公司行政部費用管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政部費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項行政工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部及下屬各部門在開展行政管理活動過程中發(fā)生的各項費用支出。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：行政部費用支出應(yīng)嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行，確保各項費用在預(yù)算范圍內(nèi)開支。2.合規(guī)性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定以及財務(wù)制度的要求。3.效益性原則：在保證行政工作質(zhì)量的前提下，合理安排費用，降低行政成本，提高資金使用效益。4.審批流程規(guī)范原則：所有費用支出均需按照規(guī)定的審批流程進行審批，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、透明。二、費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部應(yīng)于每年年末根據(jù)公司下一年度的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營計劃以及行政工作重點，編制下一年度行政部費用預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)涵蓋行政部各項費用支出，包括但不限于辦公用品費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、車輛使用費、辦公設(shè)備購置及維護費、會議費、培訓(xùn)費等。3.各項費用預(yù)算應(yīng)根據(jù)實際工作需求，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)及市場行情進行合理估算，并詳細(xì)說明費用支出的用途、金額及計算依據(jù)。（二）預(yù)算審批1.行政部費用預(yù)算編制完成后，需提交公司財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)從預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、與公司整體預(yù)算的協(xié)調(diào)性等方面進行審核，并提出修改意見。2.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后的行政部費用預(yù)算，報公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司整體經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況以及行政工作的重要性等因素，對預(yù)算進行最終審定。（三）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.行政部應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)審批后的費用預(yù)算執(zhí)行，確保各項費用支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，行政部應(yīng)提前向公司財務(wù)部門提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額及對其他費用項目的影響。3.財務(wù)部門對行政部提出的預(yù)算調(diào)整申請進行審核，并報公司管理層審批。經(jīng)審批同意后的預(yù)算調(diào)整申請，行政部方可按照新的預(yù)算執(zhí)行。三、費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.所有費用報銷必須取得合法有效的報銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。報銷憑證應(yīng)注明日期、單位名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，并加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得開具虛假發(fā)票或與實際業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在虛假或不符合規(guī)定的情況，公司將不予報銷，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.除發(fā)票外，對于一些特殊費用支出，如差旅費中的火車票、飛機票等，還需提供相關(guān)的行程單、登機牌等作為報銷憑證的附件。（二）報銷流程1.費用發(fā)生：行政部員工在開展行政管理活動過程中發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時收集整理相關(guān)報銷憑證，并按照公司規(guī)定填寫費用報銷單。2.部門負(fù)責(zé)人審核：費用報銷單填寫完成后，先由部門負(fù)責(zé)人進行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，對費用支出的真實性、合理性、必要性進行審核，并簽署審核意見。3.財務(wù)部門審核：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后的費用報銷單，提交公司財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門主要審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及費用報銷是否符合公司相關(guān)規(guī)定和財務(wù)制度的要求。如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關(guān)信息。4.管理層審批：財務(wù)部門審核通過后的費用報銷單，報公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)費用金額大小、業(yè)務(wù)重要程度等因素，對費用報銷進行最終審批。5.報銷支付：經(jīng)公司管理層審批同意后的費用報銷單，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行報銷支付。報銷款項原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至報銷人提供的銀行賬戶。（三）報銷時間規(guī)定1.行政部員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)完成費用報銷單的填寫和提交工作。如因特殊原因未能及時報銷，需提前向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并在原因消除后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)在收到費用報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。