會計文書傳遞管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會計文書的傳遞流程，確保會計信息及時、準確、安全地在各部門及崗位之間流轉(zhuǎn)，提高公司財務(wù)管理效率，加強內(nèi)部控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的會計文書傳遞管理。（三）基本原則1.準確性原則：會計文書傳遞過程中，要確保信息的準確無誤，避免因傳遞錯誤導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)失真。2.及時性原則：會計文書應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成傳遞，不得延誤，以保證財務(wù)工作的時效性。3.安全性原則：加強會計文書傳遞過程中的安全管理，防止文書丟失、泄露或被篡改。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保會計文書傳遞過程中出現(xiàn)問題能夠及時追溯到責(zé)任人。二、會計文書的分類及定義（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據(jù)，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要內(nèi)容，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計賬簿的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，是編制財務(wù)報表的主要依據(jù)。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，詳細反映各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。（三）財務(wù)報表1.資產(chǎn)負債表：反映企業(yè)在某一特定日期財務(wù)狀況的報表，包括資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益的情況。2.利潤表：反映企業(yè)在一定會計期間經(jīng)營成果的報表，包括收入、成本、費用和利潤等項目。3.現(xiàn)金流量表：反映企業(yè)在一定會計期間現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物流入和流出的報表。（四）其他會計文書1.財務(wù)分析報告：對企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進行分析和評價的書面報告。2.稅務(wù)申報表：企業(yè)按照稅法規(guī)定向稅務(wù)機關(guān)申報繳納稅款的表格。3.審計報告：注冊會計師對企業(yè)財務(wù)報表發(fā)表審計意見的書面文件。三、會計文書傳遞流程（一）會計憑證傳遞流程1.業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時取得或填制原始憑證，并按照公司報銷制度的要求進行整理、粘貼。將整理好的原始憑證提交給部門負責(zé)人進行審核，部門負責(zé)人審核通過后，在原始憑證上簽字確認。2.財務(wù)部門業(yè)務(wù)人員將經(jīng)部門負責(zé)人審核后的原始憑證傳遞至財務(wù)部門的會計人員。會計人員對原始憑證進行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實性、合法性、完整性、準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)人員溝通并要求其補充或更正。審核無誤后，會計人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，并在記賬憑證上簽字。將記賬憑證及原始憑證傳遞給記賬崗位的會計人員進行登記賬簿。3.記賬崗位記賬人員根據(jù)審核后的記賬憑證登記賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。在登記賬簿過程中，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證有錯誤，應(yīng)及時與制單會計人員溝通，按照規(guī)定的方法進行更正。登記完畢后，在記賬憑證上加蓋“記賬”印章，并將記賬憑證傳遞給會計主管進行審核。4.會計主管會計主管對記賬憑證及賬簿記錄進行審核，審核內(nèi)容包括記賬憑證的編制是否正確、賬簿登記是否規(guī)范、賬證是否相符等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)人員進行調(diào)整。審核無誤后，在記賬憑證上加蓋“審核”印章。將審核后的記賬憑證及賬簿資料傳遞給裝訂保管崗位的會計人員。5.裝訂保管崗位裝訂人員將審核后的記賬憑證及原始憑證按照一定的順序進行整理、裝訂，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。將裝訂好的會計憑證入檔保管，按照會計檔案管理的要求進行存放，以便查閱。（二）會計賬簿傳遞流程1.記賬崗位記賬人員按照規(guī)定的時間和要求登記各類會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。定期對賬簿記錄進行核對，確保賬賬相符、賬證相符。如發(fā)現(xiàn)不符，及時查明原因并進行調(diào)整。在每個會計期末，將本期的賬簿資料進行整理，編制科目余額表等相關(guān)報表，并將賬簿資料傳遞給會計主管進行審核。2.會計主管會計主管對記賬人員提交的賬簿資料進行審核，重點審核賬簿記錄的準確性、完整性以及報表編制的正確性。如發(fā)現(xiàn)問題，要求記賬人員及時更正。審核無誤后，在賬簿資料上簽字確認，并將賬簿資料傳遞給財務(wù)經(jīng)理。3.財務(wù)經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理對會計主管審核后的賬簿資料進行審閱，了解公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。根據(jù)需要，對賬簿資料進行分析和研究，為公司決策提供支持。將賬簿資料妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計。（三）財務(wù)報表傳遞流程1.