司法所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在司法所工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所全體工作人員在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：司法所檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映司法所各項工作實際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.及時歸檔原則：各項工作活動中形成的檔案應(yīng)及時整理歸檔，防止文件資料散失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作：認(rèn)真做好各類文件材料的收集和積累，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，準(zhǔn)確編目，及時裝訂成冊，并妥善上架保存，確保檔案存放有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對：檢查檔案的保管狀況，如有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施；核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作：嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度，辦理查閱、借閱手續(xù)，詳細(xì)登記查閱、借閱的時間、內(nèi)容、人員等信息，并及時催還到期檔案，防止檔案丟失或延誤歸還。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作：定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。5.積極開展檔案編研工作：根據(jù)工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題文件匯編等，為司法所工作提供歷史依據(jù)和參考。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理：定期檢查檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進(jìn)行維修。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類：在日常工作中，及時收集本部門形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和初步分類，確保文件材料的齊全完整。2.定期將整理好的文件材料移交檔案管理人員：按照檔案歸檔時間要求，定期將本部門整理好的文件材料移交至檔案管理人員，辦理移交手續(xù)，確保檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱和利用工作：根據(jù)工作需要，協(xié)助檔案管理人員查找本部門相關(guān)檔案資料，提供必要的信息支持，提高檔案利用效率。（三）司法所負(fù)責(zé)人職責(zé)1.領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作：將檔案管理工作納入司法所整體工作計劃，定期聽取檔案管理工作匯報，及時解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作順利開展。2.審定檔案管理規(guī)章制度：對檔案管理的各項規(guī)章制度進(jìn)行審定，確保制度的合理性和有效性，為檔案管理工作提供制度保障。3.批準(zhǔn)檔案的銷毀和重要檔案的查閱、借閱：嚴(yán)格按照檔案銷毀程序，審批檔案銷毀申請；對涉及重要事項、敏感信息等重要檔案的查閱、借閱進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級黨委、政府、司法行政部門等下發(fā)的與司法所工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.司法所工作文件：司法所制定的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等文件材料。3.業(yè)務(wù)工作檔案：人民調(diào)解、社區(qū)矯正、安置幫教、法治宣傳、法律援助等各項業(yè)務(wù)工作中形成的案件卷宗、工作記錄、統(tǒng)計報表、調(diào)查材料等。4.人事檔案：司法所工作人員的履歷表、工資表、考核材料、獎懲材料、任免文件等人事資料。5.財務(wù)檔案：財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務(wù)文件材料。6.聲像檔案：反映司法所工作活動的照片、錄音、錄像等資料。7.其他檔案：與司法所工作有關(guān)的合同、協(xié)議、書信、榮譽(yù)證書等其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性：各部門和工作人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性，防止文件資料積壓或散失。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等，確保反映工作活動的全貌。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等多種分類方法相結(jié)合的方式，確保分類科學(xué)合理，便于管理和查找。年度分類：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理存放。組織機(jī)構(gòu)分類：按照司法所內(nèi)部各部門的職能分工，將檔案分為不同的類別，如辦公室檔案、業(yè)務(wù)部門檔案等。問題分類：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案進(jìn)一步細(xì)分，如人民調(diào)解檔案、社區(qū)矯正檔案等。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可采用檔案全宗號、目錄號、案卷號、件號等多層編號方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修復(fù)，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊美觀，便于保存。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案存放環(huán)境安全。2.面積要求：根據(jù)司法所檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房面積，滿足檔案存放和管理的需要。檔案庫房應(yīng)具備一定的空間，便于檔案的分類存放和設(shè)備擺放。3.設(shè)施配備：溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，將檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。防火設(shè)備：配備滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等消防設(shè)施，確保消防設(shè)施完好有效，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。防盜設(shè)備：安裝防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，對檔案庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，防止檔案被盜。防蟲防霉設(shè)備：放置防蟲藥、防霉劑等，定期檢查檔案，防止檔案遭受蟲害和霉變。防塵設(shè)備：檔案庫房應(yīng)安裝防塵窗簾、空氣過濾設(shè)備等，減少灰塵對檔案的污染。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別、年度等信息，便于查找。2.排列順序：檔案在檔案柜中的排列應(yīng)按照編號順序依次排列，保持檔案存放的系統(tǒng)性和連貫性。3.上架要求：檔案應(yīng)上架存放，不得直接堆放在地面上，確保檔案通風(fēng)透氣，便于管理和保護(hù)。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映司法所主要職能活動和基本歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如司法所成立以來的重要文件、重大事件記錄、歷史沿革、重要業(yè)務(wù)檔案等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：反映司法所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。