會(huì)展流程策劃管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)展流程策劃管理工作，提高會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量和效果，確保會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)展流程策劃相關(guān)工作，包括但不限于展會(huì)、研討會(huì)、發(fā)布會(huì)等各類會(huì)展活動(dòng)的策劃、組織與執(zhí)行。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：會(huì)展活動(dòng)策劃應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，明確活動(dòng)主題、目標(biāo)受眾和預(yù)期效果，確保活動(dòng)能夠有效推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展。2.精心策劃原則：提前進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和分析，制定詳細(xì)、周全的策劃方案，注重細(xì)節(jié)，確?；顒?dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都能順利銜接。3.高效執(zhí)行原則：建立有效的執(zhí)行機(jī)制，明確各部門職責(zé)和工作流程，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，確保活動(dòng)按時(shí)、高質(zhì)量完成。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)會(huì)展活動(dòng)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，確?；顒?dòng)安全、穩(wěn)定進(jìn)行。5.成本效益原則：在保證活動(dòng)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、會(huì)展流程策劃組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)成立會(huì)展活動(dòng)策劃項(xiàng)目組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，成員包括市場(chǎng)部、銷售部、策劃部、設(shè)計(jì)部、外聯(lián)部、客服部等相關(guān)部門人員。（二）職責(zé)分工1.項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)的策劃、組織與協(xié)調(diào)工作，確?；顒?dòng)符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求。審批活動(dòng)策劃方案、預(yù)算和重要決策，協(xié)調(diào)解決活動(dòng)過程中的重大問題。2.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研，分析目標(biāo)市場(chǎng)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，為活動(dòng)策劃提供市場(chǎng)依據(jù)。制定活動(dòng)宣傳推廣方案，包括線上線下宣傳渠道的選擇與執(zhí)行，提高活動(dòng)知名度和參與度。收集、整理和分析活動(dòng)反饋信息，為后續(xù)活動(dòng)改進(jìn)提供參考。3.銷售部參與活動(dòng)策劃，結(jié)合銷售目標(biāo)和客戶需求，提出活動(dòng)內(nèi)容和形式的建議。負(fù)責(zé)邀請(qǐng)客戶參加活動(dòng)，與客戶進(jìn)行溝通和對(duì)接，了解客戶需求和反饋，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。4.策劃部負(fù)責(zé)制定會(huì)展活動(dòng)的整體策劃方案，包括活動(dòng)主題、議程安排、活動(dòng)形式、場(chǎng)地布置等。撰寫活動(dòng)文案，如活動(dòng)介紹、嘉賓致辭、新聞稿等，確保文案內(nèi)容準(zhǔn)確、生動(dòng)、有吸引力。協(xié)調(diào)各部門工作，跟蹤活動(dòng)策劃進(jìn)度，及時(shí)解決策劃過程中出現(xiàn)的問題。5.設(shè)計(jì)部根據(jù)活動(dòng)策劃方案，設(shè)計(jì)活動(dòng)相關(guān)的視覺元素，如海報(bào)、宣傳單頁、邀請(qǐng)函、現(xiàn)場(chǎng)布置效果圖等，確保設(shè)計(jì)風(fēng)格符合活動(dòng)主題和品牌形象。負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的視覺呈現(xiàn)，包括舞臺(tái)搭建、燈光音響布置、背景板制作等，營造良好的活動(dòng)氛圍。6.外聯(lián)部負(fù)責(zé)與外部合作伙伴溝通與洽談，如場(chǎng)地租賃、嘉賓邀請(qǐng)、贊助合作等，爭(zhēng)取有利的合作條件。辦理活動(dòng)相關(guān)的審批手續(xù)，如場(chǎng)地使用許可、活動(dòng)備案等，確?；顒?dòng)合法合規(guī)進(jìn)行。7.客服部負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的接待工作，包括簽到、引導(dǎo)、咨詢解答等，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。收集參會(huì)人員的反饋意見，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。三、會(huì)展流程策劃流程（一）項(xiàng)目啟動(dòng)1.公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，確定會(huì)展活動(dòng)的主題、目標(biāo)和大致時(shí)間范圍，下達(dá)會(huì)展活動(dòng)策劃任務(wù)書。