業(yè)務(wù)對外聯(lián)絡(luò)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)對外聯(lián)絡(luò)行為，確保對外聯(lián)絡(luò)工作的高效、有序進(jìn)行，維護(hù)公司良好形象，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業(yè)務(wù)過程中與外部機(jī)構(gòu)、單位、個人進(jìn)行的各類聯(lián)絡(luò)活動，包括但不限于商務(wù)洽談、合作協(xié)議簽訂、信息溝通、客戶關(guān)系維護(hù)等。（三）基本原則1.合法性原則：對外聯(lián)絡(luò)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.誠信原則：秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，如實(shí)提供信息，履行承諾。3.效率原則：以提高工作效率、促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展為目標(biāo)，優(yōu)化聯(lián)絡(luò)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。4.保密原則：嚴(yán)格保守公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他敏感信息，防止信息泄露。二、聯(lián)絡(luò)職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的對外聯(lián)絡(luò)工作，制定具體聯(lián)絡(luò)計劃并組織實(shí)施。2.主動與客戶、合作伙伴等進(jìn)行溝通，了解需求，拓展業(yè)務(wù)合作機(jī)會。3.及時反饋對外聯(lián)絡(luò)過程中的信息，協(xié)調(diào)解決聯(lián)絡(luò)中出現(xiàn)的問題。（二）市場部門1.協(xié)助業(yè)務(wù)部門開展市場調(diào)研，收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手信息等，為對外聯(lián)絡(luò)提供支持。2.負(fù)責(zé)公司品牌推廣和形象宣傳方面的對外聯(lián)絡(luò)工作，提升公司知名度和美譽(yù)度。3.參與重要商務(wù)活動、展會等的聯(lián)絡(luò)組織工作，拓展市場渠道。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)的后勤保障工作，如安排會議場地、車輛接送等。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理一般性對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，如文件傳遞、資料準(zhǔn)備等。3.負(fù)責(zé)公司印章管理，按照規(guī)定審核用印申請，確保對外聯(lián)絡(luò)文件的合法性和規(guī)范性。（四）法務(wù)部門1.對重大對外聯(lián)絡(luò)事項進(jìn)行法律風(fēng)險評估，提供法律意見和建議。2.審核對外聯(lián)絡(luò)相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件，確保公司權(quán)益得到有效保障。3.處理對外聯(lián)絡(luò)過程中的法律糾紛和爭議。三、聯(lián)絡(luò)流程（一）聯(lián)絡(luò)準(zhǔn)備1.明確聯(lián)絡(luò)目的：在進(jìn)行對外聯(lián)絡(luò)前，需清晰確定聯(lián)絡(luò)的目標(biāo)，例如了解合作意向、洽談業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)、解決問題等。2.收集相關(guān)信息：收集與聯(lián)絡(luò)對象及聯(lián)絡(luò)事項相關(guān)的背景資料、行業(yè)動態(tài)、公司內(nèi)部情況等，以便在聯(lián)絡(luò)過程中能夠準(zhǔn)確、全面地溝通。3.制定聯(lián)絡(luò)方案：根據(jù)聯(lián)絡(luò)目的和收集到的信息，制定詳細(xì)的聯(lián)絡(luò)方案，包括聯(lián)絡(luò)方式（電話、郵件、面談等）、時間安排、參與人員等。（二）初次聯(lián)絡(luò)1.選擇合適的聯(lián)絡(luò)方式：根據(jù)聯(lián)絡(luò)對象的特點(diǎn)和聯(lián)絡(luò)事項的緊急程度，選擇恰當(dāng)?shù)穆?lián)絡(luò)方式。一般來說，重要事項優(yōu)先考慮面談；日常信息溝通可采用電話或郵件方式。2.