上市公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的所有文件管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，明確各級(jí)部門和人員在文件管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理。3.高效實(shí)用原則：文件管理應(yīng)注重實(shí)效，簡(jiǎn)化流程，提高文件的傳遞、處理和利用效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、研發(fā)報(bào)告等。（二）文件編號(hào)1.公司文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱][文件類別代碼][年份][順序號(hào)]。公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的首字母縮寫。文件類別代碼：根據(jù)文件分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政文件為“XZ”，業(yè)務(wù)文件為“YW”等。年份：文件形成的年份，取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字。順序號(hào)：按照文件形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主辦部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行全面審核，確保文件符合公司政策和實(shí)際工作要求。2.對(duì)于重要文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行審核。審核通過后，方可進(jìn)入文件發(fā)布流程。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件、紙質(zhì)文件等。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)注明文件的發(fā)布日期、生效日期、發(fā)布部門等信息。3.對(duì)于需要保密的文件，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行發(fā)布和管理。（二）傳達(dá)1.行政部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)布的文件傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保文件的有效執(zhí)行。2.傳達(dá)方式可根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度選擇合適的方式，如會(huì)議傳達(dá)、郵件通知、張貼公告等。3.各部門應(yīng)及時(shí)組織本部門人員學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)文件精神，確保文件要求得到貫徹落實(shí)。五、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案管理的要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，編制文件目錄，便于查找和利用。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保電子文件的存儲(chǔ)安全和可訪問性。（二）保管1.公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)文件的集中保管。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要文件和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采取備份措施，防止文件丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案借出檔案室。六、文件借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供文件，并在借閱登記本上記錄借閱情況。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明復(fù)印用途。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借文件。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）使用1.文件使用部門應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求使用文件，不得擅自擴(kuò)大文件的適用范圍或改變文件的內(nèi)容。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改，應(yīng)及時(shí)與文件起草部門或行政部門聯(lián)系，不得擅自處理。3.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案室或按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、文件修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，文件可能需要進(jìn)行修訂。文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)。2.修訂文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。3.《文件修訂申請(qǐng)表》經(jīng)審核通過后，按照文件起草與審核的流程進(jìn)行修訂和發(fā)布。4.修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和修訂版本號(hào)，確保文件的可追溯性。（二）廢止1.對(duì)于已不適用或失效的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止。廢止文件由行政部門負(fù)責(zé)清理和公布。2.廢止文件應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他顯著位置發(fā)布廢止通知，并將廢止文件從檔案室和相關(guān)部門的文件存儲(chǔ)中清除。3.涉及法律法規(guī)、政策變化等原因?qū)е挛募U止的，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員傳達(dá)，并做好解釋工作。八、文件保密管理（一）保密范圍1.公司文件中涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等內(nèi)容的文件，均屬于保密文件。2.保密文件包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)研發(fā)資料、合同協(xié)議等。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行分類管理，明確保密級(jí)別和保密期限。2.保密文件的起草、審核、發(fā)布、保管、借閱等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度的規(guī)定，采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。3.涉及保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止保密文件的泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)文件保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期對(duì)保密文件的保管和使用情況進(jìn)行抽查。