基建部合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)基建部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于基建部對(duì)外簽訂的各類(lèi)建設(shè)工程合同、物資采購(gòu)合同、服務(wù)合同等相關(guān)合同的管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同簽訂管理1.合同承辦人基建部指定專(zhuān)人作為合同承辦人，負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、審查、簽訂、履行等工作。合同承辦人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和法律知識(shí)，熟悉合同簽訂流程。2.合同洽談合同承辦人在簽訂合同前，應(yīng)就合同的主要條款與對(duì)方進(jìn)行充分洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。洽談過(guò)程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括洽談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、洽談內(nèi)容等。3.合同起草合同承辦人根據(jù)洽談結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)歧義。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無(wú)統(tǒng)一模板，應(yīng)按照公司要求的格式和內(nèi)容進(jìn)行起草。4.合同審查合同起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審查。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司利益、是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)等。初步審查通過(guò)后，合同承辦人應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審查，確保合同合法合規(guī)。法務(wù)部門(mén)審查后，如發(fā)現(xiàn)合同存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給合同承辦人，合同承辦人應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。5.合同審批合同經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括合同承辦人提交審批申請(qǐng)、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。如不同意合同簽訂，應(yīng)說(shuō)明理由。6.合同簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，由合同承辦人代表公司與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專(zhuān)用章，并嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用章流程進(jìn)行用章。合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同副本交公司檔案室、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)存檔。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行計(jì)劃合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后實(shí)施。2.合同履行跟蹤合同承辦人應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題。對(duì)于重大合同履行問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.合同款項(xiàng)支付合同款項(xiàng)支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。支付前，合同承辦人應(yīng)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)單及時(shí)支付合同款項(xiàng)，并做好賬務(wù)處理。4.合同變更合同履行過(guò)程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦人應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽訂。合同變更后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同執(zhí)行計(jì)劃，并通知相關(guān)部門(mén)。5.合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同自然終止。合同終止后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理合同款項(xiàng)、收回合同原件、辦理資產(chǎn)交接等。對(duì)于因合同終止產(chǎn)生的糾紛，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估基建部應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審查等措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)明確責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保措施有效落實(shí)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)異常，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、審批文件、往來(lái)信函等相關(guān)資料收集整理。收集的資料應(yīng)確保完整、真實(shí)、有效。2.檔案整理對(duì)收集的合同資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱(chēng)等進(jìn)行編號(hào)歸檔。整理后的檔案應(yīng)便于查閱和保管。3.檔案保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公司要求進(jìn)行保管，保管期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。定期對(duì)合同承辦人進(jìn)行培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)防范合同糾紛的能力。2.糾紛處理流程合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并會(huì)同法務(wù)部門(mén)研究制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理原則、方式、責(zé)任人等。根據(jù)糾紛處理方案，積極與對(duì)方協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可通過(guò)仲裁、訴訟等法律途徑解決。3.糾紛處理記錄對(duì)合同糾紛的處理過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括糾紛發(fā)生的原因、處理過(guò)程、處理結(jié)果等。糾紛處理記錄應(yīng)作為合同檔案的重要組成部分進(jìn)行保管。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對(duì)基建部合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、檔案管理等方面。監(jiān)督檢查可采用自查、抽查等方式進(jìn)行。2.考核評(píng)價(jià)建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)基建部合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的