采購(gòu)流程erp管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和效益性，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。4.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購(gòu)質(zhì)量和價(jià)格合理。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同義務(wù)，維護(hù)公司利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.采購(gòu)部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的順利履行。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)和付款申請(qǐng)，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況。2.采購(gòu)人員職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施，按照采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等情況，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核和簽訂，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的催交、驗(yàn)收和入庫(kù)，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的審核和付款申請(qǐng)，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。（二）需求部門1.需求部門職責(zé)負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并提交采購(gòu)申請(qǐng)。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)采購(gòu)合同的條款提出意見和建議。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的使用和管理，確保采購(gòu)物資的合理使用和安全保管。2.需求部門人員職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)需求的提出和采購(gòu)申請(qǐng)的填寫，確保采購(gòu)需求準(zhǔn)確、清晰。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)采購(gòu)合同的條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合需求部門的要求。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)，及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的使用和管理，按照規(guī)定使用采購(gòu)物資，定期對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。（三）財(cái)務(wù)部門1.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的審核和控制，確保采購(gòu)支出在預(yù)算范圍內(nèi)。負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的審核和付款，按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的核算和統(tǒng)計(jì)，定期與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)采購(gòu)合同的付款條款進(jìn)行審核，確保付款風(fēng)險(xiǎn)可控。2.財(cái)務(wù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的審核，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行審核，提出意見和建議，確保采購(gòu)支出合理、合規(guī)。負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的審核，對(duì)采購(gòu)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，確保發(fā)票符合公司財(cái)務(wù)制度和稅務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購(gòu)付款的辦理，按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的核算和統(tǒng)計(jì)，定期與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)財(cái)務(wù)報(bào)表，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。（四）審計(jì)部門1.審計(jì)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，對(duì)采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。2.審計(jì)人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)目標(biāo)、范圍和方法，確保審計(jì)工作有序進(jìn)行。負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)審計(jì)工作，通過(guò)查閱文件、資料，訪談相關(guān)人員，實(shí)地考察等方式，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全面審計(jì)。負(fù)責(zé)撰寫采購(gòu)審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和分析，提出審計(jì)意見和建議，為公司決策提供參考。負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)審計(jì)問(wèn)題的整改情況，確保審計(jì)意見和建議得到有效落實(shí)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性，審核通過(guò)后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)情況和采購(gòu)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，審批通過(guò)后下達(dá)采購(gòu)任務(wù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確定入圍供應(yīng)商名單。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等情況，評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與合格供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款達(dá)成一致意見。2.采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)規(guī)定和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。4.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同金額和重要性，對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審批，審批通過(guò)后簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（六）采購(gòu)物資驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.采購(gòu)物資到貨時(shí)，采購(gòu)部門、需求部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員共同對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如供應(yīng)商不同意更換或補(bǔ)貨，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和入庫(kù)單，填寫付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性等。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金情況，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。四、ERP系統(tǒng)操作流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)錄入1.需求部門在ERP系統(tǒng)中填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人在ERP系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的合理性和必要性，審核通過(guò)后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定與下達(dá)1.采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中接收采購(gòu)申請(qǐng)，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，在ERP系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)任務(wù)給采購(gòu)人員。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中查詢潛在供應(yīng)商信息，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，確定入圍供應(yīng)商名單。2.采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中組織相關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，記錄考察結(jié)果，并在ERP系統(tǒng)中更新供應(yīng)商檔案。3.采購(gòu)人員在ERP系統(tǒng)中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單，并在ERP系統(tǒng)中維護(hù)供應(yīng)商信息。（四）采購(gòu)合同簽訂與錄入1.采購(gòu)部門與合格供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見后，在ERP系統(tǒng)中起草采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門審核通過(guò)后，采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中簽訂采購(gòu)合同，并錄入合同相關(guān)信息。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)與跟蹤1.采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)合同下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)采購(gòu)訂單，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)部門可以在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查詢訂單狀態(tài)，及時(shí)掌握采購(gòu)物資的到貨情況。（六）采購(gòu)物資驗(yàn)收與入庫(kù)1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門安排專人在ERP系統(tǒng)中填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收結(jié)果。2.采購(gòu)物資到貨時(shí)，采購(gòu)部門、需求部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員共同在ERP系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理人員在ERP系統(tǒng)中辦理入庫(kù)手續(xù)，并錄入入庫(kù)單相關(guān)信息。（七）采購(gòu)付款申請(qǐng)與支付1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)合同和入庫(kù)單，填寫付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在ERP系統(tǒng)中提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)在ERP系統(tǒng)中對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)中按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，并記錄付款信息。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)物資的驗(yàn)收情況等。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算和統(tǒng)計(jì)，與采購(gòu)部門核對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與采購(gòu)部門溝通協(xié)調(diào)，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。（二）考核辦法1.采購(gòu)部門考核指標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃完成率：考核采購(gòu)部門是否按照采購(gòu)計(jì)劃按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)。采購(gòu)成本降低率：考核采購(gòu)部門是否通過(guò)合理采購(gòu)降低了采購(gòu)成本。采購(gòu)物資質(zhì)量合格率：考核采購(gòu)部門采購(gòu)的物資是否符合質(zhì)量要求。供應(yīng)商滿意度：考核采購(gòu)部門與供應(yīng)商的合作情況，供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)部門的滿意度。采購(gòu)合同執(zhí)行率：考核采購(gòu)部門是否按照采購(gòu)合同約定履行義務(wù)。2.采購(gòu)人員考核指標(biāo)采購(gòu)任務(wù)完成情況：考核采購(gòu)人員是否按照采購(gòu)任務(wù)要求按時(shí)完成采購(gòu)工作。采購(gòu)成本控制：考核采購(gòu)人員是否通過(guò)談判等方式降低了采購(gòu)成本。采購(gòu)物資質(zhì)量把控：考核采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的把控能力。供應(yīng)商管理：考核采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、管理情況。