企業(yè)檔案技術(shù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案技術(shù)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及全體員工在檔案技術(shù)管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的集中管理與技術(shù)指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度及工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的有效利用。5.對檔案的安全保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案實體安全。（二）各部門兼職檔案員各部門指定專人擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期向檔案管理部門移交。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的日常收集、積累，確保材料的完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行初步整理和分類。3.及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。3.做好檔案的日常管理工作，保證檔案質(zhì)量，提高服務(wù)水平。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，不斷提升檔案管理效率。三、檔案的收集（一）收集范圍1.企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.企業(yè)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.企業(yè)員工在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作報告、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容真實、存儲安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交至檔案管理部門。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后一個月內(nèi)將形成的文件材料整理移交。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照企業(yè)職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)管理類、人力資源類、黨群工作類等類別。2.每一大類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級、三級類目。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件材料進(jìn)行排序、編號、編目、裝訂等操作。2.電子檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行命名、分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并配以文字說明。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等項目。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。五、檔案的鑒定與保管期限確定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及分管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.對檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.根據(jù)企業(yè)實際情況和國家有關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對保管期限已滿且無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。（二）檔案存放1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序依次上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序妥善保管，可采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)。（三）安全管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格限制非庫房管理人員進(jìn)入庫房。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。3.加強(qiáng)對檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。七、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件或電子文檔。（二）利用流程1.查閱流程：利用者填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳?yīng)檔案，并做好查閱記錄。2.借閱流程：利用者填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制流程：利用者填寫復(fù)制申請表，經(jīng)審批后，檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如需將檔案帶出檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實現(xiàn)借閱流程的在線審批和跟蹤。4.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為企業(yè)決策提供支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.及時更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運行。九、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.企業(yè)改制、重組、合并、分立等情況下，涉及的檔案移交。2.企業(yè)撤銷、破產(chǎn)時，檔案的移交。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，需要向國家檔案館或其他相關(guān)部門移交的檔案。（二）移交要求1.移交單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.接收單位應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（三）接收流程1.接收單位收到移交檔案后，應(yīng)及時組織人員進(jìn)行清點和驗收。2.對驗收合格的檔案，辦理接收手續(xù)，并按照本企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。3.對驗收不合格的檔案，應(yīng)及時與移交單位溝通，要求其補充或更正。十、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門企業(yè)內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對檔案技術(shù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保管情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少