監(jiān)理資料信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理資料信息管理，確保監(jiān)理資料的真實性、完整性、準確性和及時性，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有監(jiān)理項目資料信息的管理，包括項目監(jiān)理部及相關職能部門。（三）基本原則1.真實性原則：監(jiān)理資料應如實反映監(jiān)理工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程的各類資料，確保資料齊全。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：隨監(jiān)理工作進展同步整理、歸檔，不得積壓。二、管理職責（一）公司管理層1.負責審批監(jiān)理資料信息管理制度及相關重大事項。2.監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行處理。（二）項目管理部門1.負責指導、監(jiān)督項目監(jiān)理部的資料信息管理工作。2.定期檢查項目監(jiān)理資料的整理、歸檔情況。3.協(xié)調(diào)解決項目監(jiān)理資料管理中出現(xiàn)的問題。（三）項目監(jiān)理部1.項目總監(jiān)理工程師是監(jiān)理資料信息管理的第一責任人，負責組織本項目監(jiān)理資料的收集、整理、審核、歸檔等工作。2.配備專職或兼職資料員，具體負責監(jiān)理資料的日常管理工作。3.確保監(jiān)理資料符合相關標準和要求，及時提交歸檔。三、資料分類與歸檔（一）監(jiān)理前期資料1.監(jiān)理中標通知書：記錄監(jiān)理項目中標相關信息。2.監(jiān)理合同：明確監(jiān)理服務內(nèi)容、期限、費用等條款。3.項目監(jiān)理機構組建文件：包括人員任命書、組織機構圖等。4.施工圖紙會審記錄：參與會審形成的記錄文件。（二）工程進度控制資料1.總進度計劃：施工單位編制的項目總進度計劃及監(jiān)理審核意見。2.月、周進度計劃：施工單位上報的階段性進度計劃及監(jiān)理審批記錄。3.進度計劃執(zhí)行情況檢查記錄：對實際進度與計劃進度對比檢查的記錄。4.工程暫停令及復工報審表：因各種原因下達的暫停令及復工申請審核資料。（三）工程質(zhì)量控制資料1.施工組織設計（方案）報審表：施工單位編制的施工組織設計及監(jiān)理審核意見。2.施工技術交底記錄：施工單位內(nèi)部技術交底資料。3.原材料、構配件、設備質(zhì)量證明文件：包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告等。4.進場材料、構配件、設備檢驗記錄：監(jiān)理對進場物資的檢驗情況記錄。5.混凝土、砂漿配合比設計及試驗報告：施工使用的配合比及試驗結(jié)果。6.檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄：各分項工程驗收資料。7.工程質(zhì)量問題處理記錄：對質(zhì)量問題的發(fā)現(xiàn)、處理過程記錄。（四）工程安全管理資料1.安全生產(chǎn)許可證：施工單位安全生產(chǎn)資質(zhì)證明。2.安全專項施工方案報審表：如深基坑、高支模等專項方案及審核意見。3.安全檢查記錄：定期或不定期的安全檢查情況記錄。4.安全事故處理記錄：發(fā)生安全事故時的處理過程資料。（五）工程造價控制資料1.工程計量報審表：施工單位上報的工程量計量及監(jiān)理審核記錄。2.工程款支付證書：監(jiān)理對工程款支付的審核意見及證書。3.工程變更費用報審表：涉及工程變更的費用申報及審核資料。4.費用索賠報審表：施工單位提出費用索賠及監(jiān)理審核情況。（六）合同管理資料1.工程變更單：記錄工程變更的相關內(nèi)容及各方簽字確認。2.工程延期申請表及審批表：施工單位申請延期及監(jiān)理審批資料。3.費用索賠申請表及審批表：同工程造價控制中的費用索賠相關資料。4.合同爭議、違約處理記錄：處理合同糾紛的過程資料。（七）監(jiān)理工作記錄1.監(jiān)理日志：監(jiān)理人員每日工作情況記錄。2.監(jiān)理月報：每月監(jiān)理工作情況總結(jié)報告。3.監(jiān)理會議紀要：各類監(jiān)理會議形成的紀要文件。4.旁站監(jiān)理記錄：對關鍵部位、關鍵工序旁站監(jiān)督的記錄。（八）竣工驗收資料1.單位工程竣工驗收報審表：施工單位申請竣工驗收及相關資料。2.工程質(zhì)量評估報告：監(jiān)理對工程質(zhì)量的總體評估意見。3.竣工驗收備案文件：工程竣工驗收后備案所需資料。四、資料收集與整理（一）收集要求1.