企業(yè)合同借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同借閱行為，確保合同的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱合同的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：合同借閱必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借閱行為符合公司規(guī)定和工作需要。2.安全保密原則：借閱人應(yīng)妥善保管合同，不得泄露合同內(nèi)容，確保合同信息安全。3.按時(shí)歸還原則：借閱人應(yīng)按照規(guī)定期限歸還合同，不得逾期。二、合同借閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫《合同借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱合同的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至合同管理部門。合同管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審核借閱用途是否符合公司規(guī)定、預(yù)計(jì)歸還日期是否合理等。如審核通過(guò)，合同管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）申請(qǐng)材料1.《合同借閱申請(qǐng)表》原件。2.如有必要，借閱人需提供相關(guān)證明材料，以證明借閱合同的必要性和合理性，如項(xiàng)目任務(wù)書、工作聯(lián)系函等。三、合同借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般性合同借閱申請(qǐng)，由合同管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要合同、金額較大合同或敏感合同的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批時(shí)間合同管理部門應(yīng)在收到完整的借閱申請(qǐng)材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況，需及時(shí)與借閱人溝通說(shuō)明。四、合同借閱登記（一）登記內(nèi)容合同管理部門在批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)合同借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括：借閱人姓名、部門、合同名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、實(shí)際歸還日期等。（二）登記方式采用電子臺(tái)賬和紙質(zhì)臺(tái)賬相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。電子臺(tái)賬應(yīng)定期備份，紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、合同借閱發(fā)放（一）發(fā)放流程合同管理部門根據(jù)審批結(jié)果，將合同原件或復(fù)印件發(fā)放給借閱人。如發(fā)放合同原件，需在合同上加蓋“借閱專用章”，并注明借閱期限。（二）發(fā)放要求1.發(fā)放的合同復(fù)印件應(yīng)清晰、完整，并與原件一致。2.對(duì)于重要合同或涉及商業(yè)秘密的合同，原則上不提供復(fù)印件。如因工作需要確需提供復(fù)印件，需經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)，并注明用途和保密要求。六、合同借閱期限（一）一般規(guī)定合同借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向合同管理部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）特殊情況處理對(duì)于因項(xiàng)目工作需要長(zhǎng)期借閱合同的情況，借閱人應(yīng)向合同管理部門提交詳細(xì)的項(xiàng)目工作計(jì)劃和時(shí)間安排，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。七、合同借閱保管（一）保管責(zé)任借閱人對(duì)所借閱的合同負(fù)有妥善保管的責(zé)任，應(yīng)采取必要的措施防止合同丟失、損壞或泄露。（二）保管要求1.借閱人應(yīng)將合同存放在安全、保密的地方，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。2.如合同發(fā)生丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)立即向合同管理部門報(bào)告，并采取措施盡量挽回?fù)p失。同時(shí)，借閱人需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、合同借閱使用（一）使用范圍借閱人只能將合同用于申請(qǐng)時(shí)注明的用途，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。（二）使用限制1.未經(jīng)合同管理部門書面同意，借閱人不得對(duì)合同進(jìn)行涂改、增刪、復(fù)印、拍照等操作。2.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員透露合同內(nèi)容。九、合同歸還（一）歸還流程借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將合同原件或復(fù)印件歸還至合同管理部門。合同管理部門在收到歸還的合同后，應(yīng)對(duì)合同進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)合同有損壞、缺失或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）歸還確認(rèn)合同管理部門在確認(rèn)合同完整無(wú)缺后，在《合同借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)將合同歸還原位，并更新合同借閱登記臺(tái)賬。十、合同借閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同借閱情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保借閱行為符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請(qǐng)審批流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。2.檢查合同借閱登記臺(tái)賬是否準(zhǔn)確、完整。3.檢查借閱人是否按時(shí)歸還合同，合同是否完好無(wú)損。4.檢查借閱人是否按照規(guī)定用途使用合同，有無(wú)違規(guī)操作行為。（三）違規(guī)處理對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)借閱行為，合同管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求借閱人限期整改。如借閱人拒不整改或造成嚴(yán)重后果的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理，并依法追究其法律責(zé)任。十一、附