合約部合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合約部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司合約部涉及的各類合同，包括但不限于工程合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當事人、合同標的、合同金額、履行期限等。合約部對合同立項申請進行審核，重點審查合同立項的必要性、可行性、合規(guī)性等。對于不符合要求的立項申請，合約部應(yīng)提出修改意見或不予立項。2.合同起草合約部根據(jù)合同立項申請，指定專人負責合同起草工作。合同起草人員應(yīng)深入了解業(yè)務(wù)情況，收集相關(guān)資料，按照公司合同模板或根據(jù)實際情況起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款，確保合同條款清晰、準確、完整。3.合同審核合同起草完成后，由合約部負責人組織相關(guān)部門進行合同審核。審核部門包括法務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等。法務(wù)部重點審查合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風險；財務(wù)部審查合同的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)條款等，確保公司財務(wù)利益；業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)角度審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，是否存在潛在風險。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。合同起草人員根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。4.合同審批審核通過的合同，按照公司審批流程提交審批。合同審批一般分為部門負責人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。審批人員應(yīng)認真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司辦公會或董事會審議。經(jīng)審批同意的合同，方可加蓋公司公章或合同專用章。5.合同簽訂合同簽訂前，合約部應(yīng)與對方當事人核對合同文本，確保雙方對合同條款無異議。合同簽訂時，應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。合同簽訂后，合約部應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責。三、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，合約部應(yīng)組織相關(guān)部門進行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、注意事項等。參與合同交底的部門應(yīng)明確各自在合同履行中的職責，熟悉合同條款，確保合同順利履行。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負責合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務(wù)，并及時向合約部反饋合同履行情況。合約部應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響合同履行的重大事項，合約部應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)措施。3.變更管理合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容等。合約部對變更申請進行審核，組織相關(guān)部門進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。4.結(jié)算管理合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時，應(yīng)提供合同執(zhí)行情況報告、發(fā)票等相關(guān)資料。財務(wù)部按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期進行審核，辦理付款手續(xù)。對于不符合合同約定的結(jié)算申請，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。四、合同風險管理1.風險識別合約部應(yīng)定期對合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險，如法律風險、財務(wù)風險、市場風險、信用風險等。風險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法，全面、準確地識別合同風險。2.風險評估合約部對識別出的合同風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風險等級。根據(jù)風險評估結(jié)果，合約部制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，優(yōu)先處理高風險合同。3.風險應(yīng)對對于法律風險，合約部應(yīng)加強與法務(wù)部的溝通協(xié)作，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，必要時聘請法律顧問提供專業(yè)法律意見。對于財務(wù)風險，財務(wù)部應(yīng)加強合同財務(wù)條款的審核，合理安排資金，防范資金風險。對于市場風險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強市場調(diào)研，及時掌握市場動態(tài)，合理調(diào)整合同條款，降低市場風險。對于信用風險，合約部應(yīng)在簽訂合同前對對方當事人的信用狀況進行調(diào)查評估，選擇信用良好的合作伙伴，必要時要求對方提供擔?；虿扇∑渌L險防范措施。五、合同檔案管理1.檔案收集合約部負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，合約部應(yīng)及時將合同文本、合同審批文件、合同變更協(xié)議、結(jié)算資料等相關(guān)文件收集齊全，整理歸檔。檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準確性，確保檔案資料真實、有效。2.檔案整理檔案管理人員按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類整理。合同檔案可按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類，建立檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。電子檔案應(yīng)進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.檔案保管合約部應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于重要合同檔案，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，防止檔案丟失或損壞。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合約部負責人批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還合同檔案。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防合約部應(yīng)加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。在合同履行過程中，合約部應(yīng)及時與對方當事人溝通協(xié)調(diào)，妥善解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合約部報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合約部應(yīng)會同法務(wù)部等相關(guān)部門進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、程度等因素確定，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護公司合法權(quán)益，盡量降低糾紛對公司造成的損失。合同糾紛處理完畢后，合約部應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善合同管理制度，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對合約部合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、風險防范、檔案管理等方面的情況。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求合約部限期整改。合約部應(yīng)認真落實整改措施，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對合約部及相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、風險防范的效果、檔案