2.成立會(huì)展活動(dòng)策劃項(xiàng)目組，明確項(xiàng)目組成員及其職責(zé)分工。（二）市場(chǎng)調(diào)研1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)開展市場(chǎng)調(diào)研工作，收集目標(biāo)市場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、行業(yè)動(dòng)態(tài)等相關(guān)信息。2.分析調(diào)研數(shù)據(jù)，撰寫市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，為活動(dòng)策劃提供參考依據(jù)。（三）策劃方案制定1.策劃部根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告和公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定會(huì)展活動(dòng)的整體策劃方案初稿。2.組織項(xiàng)目組成員對(duì)策劃方案初稿進(jìn)行討論和評(píng)審，根據(jù)各方意見進(jìn)行修改和完善，形成最終的策劃方案。3.策劃方案應(yīng)包括以下內(nèi)容：活動(dòng)主題：簡(jiǎn)潔明了，突出活動(dòng)核心內(nèi)容和特色?；顒?dòng)目的：明確活動(dòng)要實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)目標(biāo)，如品牌推廣、產(chǎn)品銷售、客戶關(guān)系維護(hù)等?；顒?dòng)時(shí)間：確定活動(dòng)具體日期和時(shí)間安排。活動(dòng)地點(diǎn)：選擇合適的場(chǎng)地，考慮場(chǎng)地的交通便利性、容納人數(shù)、設(shè)施設(shè)備等因素?；顒?dòng)議程：詳細(xì)安排活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括開幕式、主題演講、分論壇、產(chǎn)品展示、互動(dòng)環(huán)節(jié)、閉幕式等，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間、內(nèi)容和負(fù)責(zé)人?；顒?dòng)形式：根據(jù)活動(dòng)主題和目標(biāo)受眾，選擇合適的活動(dòng)形式，如會(huì)議、展覽、研討會(huì)、發(fā)布會(huì)、晚宴等，或多種形式相結(jié)合。嘉賓邀請(qǐng)：確定邀請(qǐng)的嘉賓名單，包括行業(yè)專家、合作伙伴、客戶代表等，明確嘉賓的邀請(qǐng)方式、職責(zé)和演講主題。宣傳推廣：制定活動(dòng)宣傳推廣計(jì)劃，包括線上線下宣傳渠道的選擇、宣傳內(nèi)容的制作和發(fā)布時(shí)間安排等，提高活動(dòng)的知名度和參與度。場(chǎng)地布置：設(shè)計(jì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置方案，包括舞臺(tái)搭建、燈光音響布置、背景板制作、展位設(shè)計(jì)、展示道具擺放等，營造與活動(dòng)主題相符的氛圍?；顒?dòng)預(yù)算：編制活動(dòng)預(yù)算，包括場(chǎng)地租賃、嘉賓邀請(qǐng)、宣傳推廣、設(shè)計(jì)制作、餐飲住宿、設(shè)備租賃、人員費(fèi)用等各項(xiàng)開支，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)活動(dòng)過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如自然災(zāi)害、設(shè)備故障、人員安全事故等，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。（四）方案審批1.將策劃方案提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可進(jìn)入活動(dòng)執(zhí)行階段。2.如策劃方案未通過審批，項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改和完善，重新提交審批。（五）活動(dòng)執(zhí)行1.根據(jù)策劃方案，各部門按照職責(zé)分工開展活動(dòng)籌備工作。外聯(lián)部負(fù)責(zé)落實(shí)場(chǎng)地租賃、嘉賓邀請(qǐng)、贊助合作等事項(xiàng)。設(shè)計(jì)部進(jìn)行活動(dòng)相關(guān)的設(shè)計(jì)制作工作，如海報(bào)、宣傳單頁、邀請(qǐng)函、現(xiàn)場(chǎng)布置效果圖等。市場(chǎng)部按照宣傳推廣計(jì)劃進(jìn)行線上線下宣傳活動(dòng)，吸引目標(biāo)受眾報(bào)名參加。客服部準(zhǔn)備活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的接待工作，如簽到表、禮品、引導(dǎo)標(biāo)識(shí)等。銷售部與客戶進(jìn)行溝通和對(duì)接，確認(rèn)客戶參會(huì)信息，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。2.在活動(dòng)執(zhí)行過程中，項(xiàng)目組應(yīng)定期召開會(huì)議，溝通工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的落實(shí)，確保活動(dòng)按照議程順利進(jìn)行。開幕式環(huán)節(jié)要確保流程順暢，主持人引導(dǎo)有序，嘉賓致辭精彩。主題演講和分論壇環(huán)節(jié)要保證音響設(shè)備正常，嘉賓演講時(shí)間控制合理，互動(dòng)環(huán)節(jié)活躍。產(chǎn)品展示環(huán)節(jié)要確保展示效果良好，銷售人員能夠及時(shí)解答客戶疑問。