會(huì)計(jì)檔案出納管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案與出納工作的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱和銷毀等行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的安全與完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理以及出納人員在涉及會(huì)計(jì)檔案相關(guān)工作中的操作規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋公司各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成的所有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料，不得遺漏。3.安全性原則：采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔等日常工作。2.制定會(huì)計(jì)檔案保管期限和銷毀程序，并組織實(shí)施。3.建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格審批流程。4.對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管情況。（二）出納人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)，并及時(shí)編制相關(guān)記賬憑證。2.將涉及現(xiàn)金和銀行存款的原始憑證及時(shí)傳遞給會(huì)計(jì)人員，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助會(huì)計(jì)人員整理和裝訂與現(xiàn)金、銀行存款相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證。4.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改會(huì)計(jì)檔案。三、會(huì)計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）會(huì)計(jì)檔案分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證：按年、月順序編號(hào)，每月從1號(hào)開始。例如，20XX年1月的記賬憑證編號(hào)為“20XX0100120XX01XXX”。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬以科目編碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，明細(xì)賬按科目類別和順序編號(hào)，日記賬按日期順序編號(hào)。固定資產(chǎn)卡片按資產(chǎn)編號(hào)單獨(dú)記錄。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：按年份和報(bào)告期編號(hào)，如20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“20XX”，季度報(bào)告編號(hào)為“20XXQ120XXQ4”，月度報(bào)告編號(hào)為“20XXM120XXM12”。4.其他類：根據(jù)檔案類別分別編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“YHXX年份月份”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“YHDZ年份月份”等。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證整理與裝訂1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并對(duì)附件進(jìn)行分類整理。2.記賬憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，檢查附件是否齊全，對(duì)短缺或不規(guī)范的附件及時(shí)補(bǔ)齊或更正。3.采用專用的會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)或線繩進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂后的憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在騎縫處加蓋印章。（二）會(huì)計(jì)賬簿整理與裝訂1.年度終了，總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)結(jié)賬并打印輸出。2.將打印好的賬簿按順序整理，去除空白頁(yè)，并加裝封面和封底。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由記賬人員、會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告整理與裝訂1.財(cái)務(wù)報(bào)告編制完成后，應(yīng)按規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理。2.將各類報(bào)表、附表、附注及文字說明等依次排列，加裝封面和封底。3.在封面上注明單位名稱、年度、報(bào)告期等信息，并加蓋單位公章、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）其他類檔案整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)按月或按季整理，裝訂成冊(cè)。2.納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等應(yīng)按規(guī)定格式填寫完整，分別裝訂。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，用于存放會(huì)計(jì)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（三）保管要求1.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。3.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。（二）借閱規(guī)定1.外單位因特殊原因需要借閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)認(rèn)真填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對(duì)于保管期滿但涉及訴訟、仲裁等未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.公司應(yīng)組織專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，銷毀后在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總經(jīng)理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行自查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)配合公司其他部門的檢查工作，提供相關(guān)會(huì)