公司茶點采購及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司茶點采購行為，確保茶點的質(zhì)量、安全與供應及時性，滿足員工工作期間的飲食需求，提升員工滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部茶點采購相關(guān)活動，包括茶點的種類選擇、供應商管理、采購流程、驗收標準、庫存管理以及費用核算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇品質(zhì)優(yōu)良、安全可靠、符合國家相關(guān)標準的茶點產(chǎn)品。2.公平公正原則：在供應商選擇、采購價格確定等方面遵循公平公正的市場規(guī)則，確保采購過程透明、無違規(guī)操作。3.成本控制原則：在保證茶點質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效率。4.服務至上原則：以滿足員工需求、提升員工滿意度為出發(fā)點，確保茶點供應的及時性和服務的優(yōu)質(zhì)性。二、茶點種類與標準（一）茶點種類規(guī)劃1.根據(jù)公司員工的飲食習慣和工作場景需求，確定以下幾類茶點作為日常供應品類：咖啡飲品：包括速溶咖啡、現(xiàn)磨咖啡等，以滿足員工提神醒腦的需求。茶類飲品：如綠茶、紅茶、花茶等，提供多樣化的選擇。糕點類：如餅干、蛋糕、面包等，作為休閑零食。水果類：選擇當季新鮮水果，為員工補充維生素。2.可根據(jù)季節(jié)變化、節(jié)日氛圍或員工反饋，適時調(diào)整茶點種類。（二）質(zhì)量標準1.咖啡飲品速溶咖啡應選用知名品牌，無異味、口感純正，咖啡粉顆粒均勻，沖調(diào)后香氣濃郁。現(xiàn)磨咖啡所使用的咖啡豆應新鮮烘焙，具有良好的風味和香氣，研磨粗細適中，沖調(diào)后的咖啡口感醇厚、無苦澀味。2.茶類飲品茶葉應選用優(yōu)質(zhì)品種，無霉變、無異味，湯色清澈、香氣純正，口感符合該茶葉品種的特點。茶包應包裝完好，無破損、無滲漏，沖泡后茶湯色澤正常，味道鮮美。3.糕點類餅干應口感酥脆或綿軟，無異味，表面無瑕疵，包裝應密封良好，無漏氣、變質(zhì)現(xiàn)象。蛋糕應松軟可口，甜度適中，無塌陷、無異味，表面裝飾應美觀、衛(wèi)生。面包應新鮮出爐，表皮酥脆或柔軟，內(nèi)部組織細膩，無異味，無明顯瑕疵。4.水果類水果應新鮮、成熟度適中，無腐爛、無病蟲害，表皮無損傷，具有該水果品種應有的色澤和香氣。水果采購時應盡量選擇本地應季水果，以保證口感和品質(zhì)。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商篩選機制，通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽狀況、價格水平等方面。考察內(nèi)容包括：生產(chǎn)場所的衛(wèi)生條件、設備設施是否符合食品生產(chǎn)要求。質(zhì)量管理文件是否完善，是否具備有效的質(zhì)量檢測手段。供應商的經(jīng)營歷史、市場口碑，是否存在違規(guī)違紀行為。提供樣品的質(zhì)量是否符合公司要求。3.建立供應商評估指標體系，對考察合格的供應商進行綜合評分，根據(jù)評分結(jié)果選擇優(yōu)質(zhì)供應商建立合作關(guān)系。評估指標包括但不限于：產(chǎn)品質(zhì)量（40%）、價格水平（30%）、交貨期（15%）、售后服務（15%）等。（二）供應商合作與監(jiān)督1.與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.定期對供應商進行評估和監(jiān)督，檢查其產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務水平等是否符合合作協(xié)議要求。評估周期為每季度一次，評估方式包括實地考察、產(chǎn)品抽檢、數(shù)據(jù)分析等。3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予適當?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于不符合要求的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；若多次整改仍不合格，終止合作關(guān)系。（三）供應商信息管理1.建立供應商信息檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容。信息檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。2.對供應商信息進行分類管理，方便查詢和使用。例如，按照茶點類別將供應商分為咖啡供應商、糕點供應商、水果供應商等。四、采購流程（一）需求預測與計劃制定1.由行政部門負責收集員工對茶點的需求反饋，結(jié)合公司人數(shù)、工作時間段、季節(jié)變化等因素，對茶點的需求量進行預測。2.根據(jù)需求預測結(jié)果，制定月度茶點采購計劃。采購計劃應明確茶點的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。（二）采購申請與審批1.采購人員根據(jù)月度采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購的茶點名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等信息。2.采購申請表需經(jīng)行政部門負責人審核，確保采購需求的合理性和必要性。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.公司分管領(lǐng)導根據(jù)公司預算和實際情況進行審批，審批通過后的采購申請表方可進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）供應商選擇與采購訂單下達1.根據(jù)采購申請表的要求，采購人員在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行詢價。2.向供應商發(fā)送詢價函，明確茶點的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.對供應商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠、交貨期合適的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確雙方的權(quán)利和義務，確保采購交易的順利進行。