大公司快遞管理制度總則目的為規(guī)范公司快遞管理工作，提高快遞服務(wù)效率，保障公司文件、物品的安全、準(zhǔn)確傳遞，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及因工作需要與公司有快遞業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人。職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司快遞業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)工作。選擇并管理快遞服務(wù)供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議，確?？爝f服務(wù)質(zhì)量。負(fù)責(zé)快遞費(fèi)用的審核與結(jié)算工作。對(duì)公司快遞管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查與評(píng)估。2.各部門負(fù)責(zé)本部門快遞業(yè)務(wù)的需求統(tǒng)計(jì)與申請(qǐng)工作。明確專人負(fù)責(zé)本部門快遞的收寄、保管、分發(fā)等工作，確?？爝f安全與及時(shí)流轉(zhuǎn)。配合行政部門做好快遞服務(wù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與管理工作?？爝f服務(wù)供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商選擇1.資質(zhì)審核行政部門應(yīng)選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的快遞服務(wù)供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、快遞業(yè)務(wù)經(jīng)營許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行審核存檔。2.服務(wù)評(píng)估定期對(duì)潛在供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，包括快遞送達(dá)時(shí)間、包裹安全率、客戶投訴處理情況等?？梢酝ㄟ^向其他合作企業(yè)咨詢、實(shí)地考察供應(yīng)商網(wǎng)點(diǎn)等方式獲取評(píng)估信息。3.招標(biāo)或比價(jià)根據(jù)公司快遞業(yè)務(wù)量和服務(wù)需求，定期組織快遞服務(wù)供應(yīng)商的招標(biāo)或比價(jià)工作。邀請(qǐng)多家符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)，綜合比較價(jià)格、服務(wù)條款、配送范圍等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。合作協(xié)議簽訂1.協(xié)議內(nèi)容與選定的快遞服務(wù)供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、費(fèi)用結(jié)算方式、賠償責(zé)任、保密條款、違約責(zé)任等。2.協(xié)議期限合作協(xié)議期限一般為[X]年，期滿前行政部門應(yīng)提前評(píng)估供應(yīng)商服務(wù)情況，決定是否續(xù)簽協(xié)議。供應(yīng)商管理1.服務(wù)監(jiān)督行政部門定期對(duì)快遞服務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，可通過快遞單號(hào)查詢物流信息、實(shí)地走訪供應(yīng)商網(wǎng)點(diǎn)等方式進(jìn)行。建立服務(wù)質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)收集各部門對(duì)快遞服務(wù)的意見和建議，并反饋給供應(yīng)商，要求其限期整改。2.績效評(píng)估每季度對(duì)快遞服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行績效評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括快遞及時(shí)送達(dá)率、包裹丟失破損率、客戶投訴處理滿意度等。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商提出警告，如多次警告仍不改善，可考慮終止合作。3.信息溝通保持與快遞服務(wù)供應(yīng)商的密切溝通，及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)和服務(wù)變化，以便調(diào)整公司快遞管理策略。對(duì)于公司快遞業(yè)務(wù)的特殊需求或臨時(shí)變動(dòng)，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保服務(wù)的順利進(jìn)行?？爝f收寄管理寄件申請(qǐng)1.寄件需求統(tǒng)計(jì)各部門應(yīng)每周統(tǒng)計(jì)本部門的快遞寄件需求，填寫《快遞寄件申請(qǐng)表》，注明寄件時(shí)間、收件人信息、寄件內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量等。遇有緊急寄件需求，應(yīng)及時(shí)填寫申請(qǐng)表并提交行政部門。2.申請(qǐng)審批《快遞寄件申請(qǐng)表》由部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交行政部門。行政部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和快遞服務(wù)供應(yīng)商情況進(jìn)行審批，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并安排快遞取件事宜。寄件準(zhǔn)備1.物品包裝寄件人應(yīng)確保所寄物品包裝完好、牢固，符合快遞運(yùn)輸要求。對(duì)于易碎、易損物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如使用泡沫、氣墊等緩沖材料進(jìn)行包裹。嚴(yán)禁在快遞包裹內(nèi)夾帶違禁物品，如易燃易爆物品、危險(xiǎn)化學(xué)品、國家機(jī)密文件等。2.信息填寫寄件人應(yīng)準(zhǔn)確填寫快遞運(yùn)單上的各項(xiàng)信息，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件內(nèi)容等。