食品潤滑脂采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司食品潤滑脂采購管理工作，確保采購的食品潤滑脂符合公司生產(chǎn)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有食品潤滑脂采購活動(dòng)，包括原材料采購、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)所需潤滑脂采購等。3.基本原則質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的食品潤滑脂符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開公正原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)交易行為。合規(guī)合法原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)食品潤滑脂采購計(jì)劃的制定、執(zhí)行和采購合同的簽訂與管理。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)制定食品潤滑脂的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范。對(duì)采購的食品潤滑脂進(jìn)行到貨檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。參與供應(yīng)商的評(píng)估和審核，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。3.使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和設(shè)備維護(hù)需求，提出食品潤滑脂的采購申請(qǐng)。協(xié)助采購部門評(píng)估供應(yīng)商的產(chǎn)品適用性，并提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。參與食品潤滑脂到貨后的驗(yàn)收工作，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和使用效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制。三、采購流程1.采購申請(qǐng)使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃或庫存情況，填寫《食品潤滑脂采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需潤滑脂的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。采購申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定食品潤滑脂采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、采購數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理安排。采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，并要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品樣品和產(chǎn)品說明書。質(zhì)量部門會(huì)同采購部門對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評(píng)估，判斷其是否符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和食品安全要求。采購部門對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、供貨能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并將評(píng)估結(jié)果反饋給使用部門。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見后簽訂《食品潤滑脂采購合同》。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細(xì)具體、具有可操作性。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章生效。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，填寫《食品潤滑脂采購訂單》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。在預(yù)計(jì)交貨期前，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時(shí)交貨，并向使用部門通報(bào)情況。對(duì)于逾期未交貨的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并及時(shí)尋找替代供應(yīng)商，確保采購任務(wù)不受影響。7.到貨驗(yàn)收食品潤滑脂到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。貨物到貨后，由質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量指標(biāo)等。使用部門參與到貨驗(yàn)收工作，對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量、包裝、標(biāo)識(shí)等進(jìn)行檢查，并對(duì)產(chǎn)品的使用效果進(jìn)行初步評(píng)價(jià)。如驗(yàn)收合格，質(zhì)量部門出具《食品潤滑脂驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，使用部門在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。8.入庫與付款驗(yàn)收合格的食品潤滑脂由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，并建立庫存臺(tái)賬。采購部門將采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料整理齊全后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核相關(guān)費(fèi)用，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)文件，以及產(chǎn)品樣品、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料。采購部門會(huì)同質(zhì)量部門對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面情況。經(jīng)評(píng)估合格的新供應(yīng)商，方可納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和廉政協(xié)議。2.供應(yīng)商考核采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量方面的考核數(shù)據(jù)，使用部門負(fù)責(zé)提供交貨期、產(chǎn)品使用效果等方面的反饋意見。根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，采取警告、限期整改、暫停合作、取消合作等措施。3.供應(yīng)商淘汰對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰出公司供應(yīng)商名錄：連續(xù)兩次考核不合格的。提供的產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，給公司造成重大損失的。違反公司廉政協(xié)議或其他合作約定，情節(jié)嚴(yán)重的。經(jīng)營狀況惡化，無法正常履行供貨義務(wù)的。供應(yīng)商淘汰后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并對(duì)其遺留問題進(jìn)行妥善處理。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握食品潤滑脂市場價(jià)格波動(dòng)情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，定期收集市場價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，為采購決策提供參考依據(jù)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行采購和驗(yàn)收，確保所采購的食品潤滑脂質(zhì)量符合要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)，要求供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)。定期對(duì)采購的食品潤滑脂進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)在簽訂采購合同前，應(yīng)認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、詳細(xì)具體、具有可操作性。對(duì)于重大采購合同，應(yīng)組織法律、財(cái)務(wù)等部門進(jìn)行會(huì)審，提出專業(yè)意見。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的管理，及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，確保合同順利履行。4.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、市場信譽(yù)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于存在風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如暫停合作、減少訂單量、要求提供擔(dān)保等，確保公司利益不受損失。六、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)食品潤滑脂采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購部門和相關(guān)人員應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，如實(shí)提供有關(guān)資料和信息。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合食品藥品監(jiān)管、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督等部門的工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和社會(huì)輿論，及時(shí)處理可能影響公司形象和聲譽(yù)的采購相關(guān)問題。七、保密規(guī)定1.參與食品潤滑脂采購活動(dòng)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格