基層痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強公司基層管理，規(guī)范工作流程，確保各項工作有跡可循、責任可查，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本基層痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司基層各部門、各崗位的所有工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡記錄應(yīng)真實反映工作實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋工作的各個環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，確保記錄全面。3.及時性原則：工作完成后應(yīng)及時進行痕跡記錄，不得拖延。4.規(guī)范性原則：痕跡記錄應(yīng)按照統(tǒng)一的格式、標準和要求進行填寫和保存。二、痕跡化管理內(nèi)容及要求（一）工作記錄1.工作日志基層員工應(yīng)每日填寫工作日志，記錄當天的工作內(nèi)容、工作進度、遇到的問題及解決方法等。日志內(nèi)容應(yīng)詳細、具體，具有可追溯性。部門負責人應(yīng)定期檢查員工工作日志，給予指導(dǎo)和反饋。2.會議記錄各類會議均需安排專人進行記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容、決議事項等。會議記錄應(yīng)準確、完整，會后及時整理并發(fā)送給參會人員確認。重要會議的記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）文件資料管理1.文件收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)臺賬，記錄文件的名稱、文號、來文單位、收文日期、分發(fā)情況等。文件接收后應(yīng)及時登記并按照規(guī)定流程進行傳閱、辦理和歸檔。文件發(fā)出時應(yīng)記錄發(fā)文日期、發(fā)文對象、文件內(nèi)容等信息。2.檔案管理基層部門應(yīng)建立本部門的檔案管理制度，對各類文件、資料、合同等進行分類整理和歸檔。檔案應(yīng)編號存放，便于查找和使用。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。（三）工作流程執(zhí)行記錄1.業(yè)務(wù)流程表單根據(jù)公司各項業(yè)務(wù)流程，設(shè)計相應(yīng)的表單，員工在執(zhí)行流程過程中應(yīng)如實填寫表單內(nèi)容。表單應(yīng)包含流程步驟、責任人、時間節(jié)點、操作記錄等信息。流程結(jié)束后，表單應(yīng)作為重要的痕跡資料進行保存。2.審批記錄涉及審批的工作，應(yīng)保留審批過程中的相關(guān)記錄，包括審批意見、審批時間、審批人等。審批記錄可通過紙質(zhì)簽字、電子審批系統(tǒng)等方式進行留存。（四）工作成果記錄1.項目成果基層員工參與的項目，應(yīng)記錄項目目標、實施過程、取得的成果等。成果記錄可包括報告、數(shù)據(jù)、圖表、實物等形式，確保能夠清晰展示項目成效。2.工作業(yè)績數(shù)據(jù)定期統(tǒng)計和記錄員工的工作業(yè)績數(shù)據(jù)，如銷售額、產(chǎn)量、客戶滿意度等。業(yè)績數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，作為員工考核和晉升的重要依據(jù)。三、痕跡化管理的實施與監(jiān)督（一）實施部門與職責1.基層部門負責本部門痕跡化管理工作的具體實施，組織員工學習和執(zhí)行痕跡化管理制度。定期對本部門的痕跡記錄進行自查和整理，確保記錄的完整性和規(guī)范性。2.行政部門負責制定和完善痕跡化管理制度及相關(guān)標準。對各部門痕跡化管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檢查和評估。負責公司層面痕跡資料的集中存儲和保管。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查行政部門每月對各部門痕跡化管理工作進行一次定期檢查，檢查內(nèi)容包括痕跡記錄的完整性、準確性、及時性等。檢查結(jié)果以書面形式通報各部門，并要求限期整改。2.不定期抽查行政部門不定期對各部門痕跡化管理情況進行抽查，重點檢查關(guān)鍵崗位和重要工作環(huán)節(jié)的痕跡記錄。對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.專項檢查根據(jù)公司工作重點和實際需要，適時開展專項痕跡化管理檢查，如對某個項目、某項業(yè)務(wù)流程的痕跡記錄進行專項檢查。（三）考核與獎懲1.考核將痕跡化管理工作納入員工績效考核體系，作為考核員工工作表現(xiàn)的重要指標之一?？己藘?nèi)容包括痕跡記錄的質(zhì)量、執(zhí)行制度的情況、配合檢查的態(tài)度等。2.獎勵對于痕跡化管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。在員工晉升、評優(yōu)等方面，優(yōu)先考慮痕跡化管理工作成績突出的人員。3.懲罰對于違反痕跡化管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。因痕跡記錄不完整、不準確導(dǎo)致工作失誤或造成損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。四、痕跡資料的保存與使用（一）保存方式1.紙質(zhì)保存重要的文件、記錄等可采用紙質(zhì)形式進行保存，存放在專門的文件柜中，并按照類別和時間順序進行排列。紙質(zhì)資料應(yīng)定期進行整理和歸檔，確保存放有序，便于查找。2.電子保存利用電子文檔管理系統(tǒng)，對各類痕跡資料進行電子存儲。電子資料應(yīng)進行分類命名和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。定期對電子資料進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保存期限1.短期保存一般的工作記錄、臨時性文件等保存期限為13年。2.中期保存涉及業(yè)務(wù)流程、項目資料等保存期限為35年。3.長期保存重要的合同、檔案、規(guī)章制度等保存期限為5年以上，甚至永久保存。（三）使用權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱痕跡資料的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請，經(jīng)批準后可在指定地點查閱。查閱人員應(yīng)愛護痕跡資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損壞。2.外部提供因工作需要向外部單位提供痕跡資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，確保資料的