監(jiān)理檔案各類管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)理檔案管理，確保監(jiān)理檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各監(jiān)理項(xiàng)目所形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：監(jiān)理檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映監(jiān)理項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.及時(shí)性原則：檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和項(xiàng)目敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司監(jiān)理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司監(jiān)理檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。（二）項(xiàng)目監(jiān)理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.按照公司檔案管理要求，建立健全項(xiàng)目監(jiān)理檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)。3.確保項(xiàng)目監(jiān)理檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔，對(duì)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定。5.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。6.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.監(jiān)理項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.監(jiān)理合同文件，包括監(jiān)理委托合同、補(bǔ)充協(xié)議等。3.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等監(jiān)理工作文件。4.施工圖紙會(huì)審記錄、施工組織設(shè)計(jì)審查意見、技術(shù)交底記錄等。5.工程開工報(bào)審表、工程復(fù)工報(bào)審表、工程暫停令等監(jiān)理指令文件。6.工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄、單位工程驗(yàn)收記錄等質(zhì)量驗(yàn)收文件。7.工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。8.工程變更文件，包括工程變更申請(qǐng)、工程變更審批表、工程變更通知等。9.工程計(jì)量支付文件，包括工程款支付申請(qǐng)表、工程款支付證書等。10.工程索賠文件，包括索賠意向通知、索賠報(bào)告、索賠審批意見等。11.工程監(jiān)理月報(bào)、工程監(jiān)理季報(bào)、工程監(jiān)理總結(jié)等監(jiān)理工作月報(bào)、季報(bào)和總結(jié)文件。12.與工程有關(guān)的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、來往信函、照片、錄像等。（二）收集要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案質(zhì)量。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交項(xiàng)目監(jiān)理部檔案管理人員進(jìn)行集中保管。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（二）整理方法1.分類：按照監(jiān)理檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程前期文件、監(jiān)理合同文件、監(jiān)理工作文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、工程材料文件、工程變更文件、工程計(jì)量支付文件、工程索賠文件、監(jiān)理工作月報(bào)季報(bào)總結(jié)文件、其他文件等十大類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照其形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行合理組卷，每卷厚度不宜超過20mm。3.排列：卷內(nèi)文件應(yīng)按照其重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)。4.編號(hào)：按照分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一。5.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或書寫清晰。6.裝訂：對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，對(duì)紙張規(guī)格不一致的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小一致，然后進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在監(jiān)理項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的監(jiān)理檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于分階段驗(yàn)收的項(xiàng)目，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在每個(gè)階段驗(yàn)收結(jié)束后[X]周內(nèi)，將該階段形成的檔案資料移交公司檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部移交的監(jiān)理檔案應(yīng)符合檔案整理要求，檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、移交日期等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回項(xiàng)目監(jiān)理部重新整理。六、檔案保管（一）保管期限監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及工程質(zhì)量、安全、環(huán)保等重要事項(xiàng)的檔案，以及對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括工程監(jiān)理過程中形成的一般性文件資料。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括工程監(jiān)理過程中形成的臨時(shí)性文件資料。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案柜存放，按照檔案類別、編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（四）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查時(shí)間、清查范圍、清查結(jié)果、存在問題及處理情況等內(nèi)容。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱監(jiān)理檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱監(jiān)理檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉及公司機(jī)密和項(xiàng)目敏感信息的檔案，還應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案查閱申請(qǐng)表上填寫查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱檔案名稱、卷號(hào)、查閱目的等。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.公司檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門和外單位提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行協(xié)助，確保檔案利用的安全和有效。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、項(xiàng)目敏感信息等的檔案。2.檔案管理人員在工作中知悉的公司機(jī)密和項(xiàng)目敏感信息。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密范圍的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)提醒查閱人員遵守保密規(guī)定。3.對(duì)因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案被盜、被篡改或被泄露。（三）保密監(jiān)督1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法修復(fù)的檔案。3.其他經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請(qǐng)表