項目管理部合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項目管理部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項目管理部對外簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、采購合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定。4.風(fēng)險防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險識別、評估與防控，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.項目管理部根據(jù)項目需求，提出合同立項申請，明確合同標(biāo)的、金額、履行期限等主要內(nèi)容。2.立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.立項申請獲批后，由項目管理部指定專人負(fù)責(zé)合同起草。2.合同起草應(yīng)參照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，結(jié)合項目實際情況，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。3.合同文本應(yīng)語言規(guī)范、表述準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性條款。（三）合同審核1.合同初稿完成后，先由項目管理部內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合項目需求、是否存在風(fēng)險等。2.將審核通過的合同文本提交法務(wù)部門審核，法務(wù)部門從法律合規(guī)角度進(jìn)行審查，提出修改意見。3.根據(jù)法務(wù)部門意見，項目管理部對合同進(jìn)行修改完善后，提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核合同價款、支付方式等財務(wù)條款。4.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。（四）合同審批1.經(jīng)各部門審核通過的合同，報公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理根據(jù)合同內(nèi)容及公司利益，做出審批決定。審批通過的合同方可簽訂，審批不通過的合同應(yīng)根據(jù)意見進(jìn)行修改或終止立項。（五）合同簽訂1.合同審批通過后，由項目管理部與對方當(dāng)事人簽訂合同。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。3.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，項目管理部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同要求、雙方責(zé)任義務(wù)等。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)形成書面記錄，參與交底人員簽字確認(rèn)。（二）進(jìn)度跟蹤1.項目管理部應(yīng)建立合同履行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查。2.及時掌握合同執(zhí)行過程中的問題和風(fēng)險，采取有效措施加以解決。（三）款項支付1.財務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時間，審核項目管理部提交的付款申請。2.付款申請應(yīng)附合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票等相關(guān)資料。3.經(jīng)審核無誤后，按照公司資金審批流程辦理款項支付手續(xù)。（四）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，項目管理部應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和簽訂。3.對合同變更引起的費(fèi)用調(diào)整、工期變化等，應(yīng)及時進(jìn)行評估和處理。（五）爭議解決1.合同履行過程中如發(fā)生爭議，項目管理部應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決。3.在爭議解決期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同中無爭議的部分。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.項目管理部負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，均應(yīng)及時歸檔。2.歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、會議紀(jì)要、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時間順序等進(jìn)行編號和裝訂。2.確保檔案資料完整、齊全、清晰，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管在公司指定的檔案室或存儲設(shè)備中，確保檔案安全。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。（五）檔案銷毀1.合同檔案超過保管期限或已無保存價值的，由項目管理部提出銷毀申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的合規(guī)性和保密性，并做好銷毀記錄。五、合同風(fēng)險防控（一）風(fēng)險識別1.項目管理部應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同條款、對方當(dāng)事人信用狀況、市場環(huán)境變化等方面。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣、概率影響分析等。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的合同風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.對于高風(fēng)險合同，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，采取風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移等措施降低風(fēng)險影響。3.對于中低風(fēng)險合同，可采取風(fēng)險接受、風(fēng)險監(jiān)控等措施，確保風(fēng)險處于可控范圍內(nèi)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對項目管理部合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、檔案管理等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求項目管理部限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機(jī)制，對項目管理部合同管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、檔案管理合格率等。