會計檔案集中管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案整理、保管、利用等工作，提高會計檔案管理水平，保障公司財務(wù)信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.集中管理：是指將公司范圍內(nèi)的會計檔案統(tǒng)一收集、整理、保管、利用，由專門的檔案管理部門或人員進行集中管控。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部對會計檔案管理工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分公司、子公司負責(zé)本單位會計檔案的具體管理，并接受總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法合規(guī)原則。嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進行會計檔案管理。3.安全保密原則。確保會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、毀損、丟失，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍，保障公司財務(wù)信息安全。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展對會計檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類。2.按類別分類：在年度內(nèi)，再按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別進行細分。三、會計檔案的整理（一）會計憑證的整理1.每月末，會計人員應(yīng)對當(dāng)月的會計憑證進行整理。首先，檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，憑證內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.將憑證按編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證進行折疊，使之一同裝訂。3.每本憑證應(yīng)加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號、冊數(shù)等信息，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白頁，并撤掉賬夾，用結(jié)實的紙張加上封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）在封面上簽章。（三）財務(wù)會計報告的整理1.月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月度、季度分別整理，年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨整理。2.將財務(wù)會計報告按順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、財務(wù)會計報告名稱等信息，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會計資料的整理1.對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，應(yīng)按時間順序整理，每類資料應(yīng)分別裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、時間范圍等信息。2.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。四、會計檔案的保管（一）保管部門及人員公司設(shè)立專門的會計檔案保管庫（室），配備檔案保管人員，負責(zé)會計檔案的日常保管工作。檔案保管人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)知識和技能，熟悉會計業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德。（二）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。2.檔案保管庫（室）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防光、防有害氣體等條件，確保會計檔案的安全。3.定期對會計檔案進行檢查和盤點，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。4.對電子會計檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子會計檔案進行檢測、維護，確保其可讀性和可用性。五、會計檔案的利用（一）查閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱理由等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，報財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查等工作需要查閱公司會計檔案時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案保管人員的陪同下查閱。查閱過程中，不得擅自將會計檔案攜帶外出或復(fù)制、拍照、錄像等，如有特殊需要，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱登記檔案保管人員應(yīng)對查閱會計檔案的情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱理由、歸還日期等信息，確保查閱記錄完整、可追溯。（三）利用限制1.查閱會計檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱范圍，不得擅自查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、摘抄、出借會計檔案。如因工作需要確需復(fù)制、摘抄的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案保管人員的監(jiān)督下進行。復(fù)制、摘抄的會計檔案應(yīng)與原件一致，并注明用途，由檔案保管人員登記備案。3.查閱會計檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。六、會計檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部因機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因需要移交會計檔案時，原檔案保管部門應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認。2.交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容進行逐項核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。（二）向外部移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因終止時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，在終止前將會計檔案移交有關(guān)部門指定的單位，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。2.向外部移交會計檔案時，公司應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，并由公司負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、檔案保管人員等簽字確認。移交清冊應(yīng)一式多份，分別交接收單位、檔案管理部門等留存。3.接收單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和雙方約定，對接收的會計檔案進行妥善保管和利用。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀審批1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案保管部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司財務(wù)部門負責(zé)人審核，報公司負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.銷毀會計檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷。一般會計檔案，由公司檔案保管部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷；涉及未了事項的會計憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。2.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.在建設(shè)項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給其他單位的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的整理、保管、利用、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對會計檔案管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查檔案保管情況，對檔案管理工作中存在的問題及時進行糾正和處理。（二）外部檢查1.接受國家有關(guān)部門和上級主管單位的監(jiān)督檢查，如實提供會計檔案資料，