中國(guó)電信檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)電信檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國(guó)電信各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指中國(guó)電信在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證檔案的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司員工查閱和利用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)和督促各部門做好檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)公司檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)和突發(fā)事件的檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作的順利開展。2.按照公司檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，積極提供檔案利用服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供支持。4.加強(qiáng)對(duì)本部門員工的檔案管理意識(shí)教育，提高員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，確保檔案工作的規(guī)范化和制度化。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)本部門或本崗位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案工作的質(zhì)量和效率。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。4.協(xié)助綜合管理部門做好公司檔案的集中管理和利用工作，提供檔案利用服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供支持。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備和設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、信函、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、聲像資料等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、筆記等。3.公司收到的外部文件、資料、信函等，以及公司對(duì)外發(fā)出的文件、資料、信函等。4.公司在重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)和突發(fā)事件中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門保管，防止檔案丟失或損壞。4.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、筆記等，應(yīng)及時(shí)交本部門檔案收集責(zé)任人統(tǒng)一保管。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰，便于查閱和管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、人力資源類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維類、物資采購(gòu)類、客戶服務(wù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，確保檔案保管工作的正常開展。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目、上架保管，確保檔案的整齊、規(guī)范和安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在安全可靠的設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量和安全。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，合理確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，審核鑒定結(jié)果，并提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理，確保信息安全。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見后，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀工作的安全和徹底。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀記錄歸檔保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作的重要依據(jù)，為公司決策提供支持。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部門保管。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.檔案移交后，原部門如需查閱利用已移交的檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱利用制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱原則1.公司檔案的查閱利用應(yīng)遵循保密、合法、合規(guī)的原則，確保檔案的安全和完整。2.查閱利用檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱利用范圍。3.查閱利用檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，審核查閱人的身份和查閱權(quán)限，對(duì)符合要求的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并提供必要的協(xié)助。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自向他人提供或泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱程序1.查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的檔案查閱申請(qǐng)表到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人應(yīng)在檔案查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后，在檔案查閱登記本上注明歸還日期。（四）利用服務(wù)1.綜合管理部門應(yīng)積極為公司員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)員工的查閱需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)重要的檔案資料，綜合管理部門可根據(jù)公司工作需要，主動(dòng)提供利用服務(wù)，為公司決策提供支持。3.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用，方便公司員工查閱和利用檔案，提高工作效率。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存和便捷利用。3.檔案信息資源整合：整合公司內(nèi)部各部門的檔案信息資源，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證、訪問控制等，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。2.