大公司文具用品管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司文具用品的管理，合理控制文具用品的使用成本，確保文具用品的正常供應(yīng)，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要領(lǐng)用文具用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用文具用品，延長(zhǎng)其使用壽命。3.歸口管理原則：公司文具用品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)由行政部門歸口管理。二、文具用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等。2.紙張類：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如文件袋、檔案盒、資料冊(cè)等。4.裝訂用品：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等。5.桌面用品：如計(jì)算器、臺(tái)歷、筆筒、文件架等。（二）辦公設(shè)備1.電腦及周邊設(shè)備：如電腦主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。（三）其他用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如手套、安全帽、防護(hù)眼鏡等。3.其他特殊用品：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要配備的特殊文具用品。（四）文具用品標(biāo)準(zhǔn)1.書寫工具：中性筆、圓珠筆根據(jù)工作強(qiáng)度和需求，每人每月配備[X]支；鋼筆根據(jù)個(gè)人使用習(xí)慣，每人每半年配備[X]支；鉛筆每人每月配備[X]支。2.紙張類：打印紙、復(fù)印紙根據(jù)部門業(yè)務(wù)量，每月由行政部門統(tǒng)一發(fā)放；便簽紙每人每月配備[X]本；筆記本根據(jù)工作需要，每人每季度配備[X]本。3.文件夾類：文件袋、檔案盒根據(jù)文件管理需求，由各部門按需申請(qǐng)；資料冊(cè)根據(jù)業(yè)務(wù)資料整理需要，由相關(guān)部門申請(qǐng)。4.裝訂用品：訂書機(jī)、訂書釘、膠水、膠棒等根據(jù)使用頻率，由行政部門定期補(bǔ)充。5.桌面用品：計(jì)算器、臺(tái)歷、筆筒、文件架等根據(jù)辦公環(huán)境和工作需要配備。三、文具用品的采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)在每月[X]日前將下月所需文具用品的種類、數(shù)量等信息報(bào)至行政部門。2.行政部門根據(jù)各部門上報(bào)的需求信息，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度文具用品采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。2.確定供應(yīng)商后，簽訂采購(gòu)合同，并按照合同約定進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)的文具用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，確保質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確。4.驗(yàn)收合格的文具用品辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)保管。（三）采購(gòu)審批1.采購(gòu)金額在[X]元以下的文具用品，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元以上至[X]元的文具用品，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額在[X]元以上的文具用品，由公司總經(jīng)理審批。四、文具用品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按照標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放原則：嚴(yán)格按照文具用品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放。2.以舊換新原則：對(duì)于部分可重復(fù)使用的文具用品，如中性筆、筆記本等，實(shí)行以舊換新制度。3.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的實(shí)際工作需要進(jìn)行發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.員工填寫文具用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明所需文具用品的種類、數(shù)量等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，員工持申請(qǐng)表到行政部門領(lǐng)取文具用品。3.行政部門發(fā)放人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放文具用品，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于實(shí)行以舊換新的文具用品，員工應(yīng)將舊的文具用品交回行政部門，經(jīng)核實(shí)后換取新的文具用品。（三）緊急領(lǐng)用如遇緊急情況需要領(lǐng)用文具用品，員工可先口頭向行政部門申請(qǐng)，事后及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。五、文具用品的使用與保管（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)正確使用文具用品，避免浪費(fèi)和損壞。2.對(duì)于貴重的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。3.嚴(yán)禁將公司文具用品挪作私用。（二）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門文具用品的保管，指定專人負(fù)責(zé)管理。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)文具用品倉(cāng)庫(kù)的保管工作，確保文具用品的安全、完整。3.員工應(yīng)妥善保管自己領(lǐng)用的文具用品，如有丟失、損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（三）盤點(diǎn)清查1.行政部門定期對(duì)公司文具用品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。對(duì)于盤盈、盤虧的文具用品，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。六、文具用品的費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司文具用品的采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等均計(jì)入公司辦公費(fèi)用。2.行政部門應(yīng)建立文具用品費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況。（二）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)嚴(yán)格控制文具用品的采購(gòu)成本，通過(guò)與供應(yīng)商談判、集中采購(gòu)等方式降低采購(gòu)價(jià)格。2.各部門應(yīng)合理使用文具用品，避免浪費(fèi)，降低費(fèi)用支出。3.公司定期對(duì)文具用品費(fèi)用進(jìn)行分析，找出費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.文具用品的采購(gòu)發(fā)票由行政部門統(tǒng)一收集、整理，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明文具用品的名稱、數(shù)量、金額等信息，并附上采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。3.費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)審批后，由財(cái)務(wù)部門支付款項(xiàng)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定領(lǐng)用文具用品，私自多領(lǐng)、冒領(lǐng)的。2.將公司文具用品挪作私用的。3.因保管不善導(dǎo)致文具用品丟失、損壞，未及時(shí)報(bào)告的。4.故意浪費(fèi)文具用品的。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其改正。2.對(duì)于違規(guī)行為