單位女職工檔案管理制度總則1.目的為加強(qiáng)單位女職工檔案管理，保證女職工檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，維護(hù)女職工的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范女職工檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，為單位人力資源管理提供有力支持，促進(jìn)單位與女職工的共同發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于單位全體女職工檔案的管理。包括在職女職工、離職女職工以及退休女職工檔案的管理。3.基本原則真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映女職工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。完整性原則：全面收集女職工在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面形成的各類文件材料，確保檔案資料齊全。保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管女職工檔案，防止檔案信息泄露。規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，保證檔案的質(zhì)量和管理效率。檔案內(nèi)容及分類1.個(gè)人基本信息包括女職工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。提供身份證、戶口本、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料的復(fù)印件。2.工作經(jīng)歷記錄女職工在本單位及其他工作單位的工作起止時(shí)間、工作崗位、工作職責(zé)、工作業(yè)績等信息。提供勞動(dòng)合同、工作證明、業(yè)績考核材料、獎(jiǎng)勵(lì)處罰文件等相關(guān)材料。3.教育培訓(xùn)涵蓋女職工參加的各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)成績等。提供培訓(xùn)證書、學(xué)習(xí)成績單、學(xué)歷學(xué)位變更材料等。4.薪酬福利包含女職工的工資待遇、獎(jiǎng)金分配、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇等方面的記錄。提供工資條、社保繳納記錄、福利發(fā)放憑證等材料。5.職業(yè)發(fā)展記錄女職工的職業(yè)規(guī)劃、晉升情況、崗位變動(dòng)等信息。提供晉升文件、崗位調(diào)整通知、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書等。6.獎(jiǎng)懲情況詳細(xì)記載女職工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰，包括獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的原因、時(shí)間、頒發(fā)單位等。提供獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定書等相關(guān)材料。7.勞動(dòng)合同管理包括勞動(dòng)合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等情況的記錄。提供勞動(dòng)合同文本、解除/終止勞動(dòng)合同證明等。8.健康與醫(yī)療記錄女職工的健康狀況、體檢報(bào)告、病假記錄、工傷情況等。提供體檢報(bào)告、病假條、工傷認(rèn)定文件等材料。9.其他重要材料如女職工的榮譽(yù)稱號(hào)、社會(huì)兼職、參加的重要活動(dòng)等相關(guān)材料。提供榮譽(yù)證書、兼職證明、活動(dòng)參與記錄等。檔案收集1.收集責(zé)任各部門負(fù)責(zé)本部門女職工檔案材料的收集工作，并指定專人負(fù)責(zé)。收集人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.收集時(shí)間新入職女職工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將個(gè)人檔案材料提交至人力資源部。涉及女職工檔案信息變更的材料，應(yīng)在變更發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至人力資源部。定期收集檔案材料，每年[具體時(shí)間]對(duì)女職工檔案進(jìn)行全面梳理和補(bǔ)充。3.收集范圍按照檔案內(nèi)容及分類的要求，全面收集女職工工作、學(xué)習(xí)、生活等各方面形成的各類文件材料。包括但不限于上述提到的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理步驟分類：按照檔案內(nèi)容及分類的要求，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。編號(hào)：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、材料名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的女職工檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全。2.保管要求檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的檔案材料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，防止檔案信息丟失。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案被篡改、丟失或泄露。3.保管期限女職工檔案長期保管，直至其退休后按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于涉及重要事件或特殊情況的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。檔案利用1.利用范圍單位內(nèi)部人力資源管理部門在進(jìn)行人員招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利管理等工作時(shí)，可以查閱女職工檔案。紀(jì)檢監(jiān)察部門在進(jìn)行調(diào)查核實(shí)工作時(shí)，可根據(jù)需要查閱相關(guān)女職工檔案。法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱檔案的情況。2.利用程序查閱申請(qǐng)：查閱人員需填寫《女職工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至人力資源部。審批：人力資源部對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員在檔案保管人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如有特殊需要，需另行申請(qǐng)。3.借閱管理借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱女職工檔案的，借閱人員需填寫《女職工檔案借閱申請(qǐng)表》，說明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還：借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案保管人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立女職工檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案信息的共享和查詢。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理檔案信息變更情況，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。3.信息安全管理采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。檔案保密與安全1.保密規(guī)定檔案保管人員及其他接觸檔案的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得私自將檔案帶出單位或轉(zhuǎn)借他人。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究責(zé)任。2.安全措施加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞原因女職工離職、退休、調(diào)動(dòng)工作等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞程序轉(zhuǎn)出申請(qǐng)：由女職工本人或接收單位填寫《女職工檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。審批：經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，人力資源部辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。轉(zhuǎn)遞方式：通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，并保留轉(zhuǎn)遞憑證。接收確認(rèn)：檔案轉(zhuǎn)遞后，及時(shí)與接收單位確認(rèn)檔案是否收到，并要求接收單位出具檔案接收證明。檔案審核與更新1.審核機(jī)制定期對(duì)女職工檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。審核工作由人力資源部牽頭，會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行，審核結(jié)果作為單位人力資源管理決策的重要依據(jù)。2.更新要求當(dāng)女職工檔案信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案更新手續(xù)，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。對(duì)于審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情況進(jìn)行更正或補(bǔ)充。檔案銷毀1.銷毀條件女職工檔案保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。因其他特殊原因需要銷毀檔案的，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。2.銷毀程序編制銷毀清冊(cè)：檔案保管人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和登記，編制《女職工檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。審批：《女職工檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。銷毀實(shí)施：