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)行政物品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并提交相關(guān)證明材料。2.《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人審批。3.行政部門負(fù)責(zé)人審批同意后，將報(bào)廢申請(qǐng)單交財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門組織對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行清理，并填寫《行政物品報(bào)廢清單》，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置