如遇特殊情況需要延長審核時間，財務(wù)部門應(yīng)及時向報銷人說明原因。3.公司管理層應(yīng)在收到財務(wù)部門提交的費用報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。四、各項費用管理細(xì)則（一）辦公用品費1.辦公用品的采購應(yīng)遵循“按需采購、合理庫存”的原則，由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部應(yīng)定期對辦公用品的庫存進行盤點，根據(jù)庫存情況和實際需求制定采購計劃。2.辦公用品的采購應(yīng)選擇具有良好信譽的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進行招投標(biāo)或詢價等程序，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。3.行政部應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用登記制度，員工領(lǐng)用辦公用品時需填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。領(lǐng)用登記表應(yīng)妥善保存，以備核查。4.辦公用品費用報銷時，應(yīng)提供辦公用品采購發(fā)票、采購清單、領(lǐng)用登記表等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明辦公用品的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息，采購清單應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容一致。（二）差旅費1.員工因公務(wù)需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差事由、目的地、出發(fā)日期、返回日期等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.差旅費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。交通費用應(yīng)根據(jù)出差的實際情況選擇合適的交通工具，并按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷；住宿費用應(yīng)選擇符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的酒店或賓館，并按照實際發(fā)生金額報銷；餐飲補貼應(yīng)按照出差天數(shù)和公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)計算發(fā)放。3.員工出差期間應(yīng)妥善保存相關(guān)報銷憑證，如火車票、飛機票、住宿費發(fā)票、餐飲發(fā)票等。報銷憑證應(yīng)注明日期、出發(fā)地、目的地、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，并加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。4.差旅費報銷時，應(yīng)填寫差旅費報銷單，并附上出差申請表、報銷憑證等相關(guān)材料。差旅費報銷單應(yīng)注明出差天數(shù)、交通費用、住宿費用、餐飲補貼等明細(xì)信息，并由出差人簽字確認(rèn)。（三）業(yè)務(wù)招待費1.業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，用于公司與客戶、合作伙伴等進行業(yè)務(wù)往來時的招待支出。2.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循“必要、合理、節(jié)儉”的原則，根據(jù)業(yè)務(wù)往來的實際情況和重要程度合理安排招待規(guī)格和費用支出。嚴(yán)禁利用業(yè)務(wù)招待之名進行公款吃喝、娛樂等違規(guī)行為。3.業(yè)務(wù)招待費報銷時，應(yīng)提供業(yè)務(wù)招待費發(fā)票、招待清單、招待事由說明等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明招待日期、招待對象、招待內(nèi)容、金額等信息，招待清單應(yīng)詳細(xì)列出招待的菜品、酒水、飲料等明細(xì)信息，招待事由說明應(yīng)簡要說明招待的原因和目的。4.業(yè)務(wù)招待費報銷單應(yīng)注明招待日期、招待對象、招待事由、招待費用金額等信息，并由招待人和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核業(yè)務(wù)招待費的報銷憑證，對于不符合規(guī)定的報銷申請，不予報銷。（四）通訊費1.公司為員工提供通訊補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。員工應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用通訊費用，確保通訊暢通。2.通訊費報銷時，員工應(yīng)提供通訊費發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報銷流程進行審批。發(fā)票上應(yīng)注明手機號碼、通訊費用金額等信息。3.如員工的通訊費用超出公司規(guī)定的補貼標(biāo)準(zhǔn)，超出部分由員工自行承擔(dān)，公司不予報銷。（五）車輛使用費1.公司車輛主要用于公司公務(wù)活動，車輛使用應(yīng)遵循“統(tǒng)一調(diào)度、合理安排、安全第一”的原則。行政部應(yīng)建立車輛使用登記制度，對車輛的使用情況進行詳細(xì)記錄，包括使用日期、使用部門、使用人、目的地、行駛里程等信息。2.車輛維修保養(yǎng)費用由行政部統(tǒng)一安排，選擇具有資質(zhì)的維修保養(yǎng)廠家進行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)前，應(yīng)填寫車輛維修保養(yǎng)申請表，注明維修保養(yǎng)項目、預(yù)計費用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。維修保養(yǎng)完成后，應(yīng)提供維修保養(yǎng)發(fā)票、維修保養(yǎng)清單等相關(guān)憑證，發(fā)票上應(yīng)注明維修保養(yǎng)日期、維修保養(yǎng)項目、金額等信息，維修保養(yǎng)清單應(yīng)詳細(xì)列出維修保養(yǎng)的具體內(nèi)容。3.車輛加油費用由行政部統(tǒng)一辦理加油卡，員工使用車輛時應(yīng)憑加油卡加油，并在加油后及時將加油小票交行政部登記。加油費用報銷時，應(yīng)提供加油發(fā)票、加油小票等相關(guān)憑證，發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油金額、加油車輛車牌號等信息。4.車輛保險費用由行政部統(tǒng)一辦理，按照公司規(guī)定的保險期限和保險金額進行投保。保險費用報銷時，應(yīng)提供保險發(fā)票、保險合同等相關(guān)憑證，發(fā)票上應(yīng)注明保險期限、保險金額、保險費用金額等信息。