互動(dòng)環(huán)節(jié)要組織有序，吸引參會(huì)人員積極參與。閉幕式環(huán)節(jié)要簡(jiǎn)潔明了，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)和回顧。（六）活動(dòng)評(píng)估1.活動(dòng)結(jié)束后，項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)收集參會(huì)人員的反饋意見，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式了解活動(dòng)的效果和不足之處。2.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)的宣傳推廣效果進(jìn)行評(píng)估，分析線上線下宣傳渠道的傳播效果、參與人數(shù)、轉(zhuǎn)化率等指標(biāo)。3.銷售部評(píng)估活動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)合作的促進(jìn)作用，統(tǒng)計(jì)活動(dòng)期間達(dá)成的合作意向和實(shí)際業(yè)務(wù)成交量。4.根據(jù)反饋意見和評(píng)估結(jié)果，撰寫活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，總結(jié)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，提出改進(jìn)建議。（七）后續(xù)跟進(jìn)1.對(duì)于活動(dòng)期間達(dá)成的合作意向，銷售部應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作的達(dá)成。2.根據(jù)活動(dòng)總結(jié)報(bào)告和改進(jìn)建議，對(duì)會(huì)展流程策劃管理制度進(jìn)行完善，為今后的活動(dòng)策劃提供參考。四、會(huì)展流程策劃預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.策劃部在制定策劃方案的同時(shí)，負(fù)責(zé)編制活動(dòng)預(yù)算初稿。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和費(fèi)用支出，包括但不限于場(chǎng)地租賃、嘉賓邀請(qǐng)、宣傳推廣、設(shè)計(jì)制作、餐飲住宿、設(shè)備租賃、人員費(fèi)用等。3.各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際需求進(jìn)行合理估算，確保預(yù)算準(zhǔn)確、合理。（二）預(yù)算審批1.將活動(dòng)預(yù)算提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可作為活動(dòng)費(fèi)用控制的依據(jù)。2.如預(yù)算未通過審批，項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，重新提交審批。（三）預(yù)算執(zhí)行1.活動(dòng)執(zhí)行過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。2.如需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司高層領(lǐng)導(dǎo)提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)審批通過后方可進(jìn)行調(diào)整。（四）預(yù)算結(jié)算1.活動(dòng)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)實(shí)際支出與預(yù)算的差異情況。2.項(xiàng)目組應(yīng)配合財(cái)務(wù)部完成費(fèi)用結(jié)算工作，提供相關(guān)票據(jù)和資料。3.對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，為今后的活動(dòng)預(yù)算編制提供經(jīng)驗(yàn)參考。五、會(huì)展流程策劃風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.在會(huì)展活動(dòng)策劃過程中，項(xiàng)目組應(yīng)識(shí)別可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于以下方面：市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：如市場(chǎng)需求變化、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出類似活動(dòng)、宣傳推廣效果不佳等。場(chǎng)地風(fēng)險(xiǎn)：如場(chǎng)地設(shè)施故障、場(chǎng)地變更、場(chǎng)地安全問題等。嘉賓風(fēng)險(xiǎn)：如嘉賓臨時(shí)取消行程、嘉賓演講內(nèi)容不符合要求、嘉賓現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)突發(fā)狀況等。人員風(fēng)險(xiǎn)：如工作人員不足、工作人員失誤、人員安全事故等。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：如設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)問題、多媒體演示出現(xiàn)問題等。法律風(fēng)險(xiǎn)：如活動(dòng)違反法律法規(guī)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、合同糾紛等。