（四）采購合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的茶點采購項目，采購人員應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法務部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應商簽訂合同。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購人員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保茶點按時、按質(zhì)、按量供應。2.如遇供應商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等異常情況，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并向行政部門負責人匯報。3.對于緊急采購需求，采購人員應按照特事特辦的原則，盡快完成采購任務，確保茶點供應不受影響。（六）驗收與入庫1.茶點到貨前，行政部門應安排專人負責驗收工作。驗收人員應熟悉茶點的質(zhì)量標準和驗收流程，確保驗收工作的準確性和公正性。2.茶點到貨時，驗收人員應根據(jù)采購訂單和質(zhì)量標準對茶點的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行逐一核對。驗收合格的茶點辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗收不合格的茶點，應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。3.入庫后的茶點應按照規(guī)定的存儲條件進行存放，確保茶點的質(zhì)量不受影響。五、驗收標準與流程（一）驗收標準1.數(shù)量驗收：按照采購訂單核對茶點的實際到貨數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。2.規(guī)格驗收：檢查茶點的品種、規(guī)格、型號等是否與采購訂單一致。3.質(zhì)量驗收：依據(jù)本制度規(guī)定的茶點質(zhì)量標準，對茶點的外觀、口感、氣味、包裝等進行檢查，確保茶點質(zhì)量合格。4.包裝驗收：檢查茶點的包裝是否完好無損，標識是否清晰、準確，有無漏氣、變質(zhì)等現(xiàn)象。（二）驗收流程1.茶點到貨后，倉庫管理人員通知行政部門驗收人員進行驗收。2.驗收人員首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括茶點名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對茶點進行外觀檢查，查看有無破損、變形、霉變等情況。4.按照質(zhì)量標準對茶點進行抽樣品嘗或檢測，檢查口感、氣味等是否符合要求。5.檢查茶點的包裝標識，確保產(chǎn)品信息完整、準確。6.驗收合格后，驗收人員在送貨單上簽字確認，并填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，驗收人員應拒絕收貨，并及時通知采購人員與供應商協(xié)商處理。六、庫存管理（一）庫存盤點1.定期對茶點庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點工作由行政部門組織實施，財務部門派人監(jiān)督。2.盤點前，倉庫管理人員應整理庫存賬目，確保賬目清晰、準確。盤點過程中，應逐一核對茶點的實物數(shù)量與賬目記錄是否一致。3.盤點結(jié)束后，編制庫存盤點報告，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應查明原因，及時調(diào)整賬目，并追究相關(guān)人員的責任。（二）庫存存儲1.設立專門的茶點倉庫，保持倉庫環(huán)境清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合茶點存儲要求。2.按照茶點的種類、規(guī)格、批次等進行分類存放，并有明顯的標識，便于查找和管理。3.遵循先進先出的原則，確保茶點在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用，避免積壓過期。（三）庫存預警1.設定茶點庫存的安全庫存水平和最低庫存水平。安全庫存是為應對突發(fā)情況或供應波動而設定的庫存數(shù)量，最低庫存水平是觸發(fā)采購補貨的庫存臨界值。2.倉庫管理人員定期監(jiān)控庫存數(shù)量，當庫存低于最低庫存水平時，及時填寫庫存預警單，通知采購人員進行補貨。七、費用核算與支付（一）費用核算1.采購人員負責收集采購過程中的各類票據(jù)，包括發(fā)票、送貨單、驗收單等，并及時提交給財務部門。2.財務部門按照采購合同和相關(guān)規(guī)定，對采購費用進行核算，確保費用計算準確無誤。核算內(nèi)容包括茶點的采購價格、運輸費用、稅費等。3.定期對茶點采購費用進行統(tǒng)計分析，與預算進行對比，評估采購成本控制情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）費用支付1.財務部門根據(jù)采購合同和驗收情況，審核采購費用支付申請。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、完整性，采購流程的合規(guī)性等。2.審核通過后，按照公司財務制度規(guī)定的付款流程進行支付。對于金額較大的采購項目，可根據(jù)合同約定分期支付。3.及時記錄采購費用的支付情況，確保賬目清晰、準確。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對茶點采購及管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、供應商管理的有效性、庫存管理的規(guī)范性等方面。2.行政部門設立意見箱或接受員工反饋，鼓勵員工對茶點采購及管理過程中的問題進行監(jiān)督和舉報。對于員工的反饋和舉報，應及時進行調(diào)查處理，并將結(jié)果反饋給員工。（二）考核指標1.采購成本控制：考核實際采購成本與預算成本的差異率，確保采購成本在預算范圍內(nèi)。2.茶點質(zhì)量：通過員工滿意度調(diào)查、質(zhì)量抽檢等方式，考核茶點質(zhì)量是否符合公司要求。3.交貨及時性：統(tǒng)計供應商交貨延遲次數(shù)，考核供應商交貨的及時性。4.庫存管理：考核庫存盤點準確率、庫存周轉(zhuǎn)率等指標，確保庫存管理規(guī)范、高效。（三）考核方式與結(jié)果應用1.每季度對采購人員和相關(guān)部門進行考核評價，考核方式包括自評、上級評價、員工評價等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對