物業(yè)訴訟管理規(guī)定

物業(yè)訴訟管理規(guī)定一、總則1.目的：為規(guī)范本物業(yè)公司在處理各類訴訟事務(wù)過程中的行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)正常的經(jīng)營管理秩序，提高訴訟應(yīng)對能力和效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司及其下屬各部門、各管理處涉及的所有民事訴訟、行政訴訟等法律訴訟活動。3.基本原則-合法性原則：所有訴訟活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)司法解釋，確保公司的訴訟行為合法合規(guī)。-積極應(yīng)對原則：對于面臨的訴訟案件，應(yīng)積極主動采取措施，收集證據(jù)，制定應(yīng)對策略，維護(hù)公司利益。-專業(yè)處理原則：充分借助公司內(nèi)部法務(wù)人員及外部專業(yè)律師的力量，確保訴訟事務(wù)得到專業(yè)、有效的處理。-保密原則：對訴訟過程中涉及的公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、訴訟管理職責(zé)分工1.公司管理層-對重大訴訟案件的處理策略進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源支持訴訟工作。-審批訴訟費(fèi)用預(yù)算、和解方案、撤訴申請等重要事項(xiàng)。2.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)建立和完善公司訴訟管理制度及流程，提供法律咨詢服務(wù)。-主導(dǎo)一般訴訟案件的處理，包括案件的受理、證據(jù)收集、法律文書起草、出庭應(yīng)訴等工作。-跟蹤訴訟案件進(jìn)展，定期向公司管理層匯報案件情況，根據(jù)案件發(fā)展及時調(diào)整訴訟策略。-建立訴訟檔案，對訴訟案件進(jìn)行分類整理和歸檔，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為公司后續(xù)經(jīng)營管理提供參考。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門-配合法務(wù)部門提供與訴訟案件相關(guān)的業(yè)務(wù)資料、證據(jù)線索等信息，協(xié)助法務(wù)部門開展調(diào)查取證工作。-根據(jù)法務(wù)部門要求，安排相關(guān)人員參與訴訟案件的處理，如證人出庭等。-在日常工作中，及時反饋可能引發(fā)訴訟的風(fēng)險信息，協(xié)助法務(wù)部門做好訴訟風(fēng)險防范工作。三、訴訟案件的受理與立案1.案件受理-公司任何部門或員工發(fā)現(xiàn)可能涉及訴訟的情況，應(yīng)及時向法務(wù)部門報告。報告內(nèi)容包括案件基本情況（如糾紛主體、糾紛事由、涉及金額等）、已掌握的證據(jù)材料等。-法務(wù)部門在收到報告后，對案件進(jìn)行初步評估，判斷是否屬于公司應(yīng)處理的訴訟案件范圍。對于符合受理?xiàng)l件的案件，予以登記受理，并確定案件負(fù)責(zé)人。2.立案準(zhǔn)備-案件負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對案件進(jìn)行深入分析，制定詳細(xì)的立案計劃。立案計劃應(yīng)包括案件事實(shí)梳理、法律關(guān)系分析、訴訟請求確定、證據(jù)收集方案等內(nèi)容。-根據(jù)立案計劃，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門密切配合，全面收集與案件有關(guān)的各類證據(jù)。證據(jù)包括但不限于合同文件、往來函件、工作記錄、視聽資料等。收集證據(jù)過程中，要注意證據(jù)的合法性、真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性，確保證據(jù)能夠有力支持公司的訴訟主張。-法務(wù)部門起草起訴狀或答辯狀等法律文書，明確訴訟請求、事實(shí)與理由，并按照法律規(guī)定的格式和要求進(jìn)行書寫。法律文書起草完成后，經(jīng)公司管理層審批后提交給有管轄權(quán)的人民法院或其他相關(guān)司法機(jī)關(guān)。四、證據(jù)收集與管理1.證據(jù)收集范圍-圍繞案件的爭議焦點(diǎn)，全面收集各類證據(jù)。在物業(yè)服務(wù)合同糾紛中，需收集物業(yè)服務(wù)合同文本、服務(wù)記錄、費(fèi)用收繳憑證、業(yè)主反饋意見等證據(jù)，以證明公司已按照合同約定履行了服務(wù)義務(wù)。-在涉及侵權(quán)糾紛時，收集侵權(quán)行為發(fā)生的現(xiàn)場照片、視頻資料、證人證言、受損物品清單及價值證明等證據(jù)，明確侵權(quán)事實(shí)和損失情況。2.證據(jù)收集方法-合法收集證據(jù)，通過正當(dāng)途徑獲取證據(jù)材料。對于需要現(xiàn)場勘查、調(diào)查詢問等方式收集證據(jù)的，應(yīng)確保程序合法，必要時可申請公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證，以增強(qiáng)證據(jù)的證明力。-及時收集證據(jù)，避免因時間推移導(dǎo)致證據(jù)滅失或難以獲取。在發(fā)現(xiàn)可能涉及訴訟的情況后，相關(guān)部門和人員應(yīng)立即采取措施固定證據(jù)，如對重要文件進(jìn)行復(fù)印、對現(xiàn)場情況進(jìn)行拍照錄像等。