不可抗力風(fēng)險(xiǎn)：如自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括風(fēng)險(xiǎn)描述、可能影響的范圍和程度等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)可分為高、中、低三個(gè)級(jí)別，具體評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)如下：高風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)生可能性高，且一旦發(fā)生將對(duì)活動(dòng)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，如導(dǎo)致活動(dòng)無法正常進(jìn)行、造成重大經(jīng)濟(jì)損失或負(fù)面影響等。中風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)生可能性較高，可能對(duì)活動(dòng)產(chǎn)生一定影響，需要采取相應(yīng)措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。低風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)生可能性較低，即使發(fā)生對(duì)活動(dòng)的影響較小，可采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控措施。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣圖，直觀展示風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和分布情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)且無法有效控制的風(fēng)險(xiǎn)，如法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取規(guī)避措施，如調(diào)整活動(dòng)方案或取消活動(dòng)。風(fēng)險(xiǎn)減輕：對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)，可通過采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的影響，如加強(qiáng)場(chǎng)地設(shè)施檢查、提前與嘉賓溝通確認(rèn)、增加工作人員培訓(xùn)等。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于一些可通過保險(xiǎn)、合同等方式轉(zhuǎn)移的風(fēng)險(xiǎn)，如場(chǎng)地設(shè)施損壞、人員意外傷害等，可購買相應(yīng)的保險(xiǎn)或在合同中明確責(zé)任分擔(dān)。風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，可采取接受的策略，通過加強(qiáng)監(jiān)控和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理風(fēng)險(xiǎn)事件。2.制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，明確應(yīng)對(duì)措施的具體實(shí)施部門、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和資源需求等。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.在活動(dòng)執(zhí)行過程中，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)事件或風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.定期召開風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控會(huì)議，匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控情況，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)效果進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略和計(jì)劃。3.如發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)損失，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。六、會(huì)展流程策劃文檔管理（一）文檔分類1.會(huì)展活動(dòng)策劃過程中產(chǎn)生的文檔主要包括以下幾類：策劃文檔：如策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、活動(dòng)預(yù)算等。宣傳文檔：如海報(bào)、宣傳單頁、邀請(qǐng)函、新聞稿等。合同文檔：如場(chǎng)地租賃合同、嘉賓邀請(qǐng)合同、贊助合作合同等。執(zhí)行文檔：如活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置方案、活動(dòng)議程安排、人員分工表等。評(píng)估文檔：如活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、參會(huì)人員反饋意見、宣傳推廣效果評(píng)估報(bào)告等。其他文檔：如活動(dòng)照片、視頻資料、媒體報(bào)道等。2.對(duì)各類文檔進(jìn)行分類編號(hào)，便于管理和查詢。（二）文檔存儲(chǔ)1.設(shè)立專門的文檔存儲(chǔ)文件夾或服務(wù)器空間，按照文檔分類進(jìn)行存儲(chǔ)。2.對(duì)重要文檔進(jìn)行備份，確保文檔數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對(duì)文檔進(jìn)行整理和歸檔，刪除過期或無用的文檔。（三）文檔查閱1.項(xiàng)目組成員因工作需要查閱文檔時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查閱，填寫