職場行政日常管理制度總則目的為規(guī)范公司行政日常管理工作，提高工作效率，確保公司各項行政事務有序進行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.合法性原則：各項行政管理制度必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.規(guī)范性原則：明確行政工作流程和標準，確保各項工作規(guī)范、統(tǒng)一。3.效率性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運營成本。4.服務性原則：以服務員工、服務公司業(yè)務發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)高效的行政支持。辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門及員工的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、環(huán)保等要求。辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、電話等辦公設備，并確保設備正常運行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會議室、洽談室、培訓室等公共辦公區(qū)域，配備相應的會議設備、投影儀等設施。環(huán)境衛(wèi)生維護1.實行每日衛(wèi)生清掃制度，員工負責各自辦公區(qū)域的衛(wèi)生清潔，公共區(qū)域由行政部門安排專人負責。2.定期進行全面的環(huán)境衛(wèi)生檢查，確保辦公區(qū)域無垃圾、無雜物、無污漬，保持環(huán)境整潔。3.加強對辦公區(qū)域綠化的管理，定期澆水、修剪，營造舒適的辦公環(huán)境。安全管理1.建立健全安全管理制度，加強安全教育培訓，提高員工的安全意識和自我防范能力。2.配備必要的安全設施，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保設施完好有效。3.加強對辦公區(qū)域的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保公司財產(chǎn)和員工生命安全。辦公用品管理辦公用品采購1.行政部門根據(jù)公司辦公用品需求情況，制定年度采購計劃，并報公司領導審批。2.采購人員應嚴格按照采購計劃進行采購，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應。3.采購辦公用品時，應要求供應商提供發(fā)票等有效憑證，并及時辦理入庫手續(xù)。辦公用品發(fā)放1.行政部門設立辦公用品倉庫，負責辦公用品的保管和發(fā)放。2.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫領取辦公用品。3.倉庫管理人員應按照審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。辦公用品使用與節(jié)約1.員工應愛護辦公用品，合理使用，杜絕浪費。2.對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應提倡循環(huán)使用。3.行政部門定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃，節(jié)約辦公成本。會議管理會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司領導主持，各部門負責人參加，主要匯報工作進展、安排工作任務、協(xié)調(diào)解決問題等。2.專題會議：根據(jù)工作需要，針對特定問題或事項召開的會議，如項目推進會、業(yè)務研討會等。3.部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，安排本部門工作等。會議組織1.會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并提前通知參會人員。2.準備會議資料，如會議議程、匯報材料、相關文件等，確保會議順利進行。3.合理安排會議場地，調(diào)試會議設備，確保會議環(huán)境良好。會議記錄1.會議組織者應指定專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理并形成會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。會議決議執(zhí)行1.參會人員應認真落實會議決議，按照要求及時完成相關工作任務。2.行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促，定期向公司領導匯報。文件管理文件分類1.公司文件：包括公司章程、制度、通知、報告等，由行政部門負責起草、審核、發(fā)布和存檔。2.部門文件：由各部門自行起草、審核、發(fā)布和存檔，涉及公司重要事項的部門文件應報行政部門備案。文件起草與審核1.文件起草人應根據(jù)工作需要，認真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.文件起草完成后，應提交部門負責人審核，涉及多個部門的文件，應組織相關部門會簽。3.行政部門對文件進行統(tǒng)一審核，確保文件符合公司政策和法律法規(guī)要求，審核通過后報公司領導審批。文件發(fā)布與存檔1.文件經(jīng)公司領導審批后，由行政部門負責發(fā)布，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式進行傳達。2.行政部門負責對文件進行編號、分類、存檔，建立文件管理臺賬，便于查詢和使用。文件借閱與銷毀1.因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容，借閱期限屆滿后應及時歸還。3.對于已失去保存價值的文件，行政部門應定期進行清理和銷毀，銷毀時應填寫文件銷毀申請表，經(jīng)公司領導審批后，指定專人負責銷毀，并做好銷毀記錄。車輛管理車輛配置1.根據(jù)公司業(yè)務需求，合理配置公務車輛，明確車輛用途和使用范圍。2.建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)情況、保險情況等。車輛使用1.員工因工作需要使用公務車輛的，應提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門辦理派車手續(xù)。2.行政部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用安全、高效。3.駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好。車輛維修與保養(yǎng)1.車輛出現(xiàn)故障或需要維修保養(yǎng)時，駕駛員應及時報告行政部門，行政部門安排車輛到指定的維修廠進行維修。2.維修廠應提供維修清單和發(fā)票，經(jīng)行政部門審核后，辦理報銷手續(xù)。3.行政部門定期對車輛進行保養(yǎng)，確保車輛按時進行年檢、保險等。車輛費用管理1.公務車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由行政部門統(tǒng)一核算和報銷。2.駕駛員應妥善保管車輛費用發(fā)票，每月底將發(fā)票交行政部門審核，經(jīng)審批后報銷。3.嚴格控制車輛費用支出，定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，降低車輛使用成本。印章管理印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。印章保管1.公章由行政部門負責人保管，合同專用章由法務部門負責人保管，財務專用章由財務部門負責人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人應妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。印章使用1.使用印章時，應填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關領導審批后，方可使用印章。2.印章保管人應嚴格按照審批后的申請表使用印章，在蓋章時應認真核對文件內(nèi)容，確保蓋章準確、清晰。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。印章登記與備案1.印章保管人應建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章使用時間、事由、使用人等信息。2.定期對印章使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告公司領導。3.按照相關規(guī)定，將印章的刻制、啟用、變更、注銷等情況報公安機關備案。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：包括員工入職檔案、培訓檔案、考核檔案、薪酬檔案等。3.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型，分類建立業(yè)務檔案，如銷售合同檔案、項目檔案等。檔案收集與整理1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集和整理工作，定期將檔案移交行政部門。2.行政部門對接收的檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄，便于查詢和使用。檔案保管與借閱1.行政部門設立檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，確保檔案安全。2.因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、銷毀檔案內(nèi)容，借閱期限屆滿后應及時歸還。檔案鑒定