企業(yè)宣傳用品管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司宣傳用品的管理，規(guī)范宣傳用品的采購、使用、保管及核銷流程，確保宣傳用品的合理使用和有效管理，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展公司宣傳、業(yè)務(wù)推廣、活動策劃等工作中涉及的各類宣傳用品的管理。3.定義本制度所稱宣傳用品，是指用于宣傳公司形象、產(chǎn)品、服務(wù)、活動等相關(guān)信息的各類物品，包括但不限于宣傳冊、海報(bào)、宣傳單頁、名片、禮品、促銷道具、展示架、宣傳視頻等。職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)宣傳用品管理制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一規(guī)劃和管理公司宣傳用品的采購工作，根據(jù)各部門需求編制采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)宣傳用品的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放及回收等工作，建立宣傳用品庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存。對宣傳用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保宣傳用品的合理使用。負(fù)責(zé)宣傳用品的報(bào)廢審核及處理工作。2.需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)開展需要，提前向行政部門提交宣傳用品需求申請，明確需求的種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用宣傳用品的使用管理，確保宣傳用品用于公司規(guī)定的宣傳活動和業(yè)務(wù)推廣，不得挪作他用。配合行政部門做好宣傳用品的盤點(diǎn)、核銷等工作，及時(shí)反饋宣傳用品的使用情況和存在的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核宣傳用品采購費(fèi)用的報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。參與宣傳用品采購合同的審核，對采購費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制和成本核算。協(xié)助行政部門做好宣傳用品的盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和審核。4.設(shè)計(jì)部門（如有）根據(jù)公司宣傳需求和行政部門安排，負(fù)責(zé)宣傳用品的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)內(nèi)容符合公司品牌形象和宣傳要求。配合行政部門對設(shè)計(jì)好的宣傳用品進(jìn)行審核和修改，直至達(dá)到滿意效果。采購管理1.采購計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交宣傳用品需求申請。需求申請應(yīng)詳細(xì)注明宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。行政部門收到需求申請后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫存情況和公司宣傳計(jì)劃，編制宣傳用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于臨時(shí)性、緊急性的宣傳用品需求，需求部門應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行采購安排，但事后需補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。2.供應(yīng)商選擇行政部門負(fù)責(zé)建立宣傳用品供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合作伙伴。新供應(yīng)商的引入需進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的查驗(yàn)，同時(shí)對供應(yīng)商的業(yè)績、口碑、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考察評估。每年定期對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。對于評價(jià)不合格的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。3.采購實(shí)施行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或簽訂采購合同。采購訂單或合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。在采購過程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，確保采購任務(wù)按時(shí)完成，產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對于金額較大的宣傳用品采購項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)或簽訂框架協(xié)議采購，確保采購過程的公開、公平、公正。驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)行政部門負(fù)責(zé)組織宣傳用品的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購訂單或合同要求，對宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對。宣傳冊、海報(bào)、宣傳單頁等印刷類宣傳用品，應(yīng)檢查印刷質(zhì)量，包括文字清晰、圖案準(zhǔn)確、色彩鮮艷、紙張質(zhì)量符合要求等；禮品、促銷道具等實(shí)物類宣傳用品，應(yīng)檢查產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格型號、外觀有無瑕疵等。對于有特殊要求的宣傳用品，如宣傳視頻、展示架等，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定進(jìn)行驗(yàn)收，確保其功能和效果符合要求。2.驗(yàn)收流程宣傳用品到貨后，行政部門通知驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員在收到貨物后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收工作，并填寫《宣傳用品驗(yàn)收單》。《宣傳用品驗(yàn)收單》應(yīng)詳細(xì)記錄宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際到貨情況、驗(yàn)收結(jié)果等信息，驗(yàn)收人員和供應(yīng)商代表均需簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員將《宣傳用品驗(yàn)收單》交行政部門辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換或補(bǔ)貨，直至驗(yàn)收合格為止。3.入庫管理行政部門根據(jù)驗(yàn)收合格的《宣傳用品驗(yàn)收單》，辦理宣傳用品的入庫手續(xù)。將宣傳用品按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄宣傳用品的入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。庫存臺賬應(yīng)定期更新，確保賬物相符。同時(shí)，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)宣傳用品的保管工作，保持倉庫環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，做好防潮、防蟲、防火等措施，確保宣傳用品的質(zhì)量不受影響。