保管期限為10年的檔案：在較短時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案，如臨時性工作文件、短期業(yè)務(wù)檔案等。（四）檔案保管檢查1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，一般每季度至少檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存放位置、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.專項檢查：在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、檔案庫房設(shè)施設(shè)備故障等，應(yīng)及時進(jìn)行專項檢查，確保檔案安全。3.檢查記錄：每次檢查應(yīng)做好記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并存檔備查。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.依法查閱原則：檔案查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，依法進(jìn)行查閱。2.手續(xù)完備原則：查閱檔案必須辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.限定范圍原則：查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在批準(zhǔn)的范圍內(nèi)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與申請無關(guān)的檔案。4.確保安全原則：查閱檔案時，應(yīng)確保檔案的安全，不得對檔案進(jìn)行涂改、污損、抽取、撤換等行為。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，并簽名或蓋章。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報司法所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。重大案件、重要事項的檔案查閱申請，需經(jīng)上級主管部門同意。3.查閱登記：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請，在《檔案查閱登記表》上詳細(xì)記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、檔案名稱及編號等信息，并安排專人陪同查閱。4.查閱利用：查閱人在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自將檔案帶出指定地點，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確保檔案無損歸還。（三）借閱原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案借閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案借閱的安全性和必要性。2.限期歸還原則：借閱檔案應(yīng)明確歸還期限，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.確保安全原則：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失，確保檔案安全完整。（四）借閱程序1.借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息，并簽字或蓋章。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報司法所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。重要檔案的借閱申請，需經(jīng)上級主管部門同意。3.借閱登記：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請，在《檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、檔案名稱及編號、預(yù)計歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.借閱利用：借閱人應(yīng)按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還催還：檔案管理人員應(yīng)在借閱期限到期前提醒借閱人歸還檔案。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人提出并記錄在案。6.注銷登記：借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注銷登記，注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對擬鑒定的檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由司法所負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定，防止個人主觀因素影響鑒定結(jié)果。3.依法鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保鑒定工作合法合規(guī)。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案價值鑒定：判斷檔案是否具有保存價值，包括對檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值的評估。2.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，重新確定檔案的保管期限，對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。3.密級鑒定：對檔案的密級進(jìn)行審核，根據(jù)國家保密規(guī)定和實際情況，確定檔案是否需要降密或解密。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照檔案保管期限和鑒定要求，對庫存檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定的檔案清單。2.鑒定小組審查：檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀、保管期限調(diào)整或密級變更等處理意見。3.審批：鑒定意見經(jīng)司法所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后生效。對于涉及重要事項、敏感信息等檔案的鑒定結(jié)果，需報上級主管部門備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：根據(jù)批準(zhǔn)的鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》經(jīng)司法所負(fù)責(zé)人再次審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.實施銷毀：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀記錄：銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫：將司法所各類檔案信息錄入計算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.實現(xiàn)檔案信息共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，使授權(quán)人員能夠方便快捷地查閱和利用檔案信息，提高檔案利用效率。3.提高檔案管理效率：利用信息化手段，實現(xiàn)檔案收集、整理、編目、檢索、借閱等管理工作的自動化，減少人工操作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。（二）檔案數(shù)字化1.掃描錄入：對具有保存價值的檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像，按照檔案分類和編號順序進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息準(zhǔn)確錄入計算機(jī)系統(tǒng)，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。3.質(zhì)量審核：對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、圖像與數(shù)據(jù)的一