3.證據(jù)管理-對收集到的證據(jù)進(jìn)行分類整理，建立證據(jù)清單，詳細(xì)記錄每份證據(jù)的名稱、來源、內(nèi)容、證明對象等信息。-妥善保管證據(jù)原件，確保證據(jù)的完整性和真實(shí)性。對于電子證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并注明存儲介質(zhì)的保管人及存放地點(diǎn)。-在訴訟過程中，根據(jù)案件進(jìn)展和庭審需要，合理安排證據(jù)的出示順序和方式，充分發(fā)揮證據(jù)的證明作用。五、訴訟策略制定與調(diào)整1.策略制定-法務(wù)部門在深入研究案件事實(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司的訴求和利益目標(biāo)，制定全面的訴訟策略。訴訟策略應(yīng)包括訴訟請求的確定、舉證責(zé)任的分配、辯論要點(diǎn)的把握等內(nèi)容。-對于復(fù)雜或重大訴訟案件，組織公司內(nèi)部相關(guān)專家和外部專業(yè)律師進(jìn)行論證，廣泛聽取意見和建議，確保訴訟策略的科學(xué)性和可行性。2.策略調(diào)整-在訴訟過程中，密切關(guān)注案件的發(fā)展動態(tài)，根據(jù)對方當(dāng)事人的訴訟主張、證據(jù)提交情況以及法院的審理意見等，及時對訴訟策略進(jìn)行調(diào)整。-如發(fā)現(xiàn)新的證據(jù)或出現(xiàn)影響案件結(jié)果的重大因素，應(yīng)迅速組織分析研究，重新評估訴訟策略的合理性，并做出相應(yīng)的調(diào)整和完善。六、出庭應(yīng)訴與庭審配合1.出庭人員安排-一般訴訟案件由法務(wù)部門安排法務(wù)人員作為訴訟代理人出庭應(yīng)訴。對于重大、復(fù)雜案件，可根據(jù)需要聘請外部專業(yè)律師與法務(wù)人員共同出庭。-相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門要求，安排熟悉案件情況的人員作為證人或輔助人員出庭，協(xié)助法務(wù)人員進(jìn)行庭審陳述和證據(jù)說明。2.庭審準(zhǔn)備-出庭人員在庭審前應(yīng)充分熟悉案件情況，包括案件事實(shí)、證據(jù)材料、法律依據(jù)以及訴訟策略等。對可能在庭審中出現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)測，并準(zhǔn)備好相應(yīng)的回答和應(yīng)對措施。-整理好庭審所需的各類文件和材料，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、授權(quán)委托書等，并確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.庭審配合-在庭審過程中，出庭人員應(yīng)遵守法庭紀(jì)律，尊重法官和其他訴訟參與人。按照法定程序進(jìn)行陳述、舉證、質(zhì)證和辯論，清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)公司的觀點(diǎn)和訴求。-法務(wù)人員與證人、輔助人員之間應(yīng)密切配合，相互支持。證人應(yīng)如實(shí)作證，輔助人員應(yīng)根據(jù)法務(wù)人員的要求提供必要的協(xié)助和說明。-認(rèn)真記錄庭審過程中的重要信息，包括對方當(dāng)事人的陳述、證據(jù)出示情況、法官的詢問和意見等，為后續(xù)的訴訟工作提供參考。七、和解與調(diào)解1.和解與調(diào)解原則-在訴訟過程中，遵循自愿、合法、公平的原則，積極探索和解與調(diào)解的可能性，爭取通過非訴訟方式解決糾紛，降低訴訟成本，維護(hù)公司與業(yè)主或其他相關(guān)方的良好關(guān)系。2.和解與調(diào)解程序-法務(wù)部門根據(jù)案件情況和公司管理層的意見，決定是否啟動和解或調(diào)解程序。如決定啟動，主動與對方當(dāng)事人或其代理人進(jìn)行溝通，表達(dá)公司的和解或調(diào)解意愿。-組織相關(guān)人員對和解或調(diào)解方案進(jìn)行研究和制定，方案內(nèi)容應(yīng)充分考慮公司的利益底線和對方的合理訴求，確保方案具有可行性和可接受性。-和解或調(diào)解方案經(jīng)公司管理層審批后，由法務(wù)部門代表公司與對方進(jìn)行協(xié)商談判。在協(xié)商過程中，保持靈活、務(wù)實(shí)的態(tài)度，根據(jù)對方的反饋意見對方案進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。-如雙方達(dá)成和解或調(diào)解協(xié)議，法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草協(xié)議文本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和履行方式等內(nèi)容。協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并按照協(xié)議約定監(jiān)督雙方履行。八、判決執(zhí)行與后續(xù)跟進(jìn)1.判決執(zhí)行-對于生效的判決、裁定或調(diào)解書，公司應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定和法律文書確定的內(nèi)容履行義務(wù)。