使用管理1.領(lǐng)用流程各部門因工作需要領(lǐng)用宣傳用品時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?！缎麄饔闷奉I(lǐng)用申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，行政部門在[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理發(fā)放手續(xù)，并在庫存臺賬上進(jìn)行記錄；如庫存不足，行政部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，說明情況。需求部門憑行政部門簽字發(fā)放的《宣傳用品領(lǐng)用申請表》到倉庫領(lǐng)取宣傳用品，倉庫管理人員按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放宣傳用品，并要求領(lǐng)用人員在《宣傳用品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。2.使用規(guī)范宣傳用品只能用于公司規(guī)定的宣傳活動、業(yè)務(wù)推廣、客戶接待等工作，不得私自挪作他用或外借。使用宣傳用品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司品牌形象和宣傳要求進(jìn)行，確保宣傳內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、統(tǒng)一。不得擅自修改宣傳用品的內(nèi)容、設(shè)計(jì)或標(biāo)識，如有特殊需求，需經(jīng)行政部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。在宣傳活動現(xiàn)場或業(yè)務(wù)推廣過程中，應(yīng)妥善使用宣傳用品，避免浪費(fèi)、損壞或丟失。活動結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場，將剩余的宣傳用品交回行政部門。對于宣傳冊、海報(bào)、宣傳單頁等印刷類宣傳用品，在發(fā)放過程中應(yīng)注意登記發(fā)放對象和數(shù)量，避免重復(fù)發(fā)放或發(fā)放錯誤。3.歸還與核銷領(lǐng)用的宣傳用品使用完畢后，領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的宣傳用品歸還行政部門倉庫。倉庫管理人員對歸還的宣傳用品進(jìn)行清點(diǎn)核對，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求領(lǐng)用部門說明原因，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。行政部門定期對宣傳用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行核銷，根據(jù)《宣傳用品領(lǐng)用申請表》和《宣傳用品發(fā)放登記表》，核對領(lǐng)用數(shù)量、使用數(shù)量、歸還數(shù)量等信息，確保賬物相符。對于已核銷的宣傳用品，行政部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺賬，并將相關(guān)資料存檔保存，以備查閱。保管與盤點(diǎn)1.保管要求行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)宣傳用品的保管工作，保管人員應(yīng)熟悉宣傳用品的種類、規(guī)格、性能和保管要求，確保宣傳用品的安全存放。宣傳用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和取用。對于易受潮、易損壞、易變質(zhì)的宣傳用品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮包裝、防蟲藥劑、防火設(shè)施等。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，防止宣傳用品因環(huán)境因素而損壞或變質(zhì)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，確保倉庫安全。2.盤點(diǎn)計(jì)劃行政部門應(yīng)定期對宣傳用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月/季度/半年/年，具體盤點(diǎn)時(shí)間由行政部門根據(jù)實(shí)際情況確定。在每次盤點(diǎn)前，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)人員分工等內(nèi)容，并提前通知各部門做好準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對宣傳用品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際庫存數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并與庫存臺賬進(jìn)行核對。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《宣傳用品盤點(diǎn)差異表》，詳細(xì)記錄差異的名稱、規(guī)格、數(shù)量、差異原因等信息。對于盤盈或盤虧的宣傳用品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的宣傳用品應(yīng)查明原因，辦理入庫手續(xù)；盤虧的宣傳用品應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行賠償或核銷。4.盤點(diǎn)報(bào)告盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)整理盤點(diǎn)資料，編制《宣傳用品盤點(diǎn)報(bào)告》?！缎麄饔闷繁P點(diǎn)報(bào)告》應(yīng)包括盤點(diǎn)基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果、賬物差異分析、處理建議等內(nèi)容，并經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)?！缎麄饔闷繁P點(diǎn)報(bào)告》提交至行政部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門根據(jù)審批意見，對庫存臺賬進(jìn)行調(diào)整，并將盤點(diǎn)報(bào)告存檔保存。報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件宣傳用品因使用年限過長、損壞嚴(yán)重、質(zhì)量問題無法修復(fù)、設(shè)計(jì)變更不再使用等原因，確已失去使用價(jià)值的，可以申請報(bào)廢。對于已過保質(zhì)期、變質(zhì)、受污染等不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的宣傳用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢申請各部門發(fā)現(xiàn)宣傳用品需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫《宣傳用品報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?！缎麄饔闷穲?bào)廢申請表》提交至行政部門，行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行初步審核，核實(shí)報(bào)廢原因和數(shù)量等信息。3.報(bào)廢審核與處理行政部門將初步審核通過的《宣傳用品報(bào)廢申請表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織對報(bào)廢宣傳用品進(jìn)行清理和處理。對于有回收價(jià)值的報(bào)廢宣傳用品，行政部門可以聯(lián)系相關(guān)回收單位進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)上繳公司財(cái)