oa流程變更管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA流程的變更管理，確保流程的順暢運行，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務(wù)的有效開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有通過OA系統(tǒng)運行的流程，包括但不限于行政、財務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)審批等各類流程。（三）基本原則1.必要性原則：流程變更應(yīng)基于業(yè)務(wù)實際需求，確有必要對現(xiàn)有流程進行優(yōu)化、調(diào)整或新增，以解決工作中的問題、提高工作質(zhì)量或適應(yīng)公司發(fā)展變化。2.合規(guī)性原則：流程變更必須符合國家法律法規(guī)、公司相關(guān)政策及制度要求，不得與之相抵觸。3.審慎性原則：變更前應(yīng)進行充分的評估和論證，綜合考慮對各部門、各環(huán)節(jié)的影響，確保變更風(fēng)險可控。4.溝通協(xié)作原則：涉及多部門的流程變更，相關(guān)部門應(yīng)密切溝通協(xié)作，共同推進變更工作，確保變更后的流程能有效銜接。二、流程變更的分類及發(fā)起（一）流程變更分類1.流程優(yōu)化：對現(xiàn)有流程的環(huán)節(jié)、步驟、審批權(quán)限等進行調(diào)整，以提高流程效率、降低成本、提升用戶體驗。2.流程調(diào)整：因業(yè)務(wù)需求變化、組織架構(gòu)調(diào)整等原因，對流程的適用范圍、業(yè)務(wù)規(guī)則等進行修改。3.流程新增：根據(jù)公司新開展的業(yè)務(wù)或管理要求，設(shè)計并引入全新的OA流程。（二）發(fā)起部門及人員1.業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程存在問題或有新的流程需求時，可作為流程變更的發(fā)起部門。由業(yè)務(wù)部門負責人指定專人負責收集相關(guān)信息，整理變更需求，并填寫《OA流程變更申請表》。2.職能部門：如行政部、財務(wù)部、人力資源部等職能部門，基于對公司整體運營管理的考慮，認為需要對OA流程進行變更時，也可發(fā)起流程變更申請。同樣需指定專人填寫申請表。3.公司管理層：公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展方向等提出的OA流程變更需求，由相關(guān)職能部門負責落實申請及后續(xù)工作。三、流程變更申請（一）申請內(nèi)容《OA流程變更申請表》應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.變更類型：明確是流程優(yōu)化、調(diào)整還是新增。2.流程名稱：填寫擬變更的OA流程具體名稱。3.變更原因：詳細說明變更的背景和必要性，列舉現(xiàn)有流程存在的問題或新業(yè)務(wù)需求等。4.變更內(nèi)容：具體描述變更涉及的環(huán)節(jié)、步驟、審批權(quán)限、表單內(nèi)容等方面的調(diào)整情況。5.預(yù)期效果：闡述變更后預(yù)期達到的工作效率提升、成本降低、管理規(guī)范等方面的效果。6.涉及部門：明確變更所涉及的公司內(nèi)部部門。7.申請人信息：包括申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式等。（二）申請?zhí)峤簧暾埲藢⑻顚懲暾摹禣A流程變更申請表》提交至公司OA流程管理歸口部門。歸口部門一般為負責公司信息化建設(shè)或流程管理的相關(guān)部門，目前暫定為[具體部門名稱]。四、流程變更評估（一）歸口部門初審OA流程管理歸口部門收到變更申請后，首先進行初審。初審內(nèi)容包括：1.申請材料完整性：檢查申請表內(nèi)容是否完整，相關(guān)信息是否清晰準確。2.變更必要性：評估變更原因是否充分，是否符合公司實際業(yè)務(wù)需求。3.技術(shù)可行性：從OA系統(tǒng)技術(shù)層面，判斷變更是否可行，是否會對系統(tǒng)穩(wěn)定性、兼容性等造成影響。對于初審?fù)ㄟ^的申請，歸口部門簽署初審意見后，提交至流程變更評估小組。（二）評估小組評估1.組成評估小組：評估小組由歸口部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、技術(shù)支持人員、法務(wù)人員等組成。成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠從不同角度對流程變更進行全面評估。2.評估內(nèi)容業(yè)務(wù)影響評估：分析變更對各相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作流程、職責分工、工作效率等方面的影響。例如，新增審批環(huán)節(jié)可能會增加業(yè)務(wù)部門的工作時間和工作量，需評估是否在可承受范圍內(nèi)。風(fēng)險評估：識別變更過程中可能存在的風(fēng)險，如流程切換導(dǎo)致的業(yè)務(wù)中斷、數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險，以及變更后可能引發(fā)的操作風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險等，并提出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。成本效益評估：估算變更所需的人力、物力、財力成本，包括系統(tǒng)開發(fā)、測試、培訓(xùn)、調(diào)整等方面的費用。同時，評估變更后預(yù)期帶來的效益，如提高工作效率節(jié)省的人力成本、規(guī)范管理帶來的潛在收益等，判斷成本效益是否合理。（三）評估報告評估小組在完成評估工作后，撰寫《OA流程變更評估報告》。報告應(yīng)包括評估過程、評估結(jié)果、風(fēng)險分析及應(yīng)對建議、成本效益分析等內(nèi)容。評估報告經(jīng)評估小組全體成員簽字確認后，提交至公司管理層審批。五、流程變更審批（一）審批流程1.管理層審批：公司管理層根據(jù)評估報告進行審批。審批重點關(guān)注變更的必要性、風(fēng)險可控性、成本效益合理性等方面。對于涉及公司重大戰(zhàn)略調(diào)整或較大范圍業(yè)務(wù)影響的流程變更，可能需要經(jīng)過公司高層會議討論決策。2.審批結(jié)果反饋：管理層審批通過后，將審批意見反饋至OA流程管理歸口部門。