干部檔案查管理制度一、總則（一）目的為了加強公司干部檔案管理，規(guī)范干部檔案查閱行為，維護干部檔案的真實性、完整性和保密性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部檔案的查閱管理。（三）基本原則1.嚴格審批原則。查閱干部檔案必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保查閱行為的必要性和合規(guī)性。2.安全保密原則。在查閱過程中，要采取有效措施確保干部檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范操作原則。查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進行查閱，不得擅自更改、抽取、撤換檔案材料。二、檔案查閱權(quán)限（一）公司內(nèi)部查閱權(quán)限1.人力資源部門因工作需要，可查閱干部檔案。查閱范圍包括檔案中的基本信息、考核評價、任免晉升等相關(guān)材料。2.干部所在部門負責(zé)人在涉及干部任用、考核等工作時，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準，可查閱該干部檔案中與工作相關(guān)的部分材料。3.紀檢監(jiān)察部門在進行干部廉政審查等工作時，可查閱干部檔案中相關(guān)的廉政情況記錄等材料。（二）外部查閱權(quán)限1.司法機關(guān)、行政機關(guān)因工作需要依法查閱干部檔案的，需出具正式的查閱函，并按照相關(guān)法律程序辦理查閱手續(xù)。2.其他外部單位因特殊情況需要查閱干部檔案的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照公司規(guī)定的查閱流程進行。三、查閱審批流程（一）內(nèi)部查閱審批1.查閱人填寫《干部檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查閱申請的必要性進行評估，并簽署審核意見。3.審核通過后，申請表提交至人力資源部門負責(zé)人審批。人力資源部門負責(zé)人對查閱申請進行全面審查，確保查閱行為符合公司規(guī)定和工作需要，審批通過后簽署意見。4.申請表經(jīng)人力資源部門負責(zé)人審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）外部查閱審批1.外部單位提出查閱申請時，需提交正式的查閱函，說明查閱的目的、范圍、時間等詳細信息。2.公司收到外部查閱函后，由公司辦公室進行初步審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進行審批，審批通過后將審批意見反饋至公司辦公室。4.公司辦公室將審批結(jié)果通知檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。四、查閱手續(xù)辦理（一）查閱人身份核實查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)時，需出示有效身份證件，檔案管理部門工作人員對查閱人身份進行核實，確保查閱人身份真實有效。（二）查閱登記檔案管理部門工作人員根據(jù)審批通過的《干部檔案查閱申請表》，對查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息進行詳細登記，建立查閱臺賬。（三）檔案提取查閱人憑登記后的查閱手續(xù)，在檔案管理部門工作人員的陪同下，到檔案庫房提取所需檔案。提取檔案時，工作人員應(yīng)嚴格按照檔案保管要求，輕拿輕放，避免對檔案造成損壞。（四）查閱地點與方式1.查閱干部檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進行，查閱室應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.查閱人應(yīng)在查閱室內(nèi)進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進行，復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴格按照審批要求執(zhí)行。五、查閱要求（一）查閱紀律1.查閱人必須嚴格遵守查閱時間，不得擅自延長查閱時間。2.在查閱過程中，查閱人應(yīng)保持安靜，不得在查閱室內(nèi)吸煙、喧嘩、隨意走動。3.查閱人不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注任何意見。（二）檔案歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案材料是否齊全、完整，有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并向相關(guān)部門和人員報告。（三）特殊情況處理1.如查閱過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題或疑問，查閱人應(yīng)及時向檔案管理部門工作人員反映，檔案管理部門應(yīng)進行詳細記錄，并及時核實情況。2.對于涉及干部個人隱私或公司機密的檔案材料，查閱人應(yīng)嚴格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露，將依法追究查閱人的責(zé)任。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案保管1.檔案管理人員負責(zé)干部檔案的日常保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。2.定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、目錄與實際檔案是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。（二）查閱服務(wù)1.按照規(guī)定的查閱審批流程，為查閱人辦理查閱手續(xù)，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.在查閱過程中，監(jiān)督查閱人的查閱行為，確保查閱活動符合規(guī)定要求，保障檔案安全。3.查閱結(jié)束后，及時對歸還的檔案進行整理和歸位，恢復(fù)檔案原狀。（三）信息維護1.及時更新檔案管理系統(tǒng)中的干部檔案信息，確保檔案信息的準確性和時效性。2.對檔案材料的收集、整理、歸檔等工作進行規(guī)范管理，保證檔案內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性。（四）安全保密1.嚴格遵守檔案管理的安全保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和查閱情況。2.加強對檔案管理場所的安全防范，防止檔案丟失、被盜等事故發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對干部檔案查閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括查閱審批流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、檔案歸還是否及時等。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對干部檔案查閱管理情況進行審計，重點審查查閱行為的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、相關(guān)政府部門等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督機構(gòu)的工作，如實提供干部檔案查閱管理的相關(guān)資料和情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定進行查閱的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、警告、記過等處分。2.因違規(guī)查閱導(dǎo)致干部檔案信息泄露、檔案材料損壞或丟失等嚴重后果的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。八、附則（一）