確保收件人信息清晰、準(zhǔn)確，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤或丟失。取件安排1.預(yù)約取件行政部門根據(jù)審批后的《快遞寄件申請(qǐng)表》，與快遞服務(wù)供應(yīng)商預(yù)約取件時(shí)間。確保取件時(shí)間與公司工作時(shí)間相協(xié)調(diào)，避免影響正常辦公秩序。2.交件核對(duì)快遞員取件時(shí)，寄件人應(yīng)與快遞員共同核對(duì)所寄物品的數(shù)量、重量、包裝等信息，并在快遞運(yùn)單上簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)對(duì)取件情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保快遞順利發(fā)出?？爝f運(yùn)輸與跟蹤管理運(yùn)輸過程監(jiān)控1.物流信息跟蹤行政部門負(fù)責(zé)通過快遞單號(hào)在快遞公司官方網(wǎng)站或物流查詢平臺(tái)上跟蹤快遞運(yùn)輸狀態(tài)。及時(shí)掌握快遞的收件、中轉(zhuǎn)、派送等環(huán)節(jié)信息，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)與快遞服務(wù)供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。2.異常情況處理如遇快遞延誤、丟失、破損等異常情況，行政部門應(yīng)立即與快遞服務(wù)供應(yīng)商聯(lián)系，了解原因并要求其采取相應(yīng)措施解決問題。同時(shí)，及時(shí)將異常情況反饋給寄件部門和收件人，做好溝通解釋工作。運(yùn)輸安全保障1.運(yùn)輸方式選擇根據(jù)寄件內(nèi)容、重量、收件地址等因素，合理選擇快遞運(yùn)輸方式，確保物品安全、快速送達(dá)。對(duì)于重要文件或貴重物品，可選擇保價(jià)運(yùn)輸或加急服務(wù)。2.運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)防范提醒寄件人對(duì)高價(jià)值物品進(jìn)行保價(jià)，以降低運(yùn)輸過程中的風(fēng)險(xiǎn)。要求快遞服務(wù)供應(yīng)商加強(qiáng)運(yùn)輸過程中的安全管理，確保包裹在運(yùn)輸過程中不受損壞、丟失?？爝f收件管理收件登記1.專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門快遞的收件登記工作，確保快遞及時(shí)簽收、妥善保管。收件人應(yīng)在快遞到達(dá)公司后第一時(shí)間領(lǐng)取，并在《快遞收件登記表》上簽字確認(rèn)。2.信息記錄收件登記人員應(yīng)詳細(xì)記錄快遞的單號(hào)、寄件人信息、收件人信息、寄件內(nèi)容、收件時(shí)間等信息。對(duì)于收件地址為本部門但收件人不在的情況，應(yīng)及時(shí)通知收件人，并做好郵件暫存工作。包裹分發(fā)1.及時(shí)分發(fā)收件登記人員應(yīng)在收件后及時(shí)將快遞包裹分發(fā)給相應(yīng)的收件人，不得積壓或延誤。對(duì)于緊急文件或重要物品，應(yīng)優(yōu)先通知收件人領(lǐng)取。2.分發(fā)記錄建立快遞包裹分發(fā)記錄，記錄分發(fā)時(shí)間、收件人姓名、部門等信息，以便查詢和追溯?？爝f費(fèi)用管理費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)與快遞服務(wù)供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議，明確快遞費(fèi)用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)算周期。快遞費(fèi)用應(yīng)按照寄件重量、距離、服務(wù)類型等因素計(jì)算。2.賬單核對(duì)每月底，行政部門與快遞服務(wù)供應(yīng)商核對(duì)當(dāng)月快遞費(fèi)用賬單，確保費(fèi)用明細(xì)準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)賬單有誤，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，調(diào)整費(fèi)用金額。3.費(fèi)用支付經(jīng)核對(duì)無誤的快遞費(fèi)用賬單，由行政部門提交財(cái)務(wù)部門審核后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行支付。費(fèi)用控制1.預(yù)算管理行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定年度快遞費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。定期對(duì)快遞費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，如發(fā)現(xiàn)超支情況，應(yīng)及時(shí)查找原因并采取措施進(jìn)行控制。2.成本節(jié)約措施鼓勵(lì)各部門合理安排快遞寄件需求，盡量合并寄件，減少快遞數(shù)量。對(duì)于可選擇普通快遞服務(wù)的物品，盡量不使用加急或保價(jià)服務(wù)，降低快遞費(fèi)用。保密管理保密責(zé)任1.人員培訓(xùn)對(duì)涉及快遞管理工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。要求工作人員在處理快遞過程中，嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露寄件人和收件人的信息。2.信息保護(hù)行政部門應(yīng)采取有效措施保護(hù)快遞信息的安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。對(duì)于含有敏感信息的快遞，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行特殊處理。違規(guī)處理1.責(zé)任追究如發(fā)現(xiàn)因工作人員疏忽或故意導(dǎo)致快遞信息泄露的情況，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)任。2.改進(jìn)措施針對(duì)快遞保密管理中出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取改進(jìn)