若審批不通過，應(yīng)明確指出不通過的原因，由申請部門根據(jù)意見進行修改完善后重新提交申請。（二）審批權(quán)限1.一般流程變更：對于不涉及重大業(yè)務(wù)調(diào)整、風(fēng)險較低、成本較小的流程變更，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要流程變更：涉及公司核心業(yè)務(wù)、較大范圍組織架構(gòu)調(diào)整、較高風(fēng)險或成本較大的流程變更，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.重大流程變更：如影響公司戰(zhàn)略實施、涉及多個部門重大利益調(diào)整的流程變更，由公司董事會或相關(guān)決策機構(gòu)審批。六、流程變更實施（一）制定實施計劃OA流程管理歸口部門根據(jù)審批通過的變更申請，制定詳細的《OA流程變更實施計劃》。實施計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.實施步驟：明確變更實施的具體階段和先后順序，如系統(tǒng)開發(fā)、測試、上線準備、切換上線等環(huán)節(jié)的時間節(jié)點和工作內(nèi)容。2.責任分工：將實施過程中的各項任務(wù)分配至具體的部門和人員，明確各責任人的職責和工作要求。3.溝通協(xié)調(diào)機制：建立變更實施過程中的溝通協(xié)調(diào)機制，確定定期溝通會議的時間、參與人員，以及緊急問題的匯報渠道和處理流程。4.應(yīng)急預(yù)案：針對可能出現(xiàn)的實施風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，如系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)異常等情況的應(yīng)對措施。（二）系統(tǒng)開發(fā)與測試1.系統(tǒng)開發(fā)：對于需要進行系統(tǒng)開發(fā)的流程變更，由公司信息化部門或外部合作開發(fā)團隊按照設(shè)計要求進行系統(tǒng)開發(fā)工作。開發(fā)過程中應(yīng)嚴格遵循軟件開發(fā)規(guī)范和質(zhì)量標準，確保系統(tǒng)功能的準確性、穩(wěn)定性和安全性。2.測試工作：系統(tǒng)開發(fā)完成后，進行全面的測試工作。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試、安全性測試等。測試過程中應(yīng)模擬實際業(yè)務(wù)場景，發(fā)現(xiàn)并記錄問題，及時反饋給開發(fā)團隊進行修復(fù)。測試通過后，形成測試報告，作為流程上線的重要依據(jù)。（三）上線準備1.數(shù)據(jù)遷移：若變更涉及數(shù)據(jù)調(diào)整或遷移，需提前做好數(shù)據(jù)備份，并按照既定方案進行數(shù)據(jù)遷移工作。數(shù)據(jù)遷移過程中要確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，遷移完成后進行數(shù)據(jù)核對和驗證。2.用戶培訓(xùn)：組織相關(guān)用戶進行培訓(xùn)，使其熟悉變更后的流程操作方法和注意事項。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、操作手冊等多種形式相結(jié)合，確保用戶能夠熟練掌握新流程的使用。3.上線公告：在流程上線前，通過公司內(nèi)部公告、郵件等方式向全體員工發(fā)布上線通知，告知流程變更的內(nèi)容、上線時間及相關(guān)要求，提醒員工做好準備。（四）切換上線1.切換方案制定：制定詳細的切換上線方案，明確切換的時間窗口、切換步驟、應(yīng)急處理措施等。切換上線應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對空閑的時間段進行，以降低對正常業(yè)務(wù)的影響。2.切換實施：按照切換上線方案，由專人負責操作OA系統(tǒng)進行流程切換。切換過程中要密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時處理出現(xiàn)的問題。切換完成后，對新流程進行試運行，收集用戶反饋，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。七、流程變更后監(jiān)控與優(yōu)化（一）監(jiān)控指標設(shè)定1.流程運行效率指標：如平均審批時間、流程流轉(zhuǎn)周期等，用于衡量變更后流程的運行速度是否得到提升。2.流程執(zhí)行質(zhì)量指標：如審批通過率、數(shù)據(jù)準確性等，反映流程執(zhí)行過程中的質(zhì)量情況。3.用戶滿意度指標：通過問卷調(diào)查、用戶反饋等方式收集用戶對變更后流程的滿意度評價，了解用戶體驗。（二）監(jiān)控與分析1.日常監(jiān)控：安排專人負責對OA流程的運行情況進行日常監(jiān)控，定期收集和整理各項監(jiān)控指標數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)分析：對監(jiān)控數(shù)據(jù)進行定期分析，對比變更前后的指標變化情況，評估流程變更的效果。發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)或問題時，及時進行深入調(diào)查，找出原因。（三）優(yōu)化調(diào)整根據(jù)監(jiān)控與分析結(jié)果，對于發(fā)現(xiàn)的問題或需要進一步優(yōu)化的地方，及時提出優(yōu)化調(diào)整建議。優(yōu)化調(diào)整建議經(jīng)評估和審批后，按照本制度規(guī)定的流程進行實施，確保OA流程持續(xù)保持高效、順暢運行。八、文檔管理（一）變更文檔收集在OA流程變更過程中，各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)文檔應(yīng)及時進行收集和整理。這些文檔包括變更申請表、評估報告、實施計劃、測試報告、用戶培訓(xùn)資料、上線公告、運行監(jiān)控數(shù)據(jù)及分析報告等。（二）文檔歸檔收集到的變更文檔由OA流程管理歸口部門負責統(tǒng)一歸檔。歸檔應(yīng)按照文檔類型、時間順序等進行分類整理，建立清晰的文檔目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和使用。歸檔后的文檔應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體保存期限]年。