岳陽(yáng)市采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范岳陽(yáng)市公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于岳陽(yáng)市公司及所屬各部門(mén)、子公司的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購(gòu)效益最大化，降低采購(gòu)成本。公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)活動(dòng)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行部門(mén)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)款項(xiàng)支付等工作。3.其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)需求部門(mén)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，辦理采購(gòu)款項(xiàng)支付手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。審計(jì)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的合理性等。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)需求預(yù)測(cè)需求部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的物資、服務(wù)需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)變化等因素，提出合理的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)報(bào)告。采購(gòu)需求預(yù)測(cè)報(bào)告應(yīng)包括需求品種、數(shù)量、時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部根據(jù)需求部門(mén)的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)報(bào)告，結(jié)合庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)。采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和供應(yīng)商。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估。供應(yīng)商實(shí)地考察：對(duì)于初步評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。供應(yīng)商評(píng)審：采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期評(píng)估：采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等。評(píng)估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商評(píng)估檔案中。動(dòng)態(tài)考核：在采購(gòu)合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行考核，并根據(jù)考核結(jié)果采取相應(yīng)的措施，如扣除供應(yīng)商貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰激勵(lì)措施：對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)給予相應(yīng)的激勵(lì)措施，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)等。淘汰機(jī)制：對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將其淘汰出合格供應(yīng)商名單，并停止與其合作。被淘汰的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)不得再次參與公司的采購(gòu)活動(dòng)。五、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購(gòu)預(yù)算、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交給采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、采購(gòu)預(yù)算的合規(guī)性等。對(duì)于符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部提交給采購(gòu)決策委員會(huì)進(jìn)行審批。采購(gòu)決策委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的性質(zhì)和金額大小，進(jìn)行相應(yīng)的審批。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)詢價(jià)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)。詢價(jià)通知書(shū)應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、報(bào)價(jià)要求等內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)通知書(shū)，提供報(bào)價(jià)單。采購(gòu)談判：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，選擇部分供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。采購(gòu)談判應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)談判結(jié)果應(yīng)形成采購(gòu)談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購(gòu)驗(yàn)收到貨通知：供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的交貨期，將采購(gòu)物資或服務(wù)送達(dá)指定地點(diǎn)。采購(gòu)部應(yīng)在收到供應(yīng)商的到貨通知后，及時(shí)通知需求部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案。驗(yàn)收方案應(yīng)明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員分工等內(nèi)容。驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商解決。5.采購(gòu)付款付款申請(qǐng)：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表。付款申請(qǐng)表應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)物資或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。付款申請(qǐng)表經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，提交給公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。付款審批：公司法定代表人或其授權(quán)代表根據(jù)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審批。對(duì)于符合付款條件的，批準(zhǔn)付款申請(qǐng)；對(duì)于不符合付款條件的，應(yīng)說(shuō)明理由并退回付款申請(qǐng)表。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)付款審批結(jié)果，辦理采購(gòu)款項(xiàng)支付手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄采購(gòu)付款情況，并定期與采購(gòu)部核對(duì)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估與考核機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格采購(gòu)質(zhì)量控制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資或服務(wù)符合質(zhì)量要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，簽訂規(guī)范、詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。在合同執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)，及時(shí)處理合同變更、解除等事項(xiàng)。七、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的合理性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)