項目監(jiān)理部各專業(yè)監(jiān)理工程師應及時收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的資料，并移交資料員。2.對于施工單位報送的資料，監(jiān)理人員應在規(guī)定時間內(nèi)進行審核、簽收，不符合要求的及時退回并要求整改。（二）整理要求1.資料員應按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類整理。2.資料應采用原件，如為復印件需注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.資料應字跡清晰、簽字蓋章齊全，采用A4紙張打印或復印，左側(cè)裝訂。4.電子資料應建立相應文件夾，按照分類進行存儲，文件名應規(guī)范準確。五、資料審核與審批（一）審核流程1.資料形成后，由相關責任人進行自審，確保資料內(nèi)容完整、準確。2.自審合格后，提交專業(yè)監(jiān)理工程師審核，審核重點為資料的真實性、準確性及與實際工作的相符性。3.專業(yè)監(jiān)理工程師審核通過后，報項目總監(jiān)理工程師審批，總監(jiān)理工程師對資料的完整性、規(guī)范性及整體質(zhì)量進行把關。（二）審批要點1.監(jiān)理資料應符合相關法律法規(guī)、標準規(guī)范及合同要求。2.簽字蓋章手續(xù)應齊全有效，日期填寫應準確。3.資料之間邏輯關系應清晰，相互印證。六、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目監(jiān)理資料應在項目竣工后[X]個月內(nèi)完成歸檔。2.歸檔資料應編制歸檔清單，一式兩份，一份隨資料存檔，一份由資料員留存。3.歸檔資料應進行裝訂成冊，并編制頁碼。（二）保管期限1.監(jiān)理資料保管期限應符合國家及行業(yè)相關規(guī)定，一般工程資料保管期限為長期。2.涉及工程質(zhì)量、安全等重要資料應永久保存。（三）保管方式1.設立專門的資料檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.資料應分類存放，建立索引目錄，便于查找。3.電子資料應定期進行備份，存儲于不同介質(zhì)，異地存放。七、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理資料，需填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，在資料員陪同下查閱。2.查閱時應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、抽取、損壞。3.查閱后應及時歸還資料員，由資料員進行核對。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱監(jiān)理資料，需經(jīng)公司管理層批準，并簽訂《資料借閱協(xié)議》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。如資料有損壞或丟失，應照價賠償。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及工程建設單位商業(yè)秘密、技術秘密的監(jiān)理資料。2.尚未公開的工程進度、質(zhì)量、造價等信息資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應標明“保密”字樣，并采取加密存儲等措施。2.嚴格限制接觸保密資料的人員范圍，與資料管理人員簽訂保密協(xié)議。3.在對外交流、合作等活動中，如需提供保密資料，應經(jīng)公司管理層批準，并采取相應保密措施。九、信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)1.利用信息化手段，建立監(jiān)理資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、查詢等功能。2.信息系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同人員根據(jù)職責權限訪問相應資料。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料員應及時將紙質(zhì)資料錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)正常運行。十、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.資料的完整性、準確性、及時性。2.資料管理工作的規(guī)范性，包括整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。3.資料查閱與借閱的管理情況。（二）獎勵措施1.對資料管理工作表現(xiàn)突出的項目監(jiān)理部或個人，給予表彰