erp應(yīng)收付管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)中應(yīng)收付業(yè)務(wù)的管理流程，確保應(yīng)收應(yīng)付賬款的準確性、及時性和安全性，加強資金管控，防范財務(wù)風(fēng)險，提高公司財務(wù)管理水平，保障公司的正常運營和持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及ERP應(yīng)收付業(yè)務(wù)的部門和人員，包括銷售部門、采購部門、財務(wù)部門以及其他與應(yīng)收付業(yè)務(wù)相關(guān)的職能部門。（三）基本原則1.準確性原則：確保在ERP系統(tǒng)中記錄的應(yīng)收付信息準確無誤，如實反映公司的業(yè)務(wù)交易情況。2.及時性原則：及時錄入、審核和處理應(yīng)收付業(yè)務(wù)，保證賬款的收付與業(yè)務(wù)發(fā)生同步，避免逾期賬款的產(chǎn)生。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門在應(yīng)收付管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任落實到人。4.風(fēng)險防控原則：加強對應(yīng)收應(yīng)付賬款的風(fēng)險評估和監(jiān)控，采取有效的風(fēng)險防范措施，降低壞賬損失和資金風(fēng)險。二、應(yīng)收管理（一）銷售訂單管理1.訂單錄入銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時在ERP系統(tǒng)中準確錄入訂單信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)明細、訂單金額、交貨日期等。錄入人員應(yīng)對訂單信息進行仔細核對，確保信息的完整性和準確性，避免因信息錯誤導(dǎo)致后續(xù)業(yè)務(wù)處理出現(xiàn)問題。2.訂單審核銷售訂單錄入完成后，需提交給銷售主管進行審核。銷售主管應(yīng)根據(jù)公司的銷售政策、信用政策以及庫存情況等，對訂單的合理性和可行性進行審核。審核通過后的訂單方可流轉(zhuǎn)至后續(xù)流程進行處理；對于審核不通過的訂單，銷售主管應(yīng)注明原因，并反饋給銷售部門相關(guān)人員進行修改或調(diào)整。（二）發(fā)貨管理1.發(fā)貨通知發(fā)貨部門根據(jù)已審核的銷售訂單，安排發(fā)貨事宜。發(fā)貨前，發(fā)貨部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中生成發(fā)貨通知單，并將發(fā)貨信息（如發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、產(chǎn)品明細、數(shù)量等）錄入系統(tǒng)。發(fā)貨通知單應(yīng)發(fā)送給銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門及時掌握發(fā)貨情況，做好相應(yīng)的跟進工作。2.發(fā)貨確認發(fā)貨完成后，發(fā)貨人員應(yīng)在ERP系統(tǒng)中對發(fā)貨情況進行確認。確認內(nèi)容包括實際發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨日期、運輸方式等信息，確保發(fā)貨信息與銷售訂單和發(fā)貨通知單一致。財務(wù)部門在收到發(fā)貨確認信息后，應(yīng)及時核對發(fā)貨金額與銷售訂單金額是否相符，為后續(xù)的應(yīng)收賬款核算做好準備。（三）應(yīng)收賬款核算1.核算依據(jù)財務(wù)部門應(yīng)以銷售訂單、發(fā)貨通知單、發(fā)票等相關(guān)資料為依據(jù)，在ERP系統(tǒng)中準確核算應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款的入賬金額應(yīng)按照合同約定的金額或?qū)嶋H發(fā)貨金額進行確認，對于涉及折扣、折讓等情況的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。2.賬齡分析財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進行賬齡分析，按照賬齡區(qū)間（如1個月以內(nèi)、13個月、36個月、6個月以上等）統(tǒng)計應(yīng)收賬款的余額和占比情況。通過賬齡分析，及時發(fā)現(xiàn)逾期賬款，為后續(xù)的催款工作提供數(shù)據(jù)支持。（四）應(yīng)收賬款催收1.催收責(zé)任銷售部門負責(zé)應(yīng)收賬款的催收工作，應(yīng)指定專人跟蹤每筆應(yīng)收賬款的回收情況，并定期與客戶溝通，了解客戶付款進度和資金狀況。對于逾期賬款，銷售部門應(yīng)加大催收力度，制定詳細的催收計劃，并及時反饋給財務(wù)部門。2.催收方式銷售部門可根據(jù)客戶的實際情況，采取多種催收方式，如電話催收、郵件催收、上門拜訪等。催收過程中，應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，向客戶說明逾期付款的后果和對公司業(yè)務(wù)的影響，爭取客戶盡快付款。對于長期拖欠賬款的客戶，銷售部門應(yīng)及時與公司法律顧問溝通，尋求法律支持，通過法律途徑維護公司的合法權(quán)益。（五）壞賬管理1.壞賬確認財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進行清查，對于符合壞賬確認條件的應(yīng)收賬款，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行壞賬確認。壞賬確認條件包括但不限于：客戶破產(chǎn)、倒閉、失蹤，逾期賬款超過一定期限且多次催收無效等。2.壞賬處理經(jīng)確認為壞賬的應(yīng)收賬款，財務(wù)部門應(yīng)按照公司的財務(wù)制度進行核銷處理。核銷壞賬時，應(yīng)填寫壞賬核銷申請表，注明壞賬原因、金額等信息，并提交給公司管理層審批。