會計人員在每個會計期末，會計人員根據(jù)賬簿記錄及其他相關(guān)資料編制財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。對編制好的財務(wù)報表進行內(nèi)部審核，確保報表數(shù)據(jù)的準確性和一致性。審核內(nèi)容包括報表項目的填列是否正確、數(shù)據(jù)計算是否準確、報表之間的勾稽關(guān)系是否相符等。將審核后的財務(wù)報表傳遞給財務(wù)經(jīng)理進行審核。2.財務(wù)經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理對財務(wù)報表進行全面審核，重點關(guān)注報表反映的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果是否真實、準確，是否符合公司實際情況。與相關(guān)部門負責(zé)人溝通，核實報表數(shù)據(jù)的來源和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時要求會計人員進行調(diào)整。審核無誤后，在財務(wù)報表上簽字確認，并將財務(wù)報表傳遞給公司管理層。3.公司管理層公司管理層收到財務(wù)報表后，對報表進行審閱，了解公司的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。根據(jù)財務(wù)報表提供的信息，做出決策，如制定預(yù)算、規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略等。將財務(wù)報表按照規(guī)定的程序報送相關(guān)部門，如稅務(wù)機關(guān)、股東等。（四）其他會計文書傳遞流程1.財務(wù)分析報告財務(wù)分析人員根據(jù)公司財務(wù)數(shù)據(jù)及相關(guān)業(yè)務(wù)信息，定期撰寫財務(wù)分析報告。報告內(nèi)容包括財務(wù)指標分析、財務(wù)狀況評價、經(jīng)營成果分析、現(xiàn)金流量分析等，并提出相關(guān)建議和措施。將撰寫好的財務(wù)分析報告提交給財務(wù)經(jīng)理進行審核。財務(wù)經(jīng)理對報告進行審核，確保報告內(nèi)容準確、分析深入、建議可行。審核通過后，將報告?zhèn)鬟f給公司管理層及相關(guān)部門。2.稅務(wù)申報表稅務(wù)會計人員按照稅法規(guī)定的時間和要求，填寫各類稅務(wù)申報表，包括增值稅申報表、企業(yè)所得稅申報表等。對填寫好的稅務(wù)申報表進行內(nèi)部審核，確保申報數(shù)據(jù)的準確性和完整性。將審核后的稅務(wù)申報表提交給財務(wù)經(jīng)理進行審核。財務(wù)經(jīng)理審核無誤后，簽字確認，并安排專人將稅務(wù)申報表報送至稅務(wù)機關(guān)。3.審計報告公司在接受外部審計時，審計人員根據(jù)審計工作結(jié)果出具審計報告。審計報告包括審計意見、審計發(fā)現(xiàn)的問題及建議等內(nèi)容。審計人員將審計報告初稿提交給公司財務(wù)部門，財務(wù)部門與審計人員溝通，對報告內(nèi)容進行確認和調(diào)整。最終的審計報告由審計人員提交給公司管理層，并按照規(guī)定的程序進行披露。四、會計文書傳遞的時間要求（一）會計憑證1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)將原始憑證整理并提交給部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人應(yīng)在收到原始憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽字確認。3.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在部門負責(zé)人審核通過后的[X]個工作日內(nèi)將原始憑證傳遞至財務(wù)部門。4.會計人員應(yīng)在收到原始憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并編制記賬憑證。5.記賬人員應(yīng)在收到記賬憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成賬簿登記。6.會計主管應(yīng)在收到記賬憑證及賬簿資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核。7.裝訂保管人員應(yīng)在會計主管審核通過后的[X]個工作日內(nèi)完成會計憑證的裝訂和保管。（二）會計賬簿1.記賬人員應(yīng)在每月末的[X]個工作日內(nèi)完成各類會計賬簿的登記和核對工作。2.在每個會計期末，記賬人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將本期的賬簿資料整理并傳遞給會計主管審核。3.會計主管應(yīng)在收到賬簿資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽字確認后傳遞給財務(wù)經(jīng)理。4.財務(wù)經(jīng)理應(yīng)在收到賬簿資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審閱，并妥善保管。（三）財務(wù)報表1.會計人員應(yīng)在每個會計期末結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成財務(wù)報表的編制工作。2.完成編制后，會計人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對財務(wù)報表進行內(nèi)部審核，并傳遞給財務(wù)經(jīng)理審核。3.財務(wù)經(jīng)理應(yīng)在收到財務(wù)報表后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并簽字確認后傳遞給公司管理層。4.公司管理層應(yīng)在收到財務(wù)報表后的[X]個工作日內(nèi)進行審閱，并做出決策。5.財務(wù)報表應(yīng)按照規(guī)定的時間報送相關(guān)部門，如稅務(wù)機關(guān)應(yīng)在每月[具體日期]前報送增值稅申報表等。（四）其他會計文書1.財務(wù)分析人員應(yīng)在每個會計期末結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成財務(wù)分析報告的撰寫工作。