禮貌開場：在聯(lián)絡(luò)中，要以禮貌、熱情的態(tài)度開場，介紹自己及所在公司，說明聯(lián)絡(luò)目的。3.清晰溝通：表達(dá)清晰、簡潔，避免使用模糊或容易引起歧義的語言。對于重要信息，可適當(dāng)重復(fù)或確認(rèn)，確保對方理解。（三）溝通協(xié)調(diào)1.積極傾聽：認(rèn)真傾聽對方的意見和需求，給予對方充分表達(dá)的機(jī)會，不輕易打斷。2.有效反饋：根據(jù)對方的發(fā)言，及時給予準(zhǔn)確、有針對性的反饋，表明自己的態(tài)度和觀點(diǎn)。3.協(xié)調(diào)分歧：在溝通中如出現(xiàn)分歧，要保持冷靜，通過協(xié)商、妥協(xié)等方式尋求共識。如無法當(dāng)場達(dá)成一致，可約定后續(xù)溝通時間。（四）形成決議1.整理溝通結(jié)果：對溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)容進(jìn)行整理，形成清晰的記錄，包括雙方達(dá)成的共識、待解決的問題等。2.確定下一步行動：根據(jù)溝通結(jié)果，明確下一步的工作安排，如簽訂合同、安排會議、提供資料等，并確定責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)。3.撰寫聯(lián)絡(luò)紀(jì)要：對于重要的聯(lián)絡(luò)事項，撰寫聯(lián)絡(luò)紀(jì)要，經(jīng)雙方確認(rèn)后存檔。聯(lián)絡(luò)紀(jì)要應(yīng)包括聯(lián)絡(luò)時間、地點(diǎn)、參與人員、溝通內(nèi)容、決議事項等。（五）后續(xù)跟進(jìn)1.按照決議執(zhí)行：責(zé)任人員要嚴(yán)格按照確定的時間節(jié)點(diǎn)和工作要求，認(rèn)真執(zhí)行后續(xù)行動，確保聯(lián)絡(luò)事項順利推進(jìn)。2.及時反饋進(jìn)展：定期向相關(guān)人員反饋工作進(jìn)展情況，如遇問題及時溝通協(xié)調(diào)解決。3.總結(jié)評估：聯(lián)絡(luò)事項完成后，對整個聯(lián)絡(luò)過程進(jìn)行總結(jié)評估，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的對外聯(lián)絡(luò)工作提供參考。四、聯(lián)絡(luò)方式及規(guī)范（一）電話聯(lián)絡(luò)1.選擇合適時間：避免在對方休息、用餐或工作繁忙時段打電話，一般可選擇上午9:0011:00，下午2:005:00。2.準(zhǔn)備通話內(nèi)容：提前整理好要溝通的事項，確保通話簡潔明了，避免臨時慌亂。3.禮貌用語：使用禮貌、規(guī)范的語言，如“您好”“請問”“謝謝”等。通話結(jié)束時，要說“再見”。4.做好記錄：通話過程中及時記錄重要信息，如對方意見、要求、待辦事項等。（二）郵件聯(lián)絡(luò)1.規(guī)范郵件格式：包括郵件主題、正文、附件等。郵件主題應(yīng)簡潔明了，概括郵件主要內(nèi)容；正文內(nèi)容條理清晰，分段表述；附件應(yīng)確保格式正確、內(nèi)容完整，并在正文中注明附件名稱。2.準(zhǔn)確稱呼：在郵件開頭準(zhǔn)確稱呼對方，避免使用簡稱或不恰當(dāng)?shù)姆Q呼。3.語言表達(dá)：語言正式、規(guī)范，避免使用口語化、隨意的表述。對于重要內(nèi)容，可適當(dāng)加粗、下劃線等進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。4.及時回復(fù)：收到郵件后，應(yīng)及時查看并回復(fù)。如有需要進(jìn)一步溝通的事項，應(yīng)明確告知對方回復(fù)時間。（三）面談聯(lián)絡(luò)1.預(yù)約面談：提前與對方預(yù)約面談時間、地點(diǎn)，并確認(rèn)參與人員。如因特殊情況需要變更預(yù)約，應(yīng)提前通知對方并說明原因。2.準(zhǔn)備充分：面談前要再次熟悉相關(guān)資料，梳理思路，準(zhǔn)備好可能需要的文件、資料等。3.注意儀表儀態(tài)：保持良好的儀表儀態(tài)，穿著得體、舉止大方。見面時主動打招呼、握手，注意眼神交流。4.控制面談節(jié)奏：合理安排面談時間，突出重點(diǎn)，避免漫無邊際的閑聊。對于重要問題要深入探討，確保溝通效果。五、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，如產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、營銷策略、客戶信息等。2.公司技術(shù)秘密，如專利技術(shù)、專有技術(shù)、技術(shù)研發(fā)資料等。3.公司尚未公開的財務(wù)信息、人事信息、戰(zhàn)略規(guī)劃等敏感信息。