設(shè)計公司采購管理制度一、總則1.目的為加強設(shè)計公司采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于設(shè)計設(shè)備、辦公用品、軟件工具、印刷服務(wù)等各類物資及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購成本最小化，實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有供應(yīng)商平等參與競爭。誠實守信原則：采購人員及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司良好形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理安排采購時間和數(shù)量。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行及跟蹤，確保采購訂單按時、按質(zhì)、按量交付。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。2.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時、準(zhǔn)確地提交采購申請，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗等環(huán)節(jié)，協(xié)助采購部門完成采購任務(wù)。負(fù)責(zé)對所采購物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，提出改進(jìn)意見。3.審批部門對采購申請進(jìn)行審批，根據(jù)公司預(yù)算及相關(guān)規(guī)定，確定采購的必要性和合理性。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。三、采購流程1.采購申請需求部門填寫《采購申請表》，內(nèi)容包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間、用途說明等，并簽字蓋章后提交至采購部門。緊急采購申請需注明緊急原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)是否完整、準(zhǔn)確。根據(jù)采購金額大小，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行分級審批。審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。3.供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購需求，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營資質(zhì)、信譽狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。邀請符合條件的供應(yīng)商提交報價單和相關(guān)產(chǎn)品資料，進(jìn)行綜合比較和評估。評估指標(biāo)包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款。4.采購合同簽訂采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。將合同草案提交給法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。經(jīng)審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，正式簽訂采購合同。5.采購訂單執(zhí)行采購部門依據(jù)采購合同下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、采購項目、供應(yīng)商、訂單金額、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保訂單按時交付。如遇供應(yīng)商無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)措施減少對公司業(yè)務(wù)的影響。6.到貨驗收采購物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備。需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等方面。對于重要物資或服務(wù)，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。驗收合格后，需求部門在《驗收單》上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨等處理事宜。7.付款結(jié)算采購部門根據(jù)驗收合格的《驗收單》、采購合同及發(fā)票等相關(guān)憑證，填寫《付款申請單》，提交至財務(wù)部門進(jìn)行付款審批。財務(wù)部門審核付款申請單，確認(rèn)手續(xù)齊全、金額準(zhǔn)確無誤后，按照公司財務(wù)管理制度和合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年末，采購部門會同財務(wù)部門及各需求部門，根據(jù)公司下一年度業(yè)務(wù)計劃和發(fā)展目標(biāo)，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算應(yīng)明確各類采購項目的預(yù)計金額、采購時間、資金來源等內(nèi)容，并確保與公司整體預(yù)算相銜接。采購預(yù)算草案經(jīng)公司預(yù)算管理委員會審核通過后，報公司董事會審批。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購部門嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自超預(yù)算采購。建立采購預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評估。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時查找原因，并采取有效措施進(jìn)行調(diào)整。因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和調(diào)整。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.風(fēng)險應(yīng)對對于高風(fēng)險事項，制定專項應(yīng)對方案，如尋找多個備用供應(yīng)商、簽訂風(fēng)險分擔(dān)條款等。對于中等風(fēng)險事項，采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，如加強供?yīng)商管理、建立價格預(yù)警機制等。對于低風(fēng)險事項，進(jìn)行日常監(jiān)控和管理，確保風(fēng)險處于可控狀態(tài)。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的條件，如合法經(jīng)營資質(zhì)、良好信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量符合要求等。供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，需提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品樣本、業(yè)績證明、質(zhì)量認(rèn)證文件等相關(guān)資料。采購部門對申請準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商考核與評價定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核與評價，考核指標(biāo)包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價格合理性、合作配合度等方面。采購部門通過問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方式收集供應(yīng)商考核信息，并填寫《供應(yīng)商考核評價表》。根據(jù)考核評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多合作機會和獎勵；對于不合格供應(yīng)商，及時進(jìn)行淘汰或整改。3.供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予物質(zhì)獎勵或業(yè)務(wù)合作優(yōu)惠政策，如提高采購份額、優(yōu)先付款等。對于違反采購合同或出現(xiàn)質(zhì)量問題等違約行為的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、追究違約責(zé)任等。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購活動中形成的各類文件、資料、記錄等均應(yīng)納入采購檔案管理，包括采購申請表、采購合同、報價單、驗收單、付款申請單、供應(yīng)商檔案等。2.檔案整理與歸檔采購部門指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作，按照時間順序和類別對檔案進(jìn)行分類整理。確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、清晰，紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)保持一致，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和使用。3.檔案保管與查閱采購檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。如需查閱采購檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。4.檔案銷毀采購檔案保管期限屆滿后，由采購部門會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀。經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購合同的履行情況等。審計部門有權(quán)調(diào)閱采購檔案、詢問相關(guān)人員、實地查看采購業(yè)務(wù)操作過程等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日