2.完成撰寫后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提交給財務(wù)經(jīng)理審核。3.財務(wù)經(jīng)理應(yīng)在收到報告后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并傳遞給公司管理層及相關(guān)部門。4.稅務(wù)會計人員應(yīng)在稅法規(guī)定的申報期限前[X]個工作日內(nèi)完成稅務(wù)申報表的填寫和審核工作，并報送至稅務(wù)機關(guān)。5.審計報告應(yīng)在審計工作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)出具，并按照規(guī)定的程序進行傳遞和披露。五、會計文書傳遞的方式及要求（一）傳遞方式1.紙質(zhì)傳遞：對于重要的會計文書，如原始憑證、記賬憑證、財務(wù)報表等，應(yīng)采用紙質(zhì)傳遞的方式，并確保文書的完整性和準確性。傳遞過程中，應(yīng)使用專用的文件袋或文件夾進行封裝，注明文書名稱、傳遞日期、傳遞部門等信息。2.電子傳遞：對于一些時效性較強的會計文書，如財務(wù)分析報告、稅務(wù)申報表等，可以采用電子傳遞的方式。電子傳遞應(yīng)使用公司指定的辦公軟件或郵件系統(tǒng)，并確保文件格式正確、內(nèi)容清晰。在郵件主題或文件名中應(yīng)注明文書名稱、傳遞日期、傳遞部門等信息。3.專人傳遞：對于緊急或重要的會計文書，應(yīng)安排專人進行傳遞，確保文書能夠及時、安全地送達目的地。專人傳遞過程中，應(yīng)做好交接記錄，包括交接時間、交接人、接收人等信息。（二）傳遞要求1.傳遞會計文書時，應(yīng)確保文書的完整性，不得遺漏重要內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文書有缺失或損壞，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通并進行補充或更換。2.傳遞過程中，應(yīng)注意保密，不得將會計文書泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司機密的會計信息，應(yīng)采取加密等措施進行保護。3.接收會計文書時，接收人員應(yīng)認真核對文書的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保與傳遞清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與傳遞人員聯(lián)系并進行核實。4.傳遞會計文書的人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和責(zé)任心，熟悉會計文書的傳遞流程和要求，確保傳遞工作的順利進行。六、會計文書傳遞過程中的責(zé)任劃分（一）業(yè)務(wù)部門責(zé)任1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時、準確地取得或填制原始憑證，并按照公司規(guī)定進行整理和粘貼。2.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核原始憑證的真實性、合法性、完整性和準確性，對審核結(jié)果負責(zé)。如因?qū)徍瞬粐缹?dǎo)致問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）財務(wù)部門責(zé)任1.會計人員應(yīng)嚴格審核原始憑證，正確編制記賬憑證，確保會計信息的準確無誤。2.記賬人員應(yīng)規(guī)范登記賬簿，保證賬賬相符、賬證相符。如因登記錯誤導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)失真，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.會計主管應(yīng)加強對會計憑證、賬簿及報表等會計文書的審核，對財務(wù)工作的準確性和規(guī)范性負責(zé)。4.裝訂保管人員應(yīng)妥善保管會計文書，按照規(guī)定進行裝訂和存放，確保會計文書的安全完整。如因保管不善導(dǎo)致會計文書丟失、損壞或泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）其他相關(guān)部門責(zé)任1.稅務(wù)會計人員應(yīng)按照稅法規(guī)定及時、準確地填寫稅務(wù)申報表，并確保申報數(shù)據(jù)的真實性和合法性。如因申報錯誤導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)風(fēng)險，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.財務(wù)分析人員應(yīng)深入分析公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，提供準確、有價值的財務(wù)分析報告。如因分析失誤導(dǎo)致公司決策失誤，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）傳遞人員責(zé)任1.傳遞會計文書的人員應(yīng)確保文書及時、安全地傳遞，不得延誤或丟失。如因傳遞不當導(dǎo)致會計文書未能按時送達或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.在傳遞過程中，傳遞人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會計文書的內(nèi)容。如因泄密導(dǎo)致公司利益受損，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、會計文書的保管與查閱（一）保管1.會計文書應(yīng)按照會計檔案管理的要求進行保管，定期進行整理和歸檔。2.會計憑證、賬簿、報表等會計文書應(yīng)分別存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查閱。3.對于電子會計文書，應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.會計文書的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。（二）查閱