商務(wù)及采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商務(wù)及采購活動(dòng)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及商務(wù)活動(dòng)及采購業(yè)務(wù)的相關(guān)人員和行為。（三）基本原則1.合法性原則：商務(wù)及采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：在商務(wù)談判、采購招標(biāo)等過程中，應(yīng)公平對(duì)待所有參與方，確保競爭的公正性。3.效益原則：以提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量。4.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)商務(wù)及采購活動(dòng)的全過程監(jiān)督和管理，防范風(fēng)險(xiǎn)。二、商務(wù)活動(dòng)管理（一）商務(wù)談判1.談判準(zhǔn)備相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定談判目標(biāo)、談判策略和談判團(tuán)隊(duì)成員。收集與談判相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)行情、競爭對(duì)手情況、合作方背景等，為談判提供充分依據(jù)。2.談判過程談判團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)明確各自職責(zé)，密切配合，按照談判策略進(jìn)行溝通和協(xié)商。談判過程中要注意語言表達(dá)和態(tài)度，保持冷靜、理智，避免情緒化的表達(dá)。對(duì)談判中的重要事項(xiàng)和雙方達(dá)成的共識(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄，形成談判紀(jì)要。3.談判結(jié)果談判結(jié)束后，談判團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)總結(jié)談判情況，評(píng)估談判結(jié)果是否符合公司利益。將談判結(jié)果報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，如涉及合同簽訂，按照合同管理流程辦理。（二）商務(wù)合同管理1.合同起草根據(jù)談判結(jié)果，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草商務(wù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)格、履行期限、違約責(zé)任等條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清或歧義性的表述。2.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核。法律部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)法律部門的審核意見，對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)。4.合同履行合同雙方應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)通知對(duì)方。5.合同歸檔合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄等。（三）商務(wù)接待管理1.接待原則商務(wù)接待應(yīng)遵循熱情、周到、節(jié)儉的原則，展示公司良好形象。根據(jù)接待對(duì)象的身份和來訪目的，合理安排接待規(guī)格和接待方式。2.接待準(zhǔn)備接到接待任務(wù)后，相關(guān)部門應(yīng)制定接待方案，明確接待時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)安排等內(nèi)容。提前做好接待場(chǎng)所的布置、餐飲安排、車輛調(diào)度等準(zhǔn)備工作。3.接待過程接待人員應(yīng)提前到達(dá)接待地點(diǎn)，迎接來訪客人，引導(dǎo)客人就座，提供茶水等服務(wù)。按照接待方案安排好參觀、會(huì)議、洽談等活動(dòng)，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。注意接待過程中的禮儀規(guī)范，尊重客人的風(fēng)俗習(xí)慣和文化背景。4.接待費(fèi)用管理商務(wù)接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管理，實(shí)行預(yù)算控制。接待費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)審批文件和發(fā)票等憑證，經(jīng)審核后予以報(bào)銷。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求預(yù)測(cè)各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求和庫存情況，定期進(jìn)行物資需求預(yù)測(cè)。需求預(yù)測(cè)應(yīng)考慮生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等因素。物資需求預(yù)測(cè)結(jié)果應(yīng)及時(shí)報(bào)送采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)各部門報(bào)送的物資需求預(yù)測(cè)，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計(jì)劃調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，通過招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確定供應(yīng)商名單。與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。協(xié)調(diào)解決與供應(yīng)商之間的合作問題，建立良好的合作關(guān)系，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和及時(shí)性。（三）采購流程1.采購申請(qǐng)各部門根據(jù)采購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表，注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容。采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購申請(qǐng)的合理性、必要性、采購方式的選擇等。采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實(shí)施經(jīng)審批后的采購申請(qǐng)，采購部門按照采購計(jì)劃和審批意見組織實(shí)施采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和金額大小選擇合適的采購方式。在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購程序進(jìn)行操作，確保采購過程的公開、公平、公正。4.驗(yàn)收付款采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。驗(yàn)收合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性和定量相結(jié)合的方法。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立備用供應(yīng)商；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同審核和管理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)商務(wù)及采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查商務(wù)談判、合同簽訂、采購流程等是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為和風(fēng)險(xiǎn)隱患。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出改進(jìn)建議。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門對(duì)商務(wù)及采購活動(dòng)的費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)督，審核費(fèi)用報(bào)銷憑證是否真實(shí)、合法、合規(guī)，是否符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行糾正，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（三）日常檢查采購部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)商務(wù)及采購活動(dòng)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)商務(wù)及采購活動(dòng)進(jìn)行抽查，確保制度的有效執(zhí)行。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在商務(wù)談判、采購活動(dòng)中，存在行賄受賄、不正當(dāng)競爭等違法違規(guī)行為。2.違反采購流程，擅自采購、變更采購方式、簽訂合同等。3.因工作失誤，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不合格、交貨延遲等，給公司造成損失。4.泄露公司商務(wù)及采購機(jī)密信息。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)違規(guī)行為責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3