壞賬核銷后，財務(wù)部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，并對壞賬情況進行備查登記，以便日后查詢和審計。三、應(yīng)付管理（一）采購訂單管理1.訂單下達采購部門根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃、庫存情況等，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)在ERP系統(tǒng)中準確錄入，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、采購產(chǎn)品或服務(wù)明細、訂單金額、交貨日期等信息。采購訂單錄入人員應(yīng)認真核對訂單信息，確保訂單的準確性和完整性。訂單錄入完成后，需提交給采購主管進行審核。2.訂單審核采購主管應(yīng)按照公司的采購政策、預(yù)算控制等要求，對采購訂單進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、供應(yīng)商的選擇、訂單價格的準確性、交貨期的可行性等。審核通過后的采購訂單方可發(fā)送給供應(yīng)商，并在ERP系統(tǒng)中進行相應(yīng)的記錄和跟蹤。（二）收貨與驗收管理1.收貨通知采購部門在采購訂單下達后，應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況。當(dāng)收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，采購部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中生成收貨通知單，并將收貨信息（如預(yù)計收貨日期、產(chǎn)品明細、數(shù)量等）通知倉庫部門和質(zhì)量檢驗部門。2.收貨確認倉庫部門在收到貨物后，應(yīng)對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，并在ERP系統(tǒng)中進行收貨確認。收貨確認信息應(yīng)及時反饋給采購部門和財務(wù)部門。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)對貨物的質(zhì)量進行檢驗，檢驗合格后出具檢驗報告。對于驗收不合格的貨物，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中注明原因，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）應(yīng)付賬款核算1.核算依據(jù)財務(wù)部門應(yīng)以采購訂單、收貨通知單、發(fā)票等相關(guān)資料為依據(jù)，在ERP系統(tǒng)中準確核算應(yīng)付賬款。應(yīng)付賬款的入賬金額應(yīng)按照合同約定的金額或?qū)嶋H收貨金額進行確認，對于涉及采購折扣、退貨等情況的，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。2.賬齡分析財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)付賬款進行賬齡分析，按照賬齡區(qū)間（如1個月以內(nèi)、13個月、36個月、6個月以上等）統(tǒng)計應(yīng)付賬款的余額和占比情況。通過賬齡分析，合理安排資金支付，避免逾期付款對公司信譽造成影響。（四）應(yīng)付賬款支付1.支付申請采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)在ERP系統(tǒng)中核對發(fā)票信息與采購訂單、收貨通知單是否一致。核對無誤后，采購部門應(yīng)填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并提交給財務(wù)部門進行審核。2.支付審核財務(wù)部門應(yīng)按照公司的財務(wù)制度和審批流程，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、準確性，付款金額與合同約定是否相符，付款方式是否合規(guī)等。經(jīng)財務(wù)部門審核通過后的付款申請，需提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照付款申請單上的信息，在ERP系統(tǒng)中安排付款。（五）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商信息維護采購部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中建立和維護供應(yīng)商信息檔案，包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、信用評級、付款條款等信息。定期對供應(yīng)商信息進行更新和維護，確保供應(yīng)商信息的準確性和完整性。2.供應(yīng)商信用評估財務(wù)部門應(yīng)會同采購部門定期對供應(yīng)商進行信用評估，根據(jù)供應(yīng)商的付款記錄、交貨質(zhì)量、合作穩(wěn)定性等因素，對供應(yīng)商的信用狀況進行打分和評級。根據(jù)供應(yīng)商的信用評級，調(diào)整與供應(yīng)商的合作策略，如確定付款期限、信用額度等。四、ERP系統(tǒng)操作與權(quán)限管理（一）系統(tǒng)操作規(guī)范1.操作人員培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織涉及ERP應(yīng)收付業(yè)務(wù)的人員進行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保操作人員熟悉系統(tǒng)的功能和操作流程。新入職員工在正式使用ERP系統(tǒng)前，必須接受相關(guān)的系統(tǒng)操作培訓(xùn)，并通過考核后方可上崗操作。2.數(shù)據(jù)錄入要求所有涉及應(yīng)收付業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錄入應(yīng)及時、準確、完整，不得隨意修改或刪除已錄入的數(shù)據(jù)。錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和要求進行填寫，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。3.系統(tǒng)故障處理當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，操作人員應(yīng)及時報告系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快對故障進行排查和修復(fù)，并記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、處理過程等信息。在系統(tǒng)故障期間，如影響到應(yīng)收付業(yè)務(wù)的正常處理，應(yīng)采取手工記錄等臨時措施，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不丟失，并在系統(tǒng)恢復(fù)正常后及時補錄和核對相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)置原則根據(jù)公司的業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制要求，對ERP系統(tǒng)中應(yīng)收付業(yè)務(wù)的操作權(quán)限進行合理設(shè)置，做到職責(zé)分離、權(quán)限制衡。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，即每個操作人員僅擁有完成其工作職責(zé)所需的最低權(quán)限，避免權(quán)限過大導(dǎo)致信息泄露或業(yè)務(wù)風(fēng)險。2.權(quán)限分類與授予ERP應(yīng)收付業(yè)務(wù)的權(quán)限分為功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。功能權(quán)限包括訂單錄入、審核、發(fā)貨確認、收款處理、付款申請、審核等；數(shù)據(jù)權(quán)限包括對特定客戶、供應(yīng)商、訂單、賬款等信息的查詢、修改、刪除等權(quán)限。權(quán)限授予應(yīng)根據(jù)員工的崗位和職責(zé)進行，由系統(tǒng)管理員在ERP系統(tǒng)中進行設(shè)置。員工應(yīng)妥善保管自己的系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號借予他人使用。3.權(quán)限變更與審批當(dāng)員工的崗位或職責(zé)發(fā)生變動時，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時調(diào)整其在ERP系統(tǒng)中的操作權(quán)限，并填寫權(quán)限變更申請表，注明變更原因、變更內(nèi)容等信息，提交給相關(guān)部門負責(zé)人進行審批。經(jīng)審批通過后的權(quán)限變更申請，系統(tǒng)管理員方可在ERP系統(tǒng)中進行權(quán)限調(diào)整操作。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計計劃制定公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期制定針對ERP應(yīng)收付業(yè)務(wù)的審計計劃，明確審計目標、范圍、重點和方法。審計計劃應(yīng)涵蓋應(yīng)收付業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括銷售訂單管理、發(fā)貨管理、應(yīng)收賬款核算與催收、采購訂單管理、收貨與驗收管理、應(yīng)付賬款核算與支付等。2.審計實施內(nèi)部審計人員按照審計計劃對ERP應(yīng)收付業(yè)務(wù)進行審計，通過查閱相關(guān)資料、核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)、訪談相關(guān)人員等方式，檢查業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性以及數(shù)據(jù)的準確性和完整性。在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并向被審計部門提出整改建議。3.審計報告與整改跟蹤內(nèi)部審計結(jié)束后，審計人員應(yīng)撰寫審計報告，詳細描述審計發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析以及整改建議。審計報告應(yīng)提交給公司管理層和相關(guān)部門負責(zé)人。被審計部門應(yīng)根據(jù)審計報告提出的整改建議，制定整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。內(nèi)部審計部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。（二）財務(wù)監(jiān)督1.日常核對財務(wù)部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)中的應(yīng)收付數(shù)據(jù)與相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)、臺賬進行核對，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。核對內(nèi)容包括銷售訂單與發(fā)貨通知單、發(fā)票與應(yīng)收賬款、采購訂單與收貨通知單、發(fā)票與應(yīng)付賬款等。2.報表分析財務(wù)部門應(yīng)每月編制應(yīng)收付賬款報表，對應(yīng)收付賬款的余額、賬齡、增減變動等情況進行分析。通過報表分析，及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)收付管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進措施。3.異常情況監(jiān)控財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注ERP系統(tǒng)中應(yīng)收付