法務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤判決執(zhí)行情況，及時督促相關(guān)部門和人員落實(shí)執(zhí)行事項(xiàng)。-如對方當(dāng)事人未按照法律文書履行義務(wù)，公司應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)申請強(qiáng)制執(zhí)行。在申請強(qiáng)制執(zhí)行過程中，積極配合法院的工作，提供被執(zhí)行人的財產(chǎn)線索等相關(guān)信息，確保執(zhí)行工作的順利進(jìn)行。2.后續(xù)跟進(jìn)-訴訟案件結(jié)案后，法務(wù)部門對案件進(jìn)行全面總結(jié)分析，撰寫結(jié)案報告。結(jié)案報告應(yīng)包括案件基本情況、處理過程、結(jié)果評估、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容，為公司今后處理類似案件提供參考。-針對案件中暴露出的公司管理漏洞和風(fēng)險隱患，法務(wù)部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定改進(jìn)措施，完善公司管理制度和業(yè)務(wù)流程，防止類似糾紛再次發(fā)生。-對訴訟案件涉及的客戶關(guān)系進(jìn)行修復(fù)和維護(hù)，通過適當(dāng)方式與業(yè)主或其他相關(guān)方進(jìn)行溝通，消除誤解，增進(jìn)信任，為公司的后續(xù)經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。九、訴訟費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算-法務(wù)部門在受理訴訟案件后，根據(jù)案件的復(fù)雜程度、預(yù)計訴訟周期、所需聘請律師費(fèi)用等因素，編制訴訟費(fèi)用預(yù)算。訴訟費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、差旅費(fèi)、鑒定費(fèi)等各項(xiàng)可能發(fā)生的費(fèi)用。-訴訟費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過程中，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)使用。2.費(fèi)用審批-對于訴訟過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，應(yīng)按照公司的財務(wù)審批制度進(jìn)行審批。費(fèi)用支出需提供合法有效的票據(jù)，并注明費(fèi)用用途、金額、相關(guān)案件信息等。-重大訴訟費(fèi)用支出（如聘請知名律師事務(wù)所的高額律師費(fèi)等）需經(jīng)公司管理層專題會議討論決定，確保費(fèi)用支出的合理性和必要性。3.費(fèi)用報銷-費(fèi)用報銷人按照公司財務(wù)報銷流程填寫報銷單據(jù)，附上相關(guān)票據(jù)和審批文件，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核無誤后，按照規(guī)定進(jìn)行報銷支付。十、訴訟檔案管理1.檔案建立-法務(wù)部門負(fù)責(zé)為每一個訴訟案件建立獨(dú)立的訴訟檔案。訴訟檔案應(yīng)包括案件受理階段的報告材料、立案階段的法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄、和解或調(diào)解協(xié)議、判決書、裁定書等所有與案件相關(guān)的文件資料。-對檔案資料進(jìn)行分類編號，建立電子和紙質(zhì)兩種檔案形式，方便查閱和管理。電子檔案應(yīng)存儲在公司專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.檔案保管-確定專人負(fù)責(zé)訴訟檔案的保管工作，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案資料的安全、完整。-為檔案保管提供適宜的環(huán)境，防止檔案資料受潮、損壞、丟失等情況發(fā)生。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并做好防火、防蟲等措施。3.檔案查閱與借閱-公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱訴訟檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，在保管人員的協(xié)助下進(jìn)行查閱或借閱。-查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、刪除、復(fù)制檔案資料。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)-法務(wù)部門定期組織公司員工進(jìn)行訴訟法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括常見的物業(yè)服務(wù)糾紛法律問題、訴訟程序、證據(jù)收集與運(yùn)用等方面的知識。-根據(jù)實(shí)際工作需要，邀請外部法律專家或律師進(jìn)行專題講座，分享最新的法律法規(guī)政策和訴訟實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，拓寬員工的法律視野。2.考核