鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件存檔管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件存檔管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等的存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件存檔工作由專門的檔案管理部門或指定專人負責，實行集中統(tǒng)一管理，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照文件的來源、內容、形式等進行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保文件資料不丟失、不損壞、不泄露。4.方便利用原則建立科學合理的檢索體系，方便工作人員查閱和利用文件資料。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府等上級機關下發(fā)的文件。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門制發(fā)的文件。3.會議文件：鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類會議形成的文件、紀要等。4.業(yè)務文件：各部門在業(yè)務工作中產生的文件、報表、合同等。5.人事文件：有關干部任免、調配、考核、獎懲等人事方面的文件。6.財務文件：財務預決算、審計報告、財務制度等文件。7.其他文件：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）文件編號1.上級文件編號：按照上級機關的編號規(guī)則進行編號。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件編號：采用年份+部門代碼+順序號的方式進行編號。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示鄉(xiāng)鎮(zhèn)代碼，“001”表示順序號。3.會議文件編號：采用會議名稱縮寫+年份+順序號的方式進行編號。例如：黨委會202301，其中“黨委會”為會議名稱縮寫，“2023”表示年份，“01”表示順序號。4.業(yè)務文件編號：根據業(yè)務類型和年份進行編號。例如：農業(yè)2023001，其中“農業(yè)”表示業(yè)務類型，“2023”表示年份，“001”表示順序號。5.人事文件編號：采用人事類別代碼+年份+順序號的方式進行編號。例如：任免2023001，其中“任免”表示人事類別，“2023”表示年份，“001”表示順序號。6.財務文件編號：采用財務類別代碼+年份+順序號的方式進行編號。例如：預算2023001，其中“預算”表示財務類別，“2023”表示年份，“001”表示順序號。7.其他文件編號：根據文件性質和年份進行編號。例如：雜項2023001，其中“雜項”表示文件性質，“2023”表示年份，“001”表示順序號。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保本部門產生的文件及時、完整地收集齊全。2.上級文件由鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室負責收集，并及時分發(fā)給相關部門。3.會議文件由會議組織部門在會議結束后及時收集整理。4.業(yè)務文件、人事文件、財務文件等由各業(yè)務部門負責收集整理，并定期移交檔案管理部門。（二）文件整理1.收集到的文件應進行分類整理，按照本制度規(guī)定的文件分類和編號方法進行編號。2.對文件進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的文件應進行修復。3.填寫文件目錄，包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.將整理好的文件裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標明文件類別、編號、年度等信息。四、文件存檔（一）存檔部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件存檔工作由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責，檔案管理部門應配備必要的檔案保管設備和設施，確保文件的安全存放。（二）存檔方式1.紙質文件應按照分類順序進行排列，裝入檔案盒或檔案袋，存放在檔案柜中。2.電子文件應按照文件類別和編號進行分類存儲，建立電子文件數據庫，并進行備份。備份存儲介質應異地存放，確保數據的安全性。（三）存檔期限1.上級文件、鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要文件、會議文件等永久保存。2.業(yè)務文件、人事文件、財務文件等根據文件性質和實際需要確定保管期限，一般為10年至30年不等。3.其他文件根據實際情況確定保管期限，一般為5年至10年不等。五、文件查閱與借閱（一）查閱1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請表提供相應的文件，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件名稱等信息。3.查閱文件時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將文件帶出檔案管理部門。如需復印文件，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件，應持單位介紹信，填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據借閱申請表提供相應的文件，并與借閱人簽訂《文件借閱承諾書》，明確雙方的權利和義務。3.借閱文件的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借、涂改、污損、丟失文件。如發(fā)生文件丟失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。5.借閱人歸還文件時，檔案管理部門應認真核對文件的數量和完整性，確認無誤后，在借閱登記表上注明歸還時間，并辦理歸還手續(xù)。六、文件保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全文件保密制度，加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機密、鄉(xiāng)鎮(zhèn)敏感信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。3.未經批準，任何人不得擅自復制、傳播、銷毀鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強對檔案保管場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設備和設施，確保文件的安全存放。2.定期對檔案保管場所進行檢查，及時發(fā)現和排除安全隱患。3.對電子文件應加強安全管理，采取數據備份、訪問控制、病毒防范等措施，確保電子文件的安全。七、文件鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的文件進行鑒定，確定文件是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員參加，對文件進行全面審查和評估。3.鑒定結果應形成鑒定報告，注明文件名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）銷毀1.對已鑒定無保存價值的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導簽字同意后，由檔案管理部門組織實施。3.銷毀文件時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保文件徹底銷毀，防止文件流失。4.銷毀文件的過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件存檔管理制度，并組織實施。2.負責檔案管理部門的日常工作，包括文件收集、整理、存檔、查閱、借閱、保密、安全等工作的組織和協(xié)調。3.定期對檔案管理工作進行檢查和總結，發(fā)現問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。4.負責與上級檔案管理部門和其他相關部門的溝通與聯系，及時了解檔案管理工作的新要求和新動態(tài)。（二）檔案管理人員職責1.負責文件的收集、整理、編號、裝訂、編頁等工作，確保文件資料的完整性和準確性。2.負責文件的存檔工作，按照規(guī)定的分類和編號方法進行排列存放，建立檔案目錄和檢索體系，方便文件的查閱和利用。3.負責文件的查閱和借閱服務工作，按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)，及時提供文件資料，并做好記錄。4.負責文件的保密和安全管理工作，加強對檔