一般公司樣品管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品的管理，規(guī)范樣品的采購、使用、存儲、處置等環(huán)節(jié)，確保樣品的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的樣品管理部門或崗位，對樣品進行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、存儲和處置，確保管理的規(guī)范性和高效性。2.科學(xué)分類原則：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、來源等因素進行科學(xué)分類，便于管理和查詢。3.安全第一原則：確保樣品在整個生命周期內(nèi)的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.節(jié)約高效原則：合理控制樣品數(shù)量和使用，避免浪費，提高樣品的使用效率。二、職責(zé)分工（一）樣品管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司樣品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織樣品的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用、回收和處置等工作。3.建立樣品管理臺賬，記錄樣品的基本信息、出入庫情況、使用情況等。4.定期對樣品進行盤點，確保賬物相符。5.協(xié)調(diào)各部門之間的樣品需求和使用，提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。（二）采購部門職責(zé)1.根據(jù)公司研發(fā)、生產(chǎn)和銷售等部門的需求，制定樣品采購計劃。2.按照公司采購流程，選擇合格的供應(yīng)商，進行樣品采購談判和合同簽訂。3.負(fù)責(zé)跟蹤樣品采購進度，確保按時到貨。4.協(xié)助樣品管理部門進行樣品的驗收工作。（三）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，向樣品管理部門提出樣品使用申請。2.按照規(guī)定的用途和方法使用樣品，不得擅自改變樣品的性質(zhì)和用途。3.妥善保管領(lǐng)用的樣品，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.使用完畢后，及時將樣品歸還樣品管理部門或按照規(guī)定進行處置。（四）質(zhì)量控制部門職責(zé)1.對采購的樣品進行質(zhì)量檢驗，確保樣品符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.在樣品使用過程中，提供質(zhì)量監(jiān)督和技術(shù)指導(dǎo)，確保樣品使用的準(zhǔn)確性和可靠性。3.參與樣品的驗收、盤點等工作。（五）研發(fā)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出新產(chǎn)品研發(fā)所需的樣品需求，并提供技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量要求。2.在研發(fā)過程中，合理使用樣品，做好樣品的使用記錄和數(shù)據(jù)分析。3.配合其他部門進行樣品的相關(guān)工作，如樣品的改進和優(yōu)化等。三、樣品采購（一）采購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前向樣品管理部門提交樣品采購申請，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、采購時間等信息。2.樣品管理部門匯總各部門的采購申請后，結(jié)合公司庫存情況，制定樣品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購時間等內(nèi)容，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)樣品采購計劃，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。2.對供應(yīng)商進行評估時，應(yīng)考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進行評價和更新。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。2.在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)將合同文本提交公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。（四）采購跟蹤與驗收1.采購部門應(yīng)跟蹤樣品采購進度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時到貨。2.樣品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知樣品管理部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、包裝等是否與采購合同一致，以及樣品的質(zhì)量是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.質(zhì)量控制部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗方法和標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行質(zhì)量檢驗，并出具檢驗報告。如樣品驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或退貨。四、樣品存儲（一）存儲場所規(guī)劃1.樣品管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量等因素，規(guī)劃合適的樣品存儲場所。存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保樣品的安全存儲。2.對不同類型的樣品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并進行明顯標(biāo)識。例如，化學(xué)試劑應(yīng)存儲在通風(fēng)良好、陰涼干燥的化學(xué)品倉庫；易碎品應(yīng)單獨存放，并采取防護措施；貴重樣品應(yīng)存儲在保險柜或?qū)ｉT的存儲設(shè)施中。（二）存儲條件要求1.根據(jù)樣品的特性，制定相應(yīng)的存儲條件要求。例如，對于對溫度、濕度敏感的樣品，應(yīng)控制存儲環(huán)境的溫度和濕度；對于易燃易爆樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。2.定期對存儲場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進行監(jiān)測和記錄，確保存儲條件符合要求。（三）樣品入庫1.樣品到貨后，樣品管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對樣品進行驗收。驗收合格的樣品，辦理入庫手續(xù)，并填寫樣品入庫單。2.