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：與涉及對外聯(lián)絡(luò)的員工、合作伙伴等簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.信息分級管理：根據(jù)信息的敏感程度，對公司對外聯(lián)絡(luò)中涉及的信息進(jìn)行分級管理，采取不同的保密措施。3.限制接觸范圍：嚴(yán)格限制能夠接觸到保密信息的人員范圍，確保信息不被無關(guān)人員獲取。4.加強(qiáng)載體管理：對存儲保密信息的載體（如文件、磁盤、光盤等）進(jìn)行嚴(yán)格管理，標(biāo)注保密標(biāo)識，妥善保管。（三）泄密處理1.一旦發(fā)現(xiàn)有泄密情況，應(yīng)立即采取措施，如停止相關(guān)聯(lián)絡(luò)活動、封存相關(guān)資料等，防止泄密范圍擴(kuò)大。2.對泄密事件進(jìn)行調(diào)查，查明原因、責(zé)任人及泄密造成的影響。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，按照公司規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，如警告、罰款、解除勞動合同等，并要求責(zé)任人采取措施消除泄密造成的不良影響。同時，追究相關(guān)管理人員的管理責(zé)任。六、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.業(yè)務(wù)部門在開展對外聯(lián)絡(luò)工作前，應(yīng)根據(jù)聯(lián)絡(luò)計劃和預(yù)計工作量，編制費(fèi)用預(yù)算，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括交通、住宿、餐飲、通訊、禮品等各項費(fèi)用明細(xì)，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。（二）費(fèi)用報銷1.對外聯(lián)絡(luò)過程中發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷。報銷時需提供合法有效的票據(jù)，并填寫報銷申請表，注明費(fèi)用發(fā)生的時間、地點(diǎn)、事由等。2.審批流程：報銷申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報銷。對于超出預(yù)算的費(fèi)用，需額外說明原因并經(jīng)特殊審批流程。（三）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格控制對外聯(lián)絡(luò)費(fèi)用支出，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支情況，應(yīng)及時分析原因并采取措施加以控制。2.財務(wù)部門定期對對外聯(lián)絡(luò)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司費(fèi)用管理提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。七、考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.聯(lián)絡(luò)效果：根據(jù)對外聯(lián)絡(luò)是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，如業(yè)務(wù)合作是否成功、客戶滿意度是否提高等進(jìn)行考核。2.溝通能力：考察員工在聯(lián)絡(luò)過程中的表達(dá)能力、傾聽能力、協(xié)調(diào)能力等。3.保密工作：檢查員工是否嚴(yán)格遵守保密制度，有無發(fā)生泄密事件。4.費(fèi)用控制：考核員工在對外聯(lián)絡(luò)費(fèi)用使用方面是否符合預(yù)算要求，有無浪費(fèi)現(xiàn)象。（二）獎勵措施1.對于在對外聯(lián)絡(luò)工作中表現(xiàn)出色，為公司帶來顯著經(jīng)濟(jì)效益或提升公司形象的員工，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書等。2.對提出創(chuàng)新性聯(lián)絡(luò)思路或方法，有效推動業(yè)務(wù)發(fā)展的員工，給予特別獎勵。（三）懲罰措施1.對于因聯(lián)絡(luò)工作失誤給公司造成損失的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。2.對違反保密制度，導(dǎo)致公司信息泄露的員工，按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理，