企業(yè)文化資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)文化資料的管理，規(guī)范企業(yè)文化資料的收集、整理、歸檔、保管、使用等流程，確保企業(yè)文化資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮企業(yè)文化資料在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在企業(yè)文化資料管理方面的相關(guān)活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則企業(yè)文化資料由公司統(tǒng)一歸口管理，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)本部門企業(yè)文化資料的收集、整理和初步審核，公司企業(yè)文化管理部門負(fù)責(zé)匯總、審核、歸檔和保管。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保企業(yè)文化資料的安全，防止資料泄露。4.高效利用原則充分發(fā)揮企業(yè)文化資料的作用，提高資料的利用效率，為公司決策、員工教育、對外宣傳等提供有力支持。二、企業(yè)文化資料的分類與范圍（一）企業(yè)文化理念類1.公司使命、愿景、價值觀2.企業(yè)精神、經(jīng)營理念、管理理念等（二）企業(yè)發(fā)展歷程類1.公司成立背景、發(fā)展沿革2.重大事件、里程碑記錄3.企業(yè)組織架構(gòu)演變（三）企業(yè)榮譽(yù)與資質(zhì)類1.獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌2.企業(yè)資質(zhì)證書、認(rèn)證文件（四）企業(yè)規(guī)章制度類1.公司章程、各項管理制度2.工作流程、操作規(guī)范（五）企業(yè)宣傳資料類1.公司宣傳冊、宣傳海報、宣傳片2.企業(yè)內(nèi)刊、簡報3.對外宣傳稿件、新聞報道（六）員工文化活動類1.員工培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流活動記錄2.文體活動、團(tuán)建活動資料3.員工表彰、獎勵記錄（七）企業(yè)文化研究與成果類1.企業(yè)文化調(diào)研報告2.企業(yè)文化建設(shè)方案、總結(jié)3.企業(yè)文化相關(guān)學(xué)術(shù)論文、著作三、企業(yè)文化資料的收集（一）收集渠道1.各部門定期整理本部門產(chǎn)生的企業(yè)文化資料，如工作成果匯報、活動總結(jié)、規(guī)章制度修訂稿等，報送至公司企業(yè)文化管理部門。2.公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司對外宣傳活動中產(chǎn)生的各類資料，如宣傳冊、海報、新聞報道等。3.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工培訓(xùn)、表彰獎勵、員工文化活動等方面的資料。4.鼓勵員工主動提交與企業(yè)文化相關(guān)的資料，如個人撰寫的企業(yè)文化感悟、參與企業(yè)文化建設(shè)的建議等。（二）收集要求1.資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映公司企業(yè)文化建設(shè)的實際情況。2.資料格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于整理和歸檔。如文檔資料應(yīng)采用A4紙打印，標(biāo)題字體為宋體二號加粗，正文為宋體四號，行距為1.5倍；圖片資料應(yīng)清晰、分辨率高，注明拍攝時間、地點、人物等信息。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時性和準(zhǔn)確性。四、企業(yè)文化資料的整理（一）整理原則1.按照企業(yè)文化資料的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料分類清晰、條理分明。2.對收集到的資料進(jìn)行篩選，剔除重復(fù)、無效的資料。（二）整理步驟1.資料分類根據(jù)企業(yè)文化資料的分類范圍，對收集到的資料進(jìn)行分類。例如，將企業(yè)榮譽(yù)與資質(zhì)類資料分為榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等子類。2.編號登記為每一份企業(yè)文化資料賦予唯一的編號，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括資料名稱、編號、來源、日期、保管期限等。3.內(nèi)容整理對資料的內(nèi)容進(jìn)行整理，如對文檔資料進(jìn)行排版、校對，對圖片資料進(jìn)行標(biāo)注說明等。4.建立目錄根據(jù)整理后的資料分類，建立詳細(xì)的目錄，便于查找和使用。五、企業(yè)文化資料的歸檔（一）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔資料應(yīng)按照分類順序進(jìn)行排列，確保資料之間的邏輯關(guān)系清晰。3.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份隨資料一同歸檔，一份由企業(yè)文化管理部門留存。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)資料歸檔將整理好的紙質(zhì)資料按照分類順序裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注資料類別、年度等信息。2.電子資料歸檔對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案庫。電子資料應(yīng)按照紙質(zhì)資料的分類進(jìn)行命名和存放，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、企業(yè)文化資料的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的企業(yè)文化資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全保管。2.電子資料應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保管期限1.企業(yè)文化理念類、企業(yè)發(fā)展歷程類、企業(yè)文化研究與成果類等資料應(yīng)長期保管。2.企業(yè)榮譽(yù)與資質(zhì)類、企業(yè)規(guī)章制度類、企業(yè)宣傳資料類、員工文化活動類等資料的保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為510年。（三）保管要求1.定期對企業(yè)文化資料進(jìn)行檢查和盤點，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室查閱、借閱資料。3.對超過保管期限的資料，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理，確保資料銷毀的徹底性和安全性。七、企業(yè)文化資料的使用（一）內(nèi)部使用1.公司各部門因工作需要查閱企業(yè)文化資料的，應(yīng)填寫《企業(yè)文化資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報企業(yè)文化管理部門審批。2.企業(yè)文化管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱資料名稱、用途等。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出檔案室。如需復(fù)印資料，應(yīng)另行填寫《企業(yè)文化資料復(fù)印申請表》，經(jīng)企業(yè)文化管理部門批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員統(tǒng)一復(fù)印。（二）外部使用1.公司對外提供企業(yè)文化資料的，應(yīng)填寫《企業(yè)文化資料對外提供申請表》，注明提供資料的名稱、用途、接收單位等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報企業(yè)文化管理部門審批。2.企業(yè)文化管理部門根據(jù)審批意見，對提供的資料進(jìn)行審核和整理，確保資料內(nèi)容符合公司要求。如需對資料進(jìn)行修改或調(diào)整，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)同意。3.對外提供的企業(yè)文化資料應(yīng)加蓋公司公章，并做好登記備案工作。登記內(nèi)容包括提供日期、接收單位、資料名稱、用途等。八、企業(yè)文化資料的保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要信息的企業(yè)文化資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止資料泄露。2.接觸企業(yè)文化資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料查閱、借閱、使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露資料內(nèi)容。（二）違規(guī)處理對違反企業(yè)文化資料保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。九、企業(yè)文化資料的信息化管理（一）建立企業(yè)文化資料管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立企業(yè)文化資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能，提高資料管理的效率和