樣品入庫單應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息，并由驗收人員、倉庫管理人員等簽字確認(rèn)。3.將樣品按照預(yù)定的存儲位置進行存放，并在樣品上或存儲區(qū)域標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便于查找和管理。（四）樣品存儲管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對樣品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并報告樣品管理部門負(fù)責(zé)人。3.對長期存儲的樣品，應(yīng)定期進行檢查和維護，確保樣品的質(zhì)量和性能不受影響。如發(fā)現(xiàn)樣品有質(zhì)量問題或超過有效期，應(yīng)及時進行處理。五、樣品發(fā)放（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫樣品領(lǐng)用申請表，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.將樣品領(lǐng)用申請表提交樣品管理部門，樣品管理部門審核申請表的內(nèi)容和審批情況，如符合要求，則辦理樣品發(fā)放手續(xù)，并填寫樣品發(fā)放登記表。3.倉庫管理人員根據(jù)樣品發(fā)放登記表，發(fā)放相應(yīng)的樣品，并在樣品領(lǐng)用申請表和樣品發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。4.使用部門領(lǐng)取樣品后，應(yīng)及時在樣品領(lǐng)用申請表上填寫實際領(lǐng)用情況，并將申請表交回樣品管理部門存檔。（二）發(fā)放原則1.嚴(yán)格按照樣品領(lǐng)用申請表的內(nèi)容發(fā)放樣品，不得擅自更改樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.對于貴重樣品、限量樣品等特殊樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，并要求使用部門提供詳細(xì)的使用計劃和用途說明。3.樣品發(fā)放應(yīng)遵循先進先出的原則，確保樣品在有效期內(nèi)得到合理使用。六、樣品使用（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途和方法使用樣品，不得擅自改變樣品的性質(zhì)和用途。如需改變樣品的用途，應(yīng)提前向樣品管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行。2.在使用樣品過程中，應(yīng)做好樣品的使用記錄，包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用人員、使用情況等信息。使用記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。3.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時清理和歸還樣品，并對使用場所進行清潔和整理。（二）質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制部門應(yīng)在樣品使用過程中進行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，確保樣品使用的準(zhǔn)確性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)樣品使用過程中有質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知使用部門停止使用，并進行調(diào)查和處理。2.使用部門在使用樣品過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品質(zhì)量不符合要求或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時向質(zhì)量控制部門報告，并配合質(zhì)量控制部門進行分析和解決。七、樣品回收（一）回收范圍1.使用完畢或不再使用的樣品，應(yīng)及時進行回收?；厥辗秶ǖ幌抻诓少彽脑牧蠘悠贰⑸a(chǎn)過程中的半成品樣品、客戶退回的樣品等。2.對于過期、變質(zhì)、損壞等無法繼續(xù)使用的樣品，也應(yīng)進行回收處理。（二）回收流程1.使用部門在樣品使用完畢后，應(yīng)及時清理和整理樣品，并將樣品交回樣品管理部門。交回樣品時，應(yīng)填寫樣品回收登記表，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收日期等信息。2.樣品管理部門收到使用部門交回的樣品后，應(yīng)進行檢查和核對，如樣品數(shù)量、質(zhì)量等符合要求，則辦理樣品回收手續(xù)，并在樣品回收登記表上簽字確認(rèn)。3.對于回收的樣品，樣品管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和用途，進行分類存儲或處置。八、樣品處置（一）處置方式1.銷毀：對于過期、變質(zhì)、損壞等無法繼續(xù)使用且無保留價值的樣品，應(yīng)進行銷毀處理。銷毀方式可根據(jù)樣品的性質(zhì)選擇合適的方法，如焚燒、深埋、化學(xué)處理等。2.報廢：對于已失去使用功能或技術(shù)落后的樣品，可申請報廢處理。報廢樣品應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批和處置。3.轉(zhuǎn)讓：對于仍有使用價值但本公司不再需要的樣品，可在符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，進行轉(zhuǎn)讓處理。轉(zhuǎn)讓樣品時，應(yīng)簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.捐贈：對于符合公司捐贈條件的樣品，可進行捐贈處理。捐贈樣品應(yīng)按照公司捐贈管理規(guī)定進行審批和實施。（二）處置流程1.樣品管理部門根據(jù)樣品的實際情況，提出樣品處置申請，并填寫樣品處置申請表。處置申請表應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，樣品管理部門按照批準(zhǔn)的處置方式組織實施樣品處置工作。在處置過程中，應(yīng)做好記錄，確保處置工作的合規(guī)性和可追溯性。3.處置完成后，樣品管理部門應(yīng)及時更新樣品管理臺賬，并將樣品處置情況報告公司相關(guān)部門。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對樣品管理情況進行審計，檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品采購、存儲、使用、回收和處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查樣品管理部門應(yīng)定期對樣品管理工作進行自查，檢查樣品管理臺賬的記錄是否準(zhǔn)確、完整，樣品的存儲條件是否符合要求，樣品的出入庫手續(xù)是否齊全等。同時，加強對各使用部門樣品使用情況的監(jiān)督檢查，確保樣品的合理使用。（三）問題處理對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)