（六）辦公設(shè)備購置及維護費1.辦公設(shè)備的購置應(yīng)根據(jù)公司行政工作的實際需求，由行政部提出購置申請，填寫辦公設(shè)備購置申請表，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置原因等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.辦公設(shè)備的購置應(yīng)選擇具有良好信譽的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進行招投標(biāo)或詢價等程序，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。3.辦公設(shè)備購置費用報銷時，應(yīng)提供辦公設(shè)備購置發(fā)票、采購合同、驗收報告等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明辦公設(shè)備的具體名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價等信息，采購合同應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容一致，驗收報告應(yīng)由使用部門或相關(guān)人員簽字確認(rèn)，證明辦公設(shè)備已驗收合格。4.辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)費用由行政部統(tǒng)一安排，選擇具有資質(zhì)的維修保養(yǎng)廠家進行維護保養(yǎng)。維護保養(yǎng)前，應(yīng)填寫辦公設(shè)備維修保養(yǎng)申請表，注明維修保養(yǎng)項目、預(yù)計費用等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。維修保養(yǎng)完成后，應(yīng)提供維修保養(yǎng)發(fā)票、維修保養(yǎng)清單等相關(guān)憑證，發(fā)票上應(yīng)注明維修保養(yǎng)日期、維修保養(yǎng)項目、金額等信息，維修保養(yǎng)清單應(yīng)詳細(xì)列出維修保養(yǎng)的具體內(nèi)容。（七）會議費1.會議的組織和安排由行政部負(fù)責(zé)，會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理安排會議時間、地點、參會人員等。會議前，行政部應(yīng)制定會議預(yù)算，包括會議場地租賃費用、會議設(shè)備租賃費用、會議資料印刷費用、餐飲費用等，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.會議費用報銷時，應(yīng)提供會議發(fā)票、會議通知、參會人員名單、會議預(yù)算執(zhí)行情況表等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明會議日期、會議地點、會議內(nèi)容、金額等信息，會議通知應(yīng)明確會議的主題、時間、地點、參會人員等信息，參會人員名單應(yīng)詳細(xì)列出參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，會議預(yù)算執(zhí)行情況表應(yīng)詳細(xì)列出會議各項費用的實際支出情況。3.會議結(jié)束后，行政部應(yīng)及時對會議費用進行結(jié)算，并編制會議費用結(jié)算報告，報公司管理層審批。（八）培訓(xùn)費1.員工參加培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)公司培訓(xùn)計劃或工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或行政部統(tǒng)一安排，并填寫培訓(xùn)申請表，注明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用等信息，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.培訓(xùn)費用應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)課程的實際收費標(biāo)準(zhǔn)進行報銷，如因特殊情況需要超出預(yù)算支付培訓(xùn)費用，需提前向公司管理層說明情況，并經(jīng)審批同意后方可報銷。3.培訓(xùn)費用報銷時，應(yīng)提供培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用金額等信息，培訓(xùn)通知應(yīng)明確培訓(xùn)的主題、時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容等信息，培訓(xùn)簽到表應(yīng)詳細(xì)列出參加培訓(xùn)人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，培訓(xùn)考核成績應(yīng)證明員工已完成培訓(xùn)并通過考核。五、費用監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部應(yīng)定期對本部門的費用支出情況進行自查，檢查費用支出是否符合公司相關(guān)規(guī)定和財務(wù)制度的要求，是否存在不合理支出或違規(guī)行為。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對行政部費用報銷的審核工作，定期對行政部費用支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。3.公司審計部門應(yīng)定期對行政部費用管理情況進行審計，檢查費用預(yù)算的執(zhí)行情況、費用報銷的合規(guī)性、資金使用效益等方面的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部審計1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，定期聘請外部審計機構(gòu)對公司財務(wù)狀況進行審計，其中包括行政部費用管理情況的審計。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)獨立、客觀、公正地對公司行政部費用管理情況進行審計，并出具審計報告。公司應(yīng)根據(jù)審計報告提出的問題和建議，及時進行整改，不斷完善公司行政部費用管理制度。六、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定的費用支出行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對于未按照規(guī)定的審批流程進行審批的費用支出，公司將不予報銷，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期改正。2.對于虛假報銷、騙取公司費用的行為，公司將追回已報銷的費用，并視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、辭退等處理；如構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。3